Et fakturanummer er et unikt og kontrollerbart nummer du setter på alle fakturaer. Du kan tenke på det som en «ID» for fakturaen din, slik at både du og kunden enkelt kan finne den igjen senere. Bokføringsloven og bokføringsforskriften krever at alle salgsdokument (fakturaer) har et slikt nummer, og at det følger en ubrutt rekke.
Hvorfor er det viktig?
• Det er et lovkrav i bokføringsloven at alle fakturaer skal ha et unikt fakturanummer.
• Bokføringsforskriften sier at nummeret må være forhåndstrykt eller maskinelt generert, slik at det blir en kontrollerbar sekvens som hindrer juks.
• Et tydelig fakturanummer gjør det enkelt å se hvem som har betalt og hvem som ikke har det.
Hvis Skatteetaten eller andre myndigheter sjekker regnskapet, må du kunne vise at du ikke har hoppet over eller slettet noen faktura. Derfor kan du ikke bare lage et nummer etter eget ønske hver gang.
Ubrutt nummerrekke
Du kan selv bestemme hvilket nummer du vil starte på (for eksempel 1001), men deretter må du fortsette i stigende rekkefølge (1002, 1003 osv.). På den måten kan man enkelt spore alle fakturaer du noensinne har sendt.
Bytte fakturaprogram
Hvis du bytter fakturaprogram, skal neste faktura du skriver fortsette med neste nummer i rekken fra gamleprogrammet. For eksempel, hvis siste faktura i gammelprogrammet var 1089, må du starte på 1090 i det nye programmet.
Eksempel fra virkeligheten
La oss si du driver en liten nettbutikk der du i en måned sender ut to fakturaer. Den første får nummer 001, den andre 002. Hvis en kunde spør om «faktura 002», vet du umiddelbart hvilken faktura det er. Hvis du derimot har rotete nummerering, kan du fort miste oversikten – og det kan gi trøbbel i et bokettersyn.
Hva gjør du hvis du gjør en feil?
Hvis du oppdager en feil i en faktura du allerede har sendt, kan du ikke slette eller endre den. Du må i stedet lage en kreditnota for å rette opp feilen – på den måten blir regnskapet ditt korrekt, og nummerrekken forblir ubrutt.
Lovlige måter å opprette faktura på
- Bruk et godkjent fakturaprogram, der fakturanummeret genereres automatisk. Da slipper du å tenke på å holde styr på rekkefølgen.
- Bruke forhåndsnummererte fakturablanketter (en mer gammeldags løsning) hvor nummeret på blanketten er trykt på forhånd.
Det er ikke lov å lage fakturaer i Word eller lignende med manuelle nummerserier som du selv kan endre. Dette strider mot reglene i bokføringsforskriften, fordi nummeret da ikke er “låst” og sporbart.
Vanlige feil og misforståelser
• Å hoppe over numre (001 … 003) er ikke lov.
• Å slette en faktura for så å gjenbruke nummeret er ulovlig.
• Å endre på en allerede sendt faktura er heller ikke lov – du må bruke kreditnota.
• Å lage fakturaer helt for hånd i Word regnes ikke som en maskinelt tildelt eller forhåndstrykt sekvens.
Oppsummering
Et fakturanummer fungerer som «adressen» til hver enkelt faktura du sender ut og gjør det mulig å holde orden i regnskapet. Bokføringsloven og bokføringsforskriften krever en ubrutt rekkefølge, og du kan vanligvis la et fakturaprogram ta seg av dette. Unngå å slette fakturaer, bytte nummer på egen hånd eller bruke verktøy som ikke gir deg en kontrollerbar sekvens. Da sikrer du at bedriften din følger loven, kundene dine får pene og ryddige fakturaer – og du holder oversikt uten stress.