KID – Hva er det, og hvorfor er det viktig?

Hva er KID?

KID står for “kundeidentifikasjon” og er et unikt nummer som brukes på fakturaer. Når kunden din taster inn KID-nummeret ved betaling, kan både banken og regnskapssystemet automatisk knytte betalingen til riktig faktura. Dette gjør at du slipper å matche betalingene for hånd.

I tillegg skaper KID en ekstra følelse av trygghet for kundene dine, fordi de ser at pengene blir riktig registrert. Dette er spesielt nyttig når du er nyetablert og ønsker å bygge tillit hos kundene dine.

Oppbygging av KID

Et KID-nummer kan være mellom 2 og 25 siffer langt. Oftest legges det til et siste siffer som kalles kontrollsiffer (MOD10 eller MOD11). Dette kontrollsifferet hjelper programmer og banker å sjekke at KID-nummeret er skrevet inn riktig. Det er ingen lovfestede regler for hvordan KID-nummeret skal se ut, men det viktigste er at hvert nummer er unikt for hver faktura.

Forskjellen på KID og fakturanummer

• Fakturanummer
  Lovpålagt for alle fakturaer, og brukes for å holde orden på fakturaene internt i bedriften din.

• KID-nummer
  Ikke lovpålagt, men veldig praktisk. Det identifiserer betalingen for en spesifikk kunde og faktura eksternt, noe som sparer deg for tid når du fører regnskap.

Selv om du kan sende fakturaer uten KID, vil du ofte måtte bruke mer tid på manuell bokføring og oppfølging av ubetalte fakturaer.

Hvorfor trenger bedrifter KID?

1. Forenkler regnskapet
   Du trenger ikke gjette hvilken kunde som har betalt. Alt kobles automatisk.

2. Reduserer feil
   Med et unikt KID-nummer for hver faktura, minimerer du risikoen for at en betaling havner på feil sted.

3. Automatiserer purringer
   Har du et moderne regnskapsprogram, kan systemet automatisk sende purringer og inkassovarsler hvis en faktura ikke er betalt i tide.

4. Øker kundetillit
   Kunder føler seg tryggere når de ser at betalingen deres går riktig inn i systemet.

5. Sparer tid
   Du slipper å bruke unødvendig tid på manuell oppfølging og får mer tid til å utvikle bedriften.

Kostnader ved bruk av KID

De fleste banker tar betalt for å sette opp og bruke KID. Dette kan innebære:

• Etableringsgebyr (engangskostnad)
• Månedlig avgift
• Et lite gebyr per faktura eller per filoverføring

Husk å sjekke prislister hos banken din eller regnskapsprogrammet du bruker, så du vet hvilke kostnader du må regne med.

Hvordan bruke KID i din bedrift

1. Bestill KID-avtale
   Velg en bank eller et regnskapsprogram som tilbyr KID. Du vil få tildelt en unik KID-avtale og kontonummer.

2. Generer faktura
   Lag en faktura i regnskapsprogrammet, så vil KID-nummeret automatisk legges til.

3. Informer kunden
   Pass på at KID-nummeret er tydelig merket. Tipse kunden om hvor de skal fylle det inn ved betaling.

4. Automatisk oppfølging
   Når betalingen kommer inn, matcher systemet den rett mot fakturaen. Om betalingen uteblir, kan purring og inkasso settes i gang automatisk (hvordan du gjør dette varierer fra system til system).

Kort oppsummert

KID er altså et enkelt, men svært effektivt hjelpemiddel når du driver en bedrift, uansett størrelse. Det gjør at regnskapet går smidigere, reduserer sjansen for feil og lar deg fokusere på å bygge firmaet ditt. Selv om KID ikke er lovpålagt, er det et smart valg du vil takke deg selv for senere – spesielt når du ser hvor mye tid du sparer på å slippe tungvint manuell bokføring og oppfølging.