Krav til faktura

Hva betyr egentlig “Krav til faktura”?

“Krav til faktura” handler om alle de lovpålagte punktene som må være med på en faktura for at den skal være gyldig. Det er for eksempel bestemmelser om fakturanummer, dato, organisasjonsnummer og hvordan du skal vise merverdiavgift (MVA). Disse reglene kommer fra bokføringsforskriften og er viktige for at både du og myndighetene skal kunne stole på regnskapet ditt.

Hvorfor er dette viktig?

Som ung gründer har du kanskje solgt noen produkter eller tjenester og ønsker å ta betalt på en trygg og korrekt måte. Fakturaen er da “salgsdokumentasjonen” for det du selger, og den dokumenterer inntektene i selskapet ditt. Oppfyller du ikke kravene, kan du få trøbbel ved kontroll, eller du kan ende opp med feil i regnskapet. Dette kan føre til ekstra arbeid, gebyrer eller andre reaksjoner fra myndighetene.

1. Viktige punkter i en faktura

1. Fakturanummer i fortløpende rekkefølge
   – Hver faktura må ha et unikt og løpende nummer, uten «hopp» i rekken.
   – Du kan enten bruke forhåndsnummererte blanketter fra trykkeri eller et regnskapsprogram som gir deg fortløpende nummerering automatisk.

2. Dato for salget og fakturadato
   – Du må angi leveringsdato (eller salgstidspunkt) og datoen fakturaen ble opprettet.

3. Selgers opplysninger
   – Navn på firmaet ditt og organisasjonsnummer.
   – Hvis du er MVA-registrert, skal organisasjonsnummeret merkes med «MVA».
   – AS, ASA eller NUF (registrert i Foretaksregisteret) skal i tillegg skrive «Foretaksregisteret» på fakturaen.

4. Kjøpers opplysninger
   – Som regel skal navn og adresse (eller organisasjonsnummer) på kjøperen stå på fakturaen.
   – Unntak kan gjelde for kontantsalg under 40 000 kroner, men vær obs:
   • Hvis varen eller tjenesten skal selges videre eller inngå i kjøperens egne leveranser, må kjøpers opplysninger alltid stå på fakturaen uansett beløp.
   • For din egen sikkerhet er det ofte lurt å føre opp kjøpers informasjon uansett, så unngår du tvil ved en eventuell kontroll.

5. Beskrivelse av varen eller tjenesten
   – Gi en klar og nøyaktig beskrivelse. “Diverse arbeid” holder ikke.
   – Oppgi antall og enhet (for eksempel kilo, meter, timer, stk.).

6. Pris og MVA
   – Du må tydelig vise beløpet før MVA, MVA-beløpet og totalsummen.
   – Hvis du har ulike MVA-satser (for eksempel 25 % og 15 %), spesifiser dem på egne linjer.

7. Betalingsfrist
   – Fortell kunden når du forventer at de skal betale, for eksempel 14 eller 30 dager.

8. To eksemplarer
   – Fakturaer skal finnes i minst to eksemplarer: ett til deg (selger) og ett til kjøper.

2. Kreditnota ved feil

Har du sendt ut feil faktura eller trenger å justere den? Da må du utstede en egen kreditnota som korrigerer originalen.
– Kreditnotaen skal oppfylle de samme kravene som en vanlig faktura.
– Den må henvise til fakturanummeret den korrigerer.
– Du “sletter” altså ikke en gammel faktura; du nullstiller eller justerer den ved hjelp av en kreditnota.

3. Spesielle regler for kontantsalg og beløpsgrenser

1. Kontantsalg under 40 000 kroner
   – Hvis en faktura ligger under denne grensen, kan du i noen tilfeller unnlate detaljer om kjøper. Men dette kan være risikabelt, da dokumentasjonen kan bli for svak.
2. Kjøp over 10 000 kroner kontant
   – Hvis du kjøper varer eller tjenester for et beløp over 10 000 kroner i kontanter, risikerer du som kjøper et delt ansvar dersom selgeren unndrar skatt på omsetningen.
3. Henting og betaling i fysisk butikk
   – Bestiller kunden på nett, men henter og betaler i butikk, regnes dette som kontantsalg.
   – Gjør kunden derimot hele transaksjonen på nett (bestilling og betaling), anses det vanligvis som et kredittsalg, og du må da utstede en ordinær faktura etter reglene for netthandel.

4. Ekte elektronisk faktura vs. PDF

– En “ekte” elektronisk faktura (EHF) er en datafil som gir mulighet for maskinell behandling. PDF regnes ikke som elektronisk faktura.
– Offentlige virksomheter krever ofte EHF-faktura for større innkjøp (over 100 000 kroner eks. MVA).

5. Hvordan bruker du dette i din bedrift?

1. Bruk et økonomisystem
   – Da får du automatiske fakturanumre, MVA-beregning og mulighet for å sende e-faktura.
   – Du unngår samtidig faren for å “hoppe” i fakturanumrene.

2. Hold styr på dokumentasjonen
   – Sørg for å oppbevare pakksedler, tilbud, kvitteringer, e-poster og annet relatert til fakturaen.
   – Underbilag bør være lett tilgjengelig dersom Skatteetaten spør om å se dem.

3. Vær obs på kontantkjøp
   – Husk reglene rundt grenser (1 000, 10 000 og 40 000 kroner) ved kontantsalg, kjøp og videresalg.
   – Pass på at all nødvendig informasjon er med.

4. Fakturer riktig i netthandel
   – Bestilling og betaling på nett = følg reglene for faktura.
   – Fysisk oppmøte og betaling i butikk = kontantsalg.

Oppsummering

“Krav til faktura” betyr at visse faste opplysninger og regler må være på plass for at en faktura skal være gyldig. Det viktigste er at den er fortløpende nummerert, viser riktig MVA, beskriver salget tydelig og oppfyller lovpålagte krav for både kjøper og selger.

• Få kontroll på beløpsgrenser.
• Vær nøyaktig med MVA og beskrivelse av varen/tjenesten.
• Bruk gjerne et regnskapsprogram for å unngå feil.

Gjør du dette riktig, sparer du tid og hodebry – og sikrer en revisor- og skattekontrollvennlig praksis fra første stund!