Hva er et lønnsprogram?
Et lønnsprogram er en programvare (ofte skybasert) som automatisk hjelper deg å beregne og utbetale lønn. Du legger inn informasjon som timepriser, skattekort/frikort, pensjonsavtaler og eventuelle tillegg (bonus, overtid), og programmet regner ut riktig lønn for hver ansatt. Selv om det ikke er et lovkrav å bruke et lønnsprogram, sparer du ofte masse tid og minimerer feil sammenlignet med å kjøre lønn manuelt.
Hvorfor trenger du et lønnsprogram?
Når du driver egen bedrift, må du:
- Utbetale lønn til deg selv og eventuelle ansatte
- Trekke riktig skatt og betale arbeidsgiveravgift
- Sende inn a-melding (en rapport som viser hvor mye lønn som er betalt og hvor mye skatt som er trukket)
Et lønnsprogram kan gjøre alt dette for deg på få minutter, i stedet for at du sitter i timelangt papirarbeid. Du får også rapporter som viser hvor mye feriepenger, skatt og avgifter du skylder, slik at du ikke mister oversikten.
Typiske eksempler på hva et lønnsprogram ordner
- Finner ut hvor mye hver ansatt skal ha utbetalt etter at skatt og avgifter er trukket.
- Genererer lønnsslipper som viser lønnsgrunnlag, feriepenger og skattetrekk.
- Sender a-melding direkte til Altinn, slik at Skatteetaten får nødvendige opplysninger.
- Holder oversikt over hvor mye du skylder i skatt, arbeidsgiveravgift og feriepenger.
Hvordan fungerer det i praksis?
-
Opprett eller velg bedriften din i lønnsprogrammet
Her legger du inn bedriftsinformasjon, slik at systemet vet hvem som er arbeidsgiver. -
Legg til ansatte
Fyll inn navn, adresse og skattekort-/frikort-informasjon. Hvis du har timebasert lønn, kan du legge inn timelister. -
Definer lønnsdetaljer
Bestem timepris eller fastlønn, samt tillegg for overtid, reise, bonus osv. Du kan også legge til pensjonsavtale og andre frynsegoder om det er aktuelt. -
Velg periode og kjør lønnen
Klikk på “Kjør lønn”. Lønnsprogrammet beregner lønn med riktig skattetrekk og arbeidsgiveravgift for tidsperioden du har valgt. -
Send a-melding
De fleste lønnsprogrammer har en knapp for å sende a-melding direkte til Altinn. På den måten slipper du å fylle ut skjemaer manuelt. -
Bokfør lønnen i regnskapet
Selv om du har kjørt lønn gjennom lønnsprogrammet, må du fortsatt bokføre lønnsutgiftene i regnskapet. Mange lønnsprogrammer er integrert med regnskapsprogram og kan sende over utgiftene med bare et klikk.
Vanlige misforståelser
-
“Jeg må bruke lønnsprogram.”
Det er faktisk ikke et lovkrav. Du kan godt regne ut og utbetale lønn manuelt. Men med et lønnsprogram sparer du mye tid og reduserer sjansen for feil. -
“Vi er kun to ansatte, så lønnsprogram er unødvendig.”
Selv om dere bare er to, er det fort gjort å gjøre beregningsfeil med skatt eller glemme å sende a-melding i tide. Et lønnsprogram hjelper deg å holde orden, uansett størrelse på bedriften.
Hva med bokføring av lønn?
Lønnsutbetalingene er en kostnad i ditt regnskap som må bokføres – altså registreres riktig i regnskapssystemet. Mange lønnsprogrammer har en direkte tilkobling til regnskapssystemer, slik at du kun trenger å trykke på en knapp for å bokføre. Om du gjør det manuelt, er det viktig at du følger reglene for korrekt kontering (bruk av riktige kontonumre) og passer på frister for betaling av skatt og avgifter.
Oppsummering
Et lønnsprogram er et supert hjelpemiddel for deg som driver bedrift. Det ordner lønnsslipper, passer på skattetrekk, sender a-melding, og kan bokføre transaksjonene dine med et tastetrykk. Selv om du ikke er juridisk pålagt å bruke lønnsprogram, anbefales det sterkt fordi det gir mindre feil, gir bedre oversikt og sparer deg for mye stress.
Uansett om du nettopp startet bedrift eller har holdt på en stund, vil en god rutine for lønnskjøring og bokføring gi deg mer tid til å gjøre det du faktisk brenner for – nemlig å utvikle og drive bedriften din.