Regnskapsforskrift

Regnskapsforskrift er et offisielt regelverk som krever at kommuner, fylkeskommuner og enkelte andre offentlige enheter (for eksempel kommunale foretak og interkommunale råd) skal føre sine budsjetter og årsregnskap på en helt bestemt måte. Selve forskriften heter formelt «Forskrift om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner mv.» (FOR-2019-06-07-714).

Kort forklart

• Regnskapsforskriften bestemmer hvordan offentlige virksomheter skal skille mellom daglig drift (løpende kostnader/inntekter) og investeringer (større, langsiktige prosjekter).
• Den regulerer også hvordan overskudd eller underskudd skal håndteres før et nytt år starter, blant annet gjennom spesifikke trinn for årsavslutning.
• Fra 2024 er det kommet nye presiseringer som forteller mer i detalj om hvordan budsjettkolonner (opprinnelig vedtatt vs. regulert budsjett) skal føres, og hvordan «mer- eller mindreforbruk» og «udekket eller udisponert beløp» skal vises i regnskapet.

Forskriften omfatter blant annet:

• Økonomiplaner og årsbudsjett (som vedtas av kommunestyret eller fylkestinget)
• Årsregnskap og årsberetning
• Kapittel 2: Om drift og investering
• Kapittel 4: Årsavslutning (hvordan man håndterer avvik ved årets slutt)
• Kapittel 5: Oppstillinger og opplysninger som må med i regnskapet (for eksempel eget punkt om garantier)

Oppdateringer i veilederen 2024

Departementet oppdaterer jevnlig veilederen til regnskapsforskriften for å klargjøre detaljer. De viktigste justeringene i 2024 handler om:

1. Kapittel 4: Trinnvis årsavslutning – hvordan kommunene først fører alt etter budsjett, før de «stryker» eller øker bestemte poster hvis det oppstår merforbruk eller mindreforbruk i driftsregnskapet, eller udekket/udisponert beløp i investeringsregnskapet.
2. § 5-2: Klargjøring av hvilke tall som faktisk skal ligge i kolonnene «opprinnelig årsbudsjett» og «regulert årsbudsjett». Kun endringer vedtatt av kommunestyret/fylkestinget hører hjemme der.
3. § 5-9: Oversikt over samlet budsjettavvik og årsavslutningsdisposisjoner – flere detaljer om hvordan man fører mer-/mindreforbruk og ulike fond.

Alt dette er viktig for kommuner og fylkeskommuner, men kan også gi nyttig inspirasjon for deg som privat bedriftseier, ved at du ser verdien av å følge et tydelig «regnskapsskjema» når du avslutter året.

Hvorfor betyr dette noe for deg som gründer?

De fleste gründere opererer i privat sektor og trenger ikke å følge reglene i regnskapsforskriften. Men det finnes noen gode lærdommer:

1. Skille mellom daglig drift og investeringer
   – Kommunene fører to separate regnskap: ett for drift og ett for investering. Som gründer kan du la deg inspirere og ha to «typer» kategorier i ditt regnskapsprogram: de faste, løpende kostnadene (for eksempel husleie og lønn) og de langsiktige investeringene (for eksempel maskiner, datautstyr eller oppstartsgebyrer). Det gir bedre oversikt over hva som faktisk må betales hver måned, og hva som er mer langsiktig.

2. Budsjettoppfølging
   – Regnskapsforskriften krever at kommuner stramt følger budsjettet. Du kan gjøre tilsvarende ved å jevnlig sjekke regnskapet ditt mot budsjett, og oppdatere det underveis. Da slipper du store overraskelser og dyrt stress på slutten av året.

3. Trinnvis årsavslutning
   – Forskriften legger opp til at du først fører alt slik det er budsjettert, deretter sjekker du om det er merforbruk eller mindreforbruk, og gjør nødvendige justeringer. Selv om du ikke trenger å «stryke» poster formelt, kan du innføre en enkel sjekkliste for å korrigere eventuelle feil eller avvik i regnskapet ditt.

4. Tydelig dokumentasjon
   – For kommunene er det veldig viktig å dokumentere alle tall og transaksjoner, spesielt hvis det er snakk om lånefinansiering eller omdisponering fra ett fond til et annet. Som gründer kan du ta med deg tankegangen om å alltid merke kvitteringene dine, bokføre riktig og sette av penger til skatt og uforutsette utgifter.

Viktig presisering

Det er ingen lov eller plikt for en privat gründer å følge kommunenes regnskapsforskrift. Men mange av prinsippene – som tydelig budsjettstruktur, regelmessig oppfølging og grundig årsavslutning – kan likevel gi deg bedre forståelse og kontroll over økonomien i bedriften din.

Oppsummering

Regnskapsforskriften er viktig for hvordan kommuner og fylkeskommuner styrer økonomien og lager sine regnskaper. Reglene skiller mellom løpende drift og investeringer, og beskriver nøye hvordan budsjett og regnskap skal henge sammen. Nye presiseringer fra 2024 om budsjettkolonner, årsavslutningsdisposisjoner og ulike «trinn» i årsavslutningen gir enda mer detaljert veiledning i offentlig sektor.

For deg som nettopp har startet ditt første firma, kan disse prinsippene være nyttige langt utover det å «bare» følge loven. Ved å holde orden på budsjett, periodiske inntekter og utgifter, og planlegge større investeringer, får du bedre kontroll og mindre stress i hverdagen. Et godt årsslutt handler om mer enn bare å lukke bøkene – det handler om å sikre at du går inn i neste regnskapsår med klart hode og sunn økonomi.