Reiseutgifter er kostnader du har når du reiser i forbindelse med jobben din. All reising må ha et tydelig forretningsformål, for eksempel å besøke kunder, delta på kurs eller holde møter. Det er viktig å merke seg at daglig reise til og fra jobb (altså pendling) vanligvis ikke regnes som reiseutgifter.
Eksempel fra virkeligheten
La oss si at du bor i Oslo, og du må dra til Bergen for å holde et salgsmøte. Du tar toget frem og tilbake, bor på hotell i én natt, og spiser et par måltider mens du er der. Dette er typiske reiseutgifter som kan bokføres, så lenge formålet kan knyttes til firmaets virksomhet.
Hvorfor er det viktig å ha orden på reiseutgifter?
- Du kan få skattefradrag: Når du fører legitime (dokumenterte) kostnader i regnskapet, reduserer det bedriftens skattepliktige overskudd.
- Du unngår å blande privat og bedrift: Sørger du for å holde orden og ta vare på riktige kvitteringer, blir det enklere å skille mellom private turer og jobbreiser.
- Bedre oversikt: God rutine for bokføring hjelper deg å se hvor pengene faktisk går, slik at du kan planlegge økonomien bedre.
Vanlige misforståelser
• “Alle typer reiser kan føres som reiseutgifter.”
Husk at reisen må være jobbrelatert. En vanlig tur til skolen eller en tur for å besøke familie regnes ikke som reiseutgifter.
• “Jeg trenger ikke kvittering.”
Du bør alltid ta vare på kvitteringer eller annen dokumentasjon. Uten det kan du miste muligheten til fradrag og få trøbbel ved en eventuell kontroll.
Hvordan dekkes reiseutgifter i praksis?
- Refusjon: Du (eller en ansatt) legger først ut for hotell, transport, mat osv. og får senere tilbakebetalt for de faktiske kostnadene. Dette er den mest vanlige metoden i små bedrifter.
- Firmakort: Har du eller ansatte firmakort, kan du betale direkte med bedriftens konto. Du bør fortsatt ta vare på kvitteringer for å kunne bokføre riktig.
- Diett og kjøregodtgjørelse: Ansatte i et AS kan ofte få dekket mat og kjøring etter statens satser. Driver du enkeltpersonforetak (ENK), må du i de fleste tilfeller dokumentere hver utgift med kvittering, siden du ikke kan bruke nøyaktig samme satser som ansatte kan.
Ikke glem forskjellen mellom ENK og ansatte
• I et enkeltpersonforetak kan du få fradrag for reiseutgifter så lenge reisen er knyttet til bedriften din. Men i motsetning til en ansatt, kan du som regel ikke bruke standard diett- og kjøregodtgjørelse for alt.
• Som ansatt i et selskap (for eksempel et AS) kan du motta diett etter statens satser hvis du er på overnattingsreise. Det er arbeidsgiver sitt ansvar å sørge for at det blir rapportert riktig i lønn.
Hvordan føre reiseutgifter i regnskapet?
Når du har vært på reise, bør du ha dette klart:
- Kvitteringer for alle kjøp: Togbilletter, fly, hotell, taxi, mat osv.
- Noter formålet med reisen: For eksempel “Møte med kunde i Bergen” på kvitteringene.
- Velg riktig kostnadskonto: For eksempel «7140 – Reisekostnad, ikke oppgavepliktig» eller «7160 – Diettkostnad, ikke oppgavepliktig» hvis du fører på en standard kontoplan.
- Kjør refusjon eller trekk på firmakonto: Har du lagt ut privat, bokfører du i tillegg på «2910 – Gjeld til ansatte» (eller deg selv) og tilbakebetaler beløpet.
Kompensasjon for lengre reiser
Hvis du eller ansatte er på en lengre reise, kan det være naturlig å få et tillegg i lønn eller en annen type godtgjørelse for den ekstra tiden borte fra hjemmet. Det er viktig å avklare dette på forhånd, og sikre at det ikke utbetales mer enn de faktiske kostnadene uten å skattlegges.
Kort oppsummert
• Reiseutgifter er kostnader som er direkte knyttet til en jobbrelatert reise.
• Daglig pendling (hjem–jobb) regnes ikke som reiseutgift.
• Dokumenter alle kjøp og formålet med reisen.
• Refusjon, firmakort og eventuelt diett kan dekke utgiftene.
• Husk at regelverket kan variere om du er ansatt eller driver enkeltpersonforetak.
• God dokumentasjon og riktig bokføring sikrer at du får fradrag, unngår skattetrøbbel og holder bedre oversikt over bedriftens økonomi.