Hva er en utgående faktura?
En utgående faktura er en regning du sender til kunden din når du selger en vare eller tjeneste på kreditt. “Kreditt” betyr at kunden ikke betaler nøyaktig i det øyeblikket dere inngår avtalen, men innen en tidsfrist dere har bestemt.
Fakturaen viser hva kunden skal betale, hvor mye, og innen hvilken dato betalingen må skje. I tillegg er den grunnlaget for å beregne og bokføre merverdiavgift (MVA).
Et praktisk eksempel
La oss si at du driver en nettbutikk som selger klær, og en kunde kjøper en hettegenser for 500 kroner. Du sender en utgående faktura som viser:
- Navn og informasjon om deg som selger
- Navn og adresse til kunden
- Beskrivelse av varen, for eksempel “hettegenser”
- Pris per vare (500 kroner)
- Totalsum (500 kroner)
- Hvor og hvordan kunden skal betale (for eksempel kontonummer)
- Forfallsdato
Når kunden får fakturaen, har de en viss tid (f.eks. 14 dager) til å betale. Du bokfører fakturaen i regnskapet ditt med én gang du sender den, selv før pengene kommer på konto.
Forskjellen på utgående og inngående faktura
- Utgående faktura: Dette er fakturaen du sender til kunder (inntekt for deg).
- Inngående faktura: Dette er fakturaen du mottar fra leverandører (utgift for deg).
Begge typer fakturaer må bokføres i regnskapet ditt.
Merverdiavgift (MVA)
Hvis virksomheten din er MVA-registrert, skal du legge til MVA på fakturaen. Dette kalles utgående MVA. Fakturadatoen avgjør hvilken MVA-periode fakturaen tilhører. Du skal rapportere og betale inn denne merverdiavgiften til skattemyndighetene jevnlig (ofte hver annen måned).
Hva gjør du hvis kunden ikke betaler?
- Send purring: Når forfallsdato er passert, kan du sende kunden en påminnelse om betaling.
- Inkasso: Hvis kunden fortsatt ikke betaler, kan du sende en inkassovarsel og eventuelt overføre kravet til et inkassobyrå.
Husk at en ubetalt faktura fremdeles skal bokføres. Du merker den i regnskapet som “ubetalt” inntil du mottar betalingen.
Bokføring av utgående fakturaer
- Før den i regnskapet: Så snart du sender fakturaen, skal den bokføres, selv om pengene ikke er mottatt.
- Markér som betalt: Når kunden betaler, må du oppdatere regnskapet. Hvis du bruker KID-nummer på fakturaene, kan dette ofte skje automatisk.
- God oversikt: Sørg for at du finner igjen alle fakturaene dine enklest mulig, for eksempel ved en eventuell kontroll eller spørsmål fra revisor.
Oppsummering
En utgående faktura er dokumentet du sender når du selger noe på kreditt. Den viser hvem som skal betale, hvor mye og innen hvilken frist. Du bokfører fakturaen med én gang og følger med på at kunden betaler til riktig tid. Skulle betalingen utebli, kan du sende en purring eller gå videre til inkasso. På den måten holder du orden på inntektene dine og sikrer at regnskapet er korrekt.