Skann og bokfør bilag fra mobilen

Fotografer kvitteringer rett etter kjøpet, mens du fortsatt husker hva det gjaldt. Snapbooks-appen lar deg ta bilde av eller laste opp et bilag, og fylle ut informasjonen regnskapsføreren trenger for å bokføre det riktig.

Komme i gang

Trykk på +-knappen midt i menylinjen nederst, og velg Last opp dokumenter (oransje knapp). Da åpnes kameraet.

Ta bilde eller last opp fil

I kameravisningen kan du:

• Trykk på utløserknappen for å ta bilde av kvitteringen
• Velg Velg fra galleri for å bruke et bilde du allerede har tatt
• Velg Last opp dokument for å laste opp en PDF-fil i stedet for et bilde

Hvis appen ikke har tilgang til kameraet, viser den en melding om å gi tilgang under telefonens innstillinger.

Flere sider på ett bilag

Hvis kvitteringen har flere sider, trykk Legg til ny side i forhåndsvisningen etter at du har tatt første bilde. Alle sidene samles i ett og samme dokument når du laster opp.

Fylle ut bilagsinformasjon

Etter opplasting åpnes skjemaet Erklæring, med dokumentet du nettopp lastet opp øverst. Her registrerer du:

Alternativer for betalingsmåte

Trykk på Betalingsmåte for å åpne listen. For et kjøp eller en leverandørfaktura kan du velge:

• Ikke betalt – regningen er ikke betalt ennå
• Betalt med bedriftens firmakort eller bankkonto
• Betalt med det private kortet eller bankkontoen til navn – én linje per ansatt og eier som er registrert som forretningspartner, slik at utlegget kan refunderes til rett person
• Skal ikke betales

Gjelder bilaget en utgående faktura eller kreditnota, bytter listen til mottakerperspektivet i stedet: Ikke mottatt ennå / Mottatt på bedriftens bankkonto / Mottatt kontant eller på annen måte (for en kreditnota: ikke refundert ennå, refundert fra bedriftens bankkonto, eller refundert kontant/på annen måte).

Reise, prosjekt og tagger

Har bedriften ingen prosjekter, reiser eller tagger fra før, er disse feltene skjult bak knappen Reise, prosjekt og tagger – trykk på den for å vise dem. Finnes det allerede prosjekter, reiser eller tagger, vises feltene direkte:

• Prosjekt – kobler bilaget til et prosjekt (vises bare når prosjektmodulen er slått på)
• Reise eller arrangement (valgfritt) – samler flere bilag fra samme tur eller arrangement
• Tagger – fritt valgte merkelapper; du kan velge flere

Når alt er fylt ut, trykk Lagre. Knappen er deaktivert til både betalingsmåte og formål er valgt.

Tips: Fyll ut betalingsmåte og formål med én gang mens du husker detaljene – det gjør jobben enklere for regnskapsføreren din senere.

Svare på et spørsmål fra regnskapsføreren

Hvis regnskapsføreren din har stilt et spørsmål om et bilag, kan du bli tatt direkte til dette skjemaet ved å trykke Fyll ut egenerklæring på spørsmålet. Skjemaet ser likt ut, men når du trykker Lagre, sendes erklæringen inn som svar på spørsmålet i tillegg til å lagres på bilaget, og du sendes tilbake til spørsmålet.

Endre erklæringen senere

Åpne bilaget under Dokumenter og rull ned til Erklæring-seksjonen. Der ser du hva som er registrert, og kan trykke Legg til erklæring (eller Endre erklæring hvis bilaget allerede har en) for å åpne samme skjema på nytt. Feltene er forhåndsutfylt med det som står der i dag, og Lagre er deaktivert til du faktisk har endret noe. Betalingsmåte og formål er ikke påkrevd når du redigerer en erklæring på et bilag som allerede er lagret.

Vanlige spørsmål

Kan jeg laste opp en PDF i stedet for å ta bilde?

Ja. Velg Last opp dokument i kameravisningen for å velge en PDF-fil fra telefonen.

Hva gjør jeg hvis kvitteringen har flere sider?

Trykk Legg til ny side etter at du har tatt bilde av første side, og fortsett å fotografere resten. Alle sidene lagres som ett bilag.

Må jeg fylle ut alle feltene?

Betalingsmåte og formål er påkrevd. Varekategori, «hvem deltok», tilleggsinformasjon, reise, prosjekt og tagger er valgfrie.

Hvor havner bilaget etter at jeg har lagret det?

Bilaget vises i dokumentlisten under Dokumenter i menylinjen nederst, klart for gjennomgang og bokføring.