A-ordningen er en felles, digital løsning for rapportering av lønn, skattetrekk og andre ansettelsesdetaljer til myndighetene. Du sender én månedlig rapport (a-melding) i stedet for flere ulike skjemaer, noe som gjør det enklere for deg som arbeidsgiver og sikrer at NAV, Skatteetaten og Statistisk sentralbyrå (SSB) til enhver tid har riktig informasjon.
Hvorfor ble A-ordningen innført?
• Én felles rapport: Før 2015 måtte arbeidsgivere levere opptil fem ulike skjemaer hver måned. Nå holder det med a-melding.
• Bedre oversikt: Rapporten inneholder blant annet lønn, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.
• Riktig skatt og ytelser: Dataene brukes til skattekort, skatteoppgjør, sykepenger og andre NAV-utbetalinger.
• Gjenbruk av data: Opplysningene deles videre til ulike aktører (f.eks. banker, Utlendingsdirektoratet og Lånekassen) der det finnes lovhjemmel eller samtykke.
Viktige tall og fakta
• Over 260 000 arbeidsgivere rapporterer for rundt 4,6 millioner ansatte og pensjonister.
• Hver måned blir det rapportert cirka:
– 190 milliarder kroner i lønn, pensjoner og andre ytelser
– 50 milliarder kroner i forskuddstrekk (skattetrekk)
– 16 milliarder kroner i arbeidsgiveravgift
– 150 millioner kroner i finansskatt (der det er relevant)
Hvordan fungerer rapporteringen?
- Du bruker et regnskapsprogram eller et økonomisystem som støtter a-melding, eller leverer via Skatteetatens nettsider dersom du ikke har et dedikert system.
- A-meldingen sendes hver måned, som regel innen den 5. i påfølgende måned. Om denne datoen faller på en helg eller helligdag, er fristen neste virkedag.
- Opplysningene sendes til NAV, Skatteetaten og SSB.
Eksempel:
Dersom du har en deltidsansatt som får 5 000 kr i lønn i oktober, rapporterer du dette innen 5. november – inkludert trukket skatt og arbeidsgiveravgift.
Hva skal rapporteres?
• Lønn og andre ytelser (f.eks. feriepenger og bonus)
• Skattetrekk (forskuddstrekk) og eventuelle utleggstrekk
• Arbeidsgiveravgift
• Finansskatt på lønn (om det gjelder deg)
• Start- og sluttdato for alle ansettelser
• Permitteringer (med startdato, og oppgi hver måned den pågår)
Når du leverer din første a-melding, blir bedriften automatisk registrert som arbeidsgiver i NAVs Aa-register. Den ansatte du rapporterer for første gang, blir også registrert som ansatt.
Viktig å huske
- Send inn hver måned
– Du må rapportere så lenge arbeidsforholdet ikke er formelt avsluttet i Aa-registeret, selv om den ansatte ikke får lønn i en gitt måned. - Unngå tvangsmulkt
– Feil eller manglende a-meldinger kan føre til daglige bøter. - Årlig oppsummering
– Innen 1. februar hvert år skal du gi hver ansatt en sammenstilling av alle innrapporterte opplysninger (f.eks. total lønn og forskuddstrekk).
Skjemaer som fases ut
Skatteetaten har tidligere hatt flere skjemaer (A01, A04, A05) for rapportering. Disse er stengt eller vil bli stengt for nye innleveringer:
• A01 kan ikke lenger brukes for nye a-meldinger, kun for retting av tidligere leverte.
• A04 stenges helt for nye meldinger fra 1. oktober 2024.
• A05 stenges helt for nye meldinger fra 1. januar 2025.
Nye forenklede tjenester finner du på Skatteetaten.no, med egne skjemaer for veldedige organisasjoner og arbeid i private hjem.
Sporadiske ansatte og permitteringer
• Har du ansatte som bare jobber av og til? Da må du sende a-melding hver måned så lenge ansettelsesforholdet står åpent i Aa-registeret.
• For en engangsutbetaling kan start- og sluttdato være den samme.
• Ved permitteringer rapporterer du permitteringsstart i a-meldingen hver måned frem til den avsluttes formelt.
Hvor kan du få hjelp?
• Skatteetaten har en egen telefontjeneste (800 80 000, tastevalg 4) og kontaktskjema på nettsiden.
• Det finnes også veiledninger på Skatteetaten.no og Altinn.no.
Oppsummering
A-ordningen er en lovpålagt, men praktisk ordning for å rapportere alt som har med lønn, skatt og ansettelsesforhold å gjøre. Selv om mye kan virke nytt og litt komplisert når du akkurat har startet firma og fått dine første ansatte, vil et godt rutineoppsett (gjerne via et økonomisystem) gjøre a-meldingen betydelig enklere i det lange løp. Da slipper du også potensielle bøter, og de ansatte får riktig skatt og eventuelle ytelser fra NAV.
Ved å følge fristene, sjekke at alt stemmer og oppdatere arbeidsforhold når noe endrer seg, er du allerede godt på vei til å ha stålkontroll på rapportering!