En CSV-fil (ofte kalt “kommaseparert fil”) er en fil som lagrer data i tabellform ved hjelp av ren tekst. Tenk deg at alt du har i et regneark (rader og kolonner) skrives ned i tekstform, der hvert felt (for eksempel ett tall eller én tekstbit) er separert av et valgt skilletegn, vanligvis et komma eller semikolon. Hver rad i tabellen blir ofte en egen linje i filen.
Enkel definisjon
CSV står for “Comma-Separated Values.” I praksis ser du ofte at semikolon, tab eller mellomrom også brukes som skilletegn. Dette gjør at du kan åpne CSV-filer i mange ulike programmer, for eksempel Excel eller Google Regneark, uten spesielle tilpasninger. Det er nettopp denne allsidigheten som gjør CSV så populært i alt fra regnskapsprogrammer til analyseverktøy.
Eksempelscenario
La oss si at du har startet en liten nettbutikk der du selger T-skjorter. Etter en uke kan du eksportere alle ordrene dine som en CSV-fil. Du får da en fil med informasjon som kundens navn, levert adresse, pris og antall. Denne filen kan du legge rett inn i et regneark for å se oversikt over salgstall, eller du kan importere den til et regnskapsprogram for å føre bokføring.
Viktige tekniske punkter
• Skilletegn (delimiter):
– Vanligst er komma eller semikolon. I Norge brukes semikolon ofte fordi vi gjerne bruker komma som desimalskilletegn.
• Linjeskift (ny linje) for nye rader:
– Hver rad i CSV-filen skiller settene med data fra hverandre.
• Anførselstegn:
– Har du felter som inneholder skilletegn (for eksempel et komma inni selve teksten), må slike felter vanligvis omsluttes av doble anførselstegn. Eksempel: “Oslo, Norge” i en fil separert med komma.
• Tegnsett:
– Sørg for at Æ, Ø og Å vises riktig ved å bruke UTF-8 eller et annet passende tegnsett.
• Ingen universell standard:
– Det finnes en anbefaling (RFC 4180) for hvordan CSV kan bygges opp, men mange programmer følger ikke den helt. Derfor kan du av og til måtte prøve deg fram med ulike skilletegn eller innstillinger når du importerer/eksporterer data.
Hvorfor er CSV nyttig?
-
Støttes av de fleste programmer:
– Regneark (Excel, Google Regneark) og regnskapssystemer (f.eks. Snapbooks, Tripletex) kan lese og skrive CSV. -
Lett å dele og flytte data:
– Hvis du skal flytte en kundeliste fra ett system til et annet, er CSV ofte førstevalget. -
Enkel å redigere:
– Fordi CSV er basert på tekst, kan du i nødsfall åpne filen i en vanlig teksteditor og gjøre enkle justeringer (for eksempel endre semikolon til komma). -
Lett å forstå:
– For en ny gründer kan CSV virke mer oversiktlig enn mer komplekse formater (så lenge du passer på riktig skilletegn).
Hva med begrensningene?
• Mindre egnet for komplekse data:
– Har du for eksempel flere tabeller som henger tett sammen, trenger du gjerne flere CSV-filer eller et annet format.
• Forvirring om skilletegn:
– Bruk av blant annet komma, semikolon og tab gjør at forskjellige programmer noen ganger ikke leser filen som forventet.
• Spesialtegn og anførselstegn:
– Hvis du har komma inni teksten din, må du som regel bruke dobbelte anførselstegn rundt feltet. Det kan fort føre til feil hvis programmet feilaktig leser skilletegnet.
Praktisk bruk for deg som ung gründer
-
Eksport fra nettbutikk:
– Eksporter salgstall som CSV fra nettbutikken og importer dem i regnskapsprogrammet for enkel bokføring. -
Kundelister og leverandørlister:
– Flytt kundedata fra ett system til et annet ved å laste ned og laste opp CSV-filer. -
Analyse og rapportering:
– Last ned salgstall eller regnskapsdata i CSV-format og åpne i Excel/Google Regneark. Da kan du sortere, filtrere og lage diagrammer uten spesielle verktøy.
Kort historisk blikk
CSV-formatet har røtter tilbake til 1970-tallet, lenge før personlige datamaskiner ble vanlig. Det ble raskt populært fordi det var lettere å lese og skrive manuelt enn faste kolonneformater, og fordi det var uavhengig av spesielle maskin- eller programvaretyper. I dag er det fortsatt enormt utbredt, nettopp på grunn av sin enkelhet og sterke støtte i ulike systemer.
Oppsummering
En CSV-fil er en fleksibel og mye brukt måte å flytte og lagre tabellbasert data på. Selv om det ikke finnes én eneste ‘offisiell’ standard, kan de fleste programmer enkelt åpne eller lage CSV-filer – noe som gjør det lettere å spare tid og unngå dyre feilskjær når du fører regnskap eller analyserer data. Pass bare på skilletegn, anførselstegn og tegnkoding, og husk at CSV først og fremst er designet for enkle tabeller, ikke komplekse datastrukturer.
For deg som ny gründerspire betyr dette at du raskt kan flytte tall og lister mellom forskjellige tjenester. Det gir deg muligheten til å teste ut ulike regnskaps- eller analyseprogrammer uten mye ekstra jobb. Ved å forstå CSV-filer har du et enkelt, men kraftig verktøy for å holde oversikt over forretningen din!