En proformafaktura er en type “foreløpig” faktura som først og fremst brukes ved eksport, men i noen tilfeller også innenlands i Norge. Den viser verdien på varene du sender eller mottar, uten å være et ekte betalingskrav. Målet er ofte å gi tollmyndighetene nok informasjon om varene, slik at tollen kan regne ut eventuelle avgifter.
Hva er en proformafaktura?
- Ikke en vanlig faktura: Den ser ut som en faktura, men det er ikke meningen at mottakeren skal betale den.
- For toll og dokumentasjon: Den brukes gjerne når du sender varer til utlandet (eller i spesielle tilfeller innad i Norge) og ønsker en formell oversikt over varenes verdi.
Eksempler kan være når du sender en vareprøve til en kunde i Frankrike, eller når en leverandør i utlandet sender deg en bekreftelse på hvor mye du bør betale i forskudd for en vare.
Hvorfor og når brukes den?
- Gratis vareprøver, reklamemateriell og gaver: Du krever ikke betaling, men må vise tollmyndighetene hva varene er verdt.
- Returvarer og reparasjoner: Viser verdien for tollformål, men ingen reell salgssum.
- Forskuddsbetaling: Noen utenlandske leverandører sender deg en proformafaktura for å vise summen du skal betale før varene sendes.
- Leveranser i Norge: I spesielle situasjoner kan du også benytte proformafaktura internt i Norge, men det er mindre vanlig enn ved eksport.
Hvilken informasjon må en proformafaktura inneholde?
Det er viktig at proformafakturaen er skikkelig utfylt for å unngå forsinkelser i tollen. Dette bør være med:
- Tittel: “Pro Forma Invoice”
- Dato: For når fakturaen er utstedt
- Avsender og mottaker: Navn og adresse til begge parter
- Varebeskrivelse: Detaljert beskrivelse av hva du sender (eller mottar)
- Antall og vekt: Antall varer, samt bruttovekt og nettovekt
- Verdi: Hvor mye varene er verdt (selv om det ikke kreves betaling)
- Setning for tollformål: F.eks. “No charge. Value for customs purposes only.”
- Signatur: Personlig signatur eller firmastempel
Ved å ha disse punktene på plass, reduserer du sjansen for at pakker blir stoppet eller forsinket i tollen.
Forskjellen mellom pakkseddel og proformafaktura
- Pakkseddel: Viser som regel bare hva som er med i forsendelsen, men ikke noe om pris eller verdi.
- Proformafaktura: Viser tydelig varens verdi, selv om det ikke er en ekte faktura for betaling.
Hvorfor ikke bare bruke en vanlig faktura?
En vanlig faktura brukes når du faktisk skal kreve inn penger. Proformafakturaen er ment å dokumentere verdien på varene uten å utløse et betalingskrav.
Vanlige misforståelser
- “Den fungerer som en vanlig faktura.” Nei, du kan ikke kreve penger basert på en proformafaktura.
- “Den er mindre viktig.” Selv om du ikke krever betaling, trenger tollmyndighetene disse opplysningene for riktig behandling.
Tips til deg som gründer
- Vær nøyaktig: Feil informasjon kan forsinke varene i tollen.
- Bruk riktig merking: Sørg for at det står “Pro Forma Invoice” tydelig, og inkludér “No charge. Value for customs purposes only.”
- Husk forskuddsbetaling: Hvis du skal betale deler av en leveranse på forhånd, se etter en proformafaktura fra leverandøren som viser hvor mye som skal betales og hva varene er verdt.
- Vurder landets regler: Noen land har egne krav til innhold i dokumentene.
Kort oppsummert
- Proformafaktura er en “faktura” som brukes hovedsakelig for toll og dokumentasjon, ikke for å kreve inn penger.
- Nyttig ved eksport og spesielle tilfeller i Norge, for blant annet vareprøver, gaver, returvarer og forskuddsbetaling.
- Den må inneholde detaljert informasjon om avsender, mottaker, vekt, verdi, erklæringen “No charge” og en personlig signatur.
- Skiller seg fra en vanlig faktura ved at den ikke krever betaling.
- Skiller seg fra en pakkseddel ved at den inkluderer varenes verdi.
Følger du disse rådene, ligger du godt an til å unngå misforståelser og forsinkelser når du sender (eller mottar) varer, både i Norge og internasjonalt.