Avdelingsregnskap

Hva er avdelingsregnskap?

Avdelingsregnskap (ofte kalt “standardregnskap”) betyr at du deler opp regnskapet ditt i flere mindre “avdelinger”. Dermed kan du se inntekter og utgifter for hver enkelt del av bedriften din. Tenk på det som å ha flere rom med egne dører i stedet for én stor hall – da kan du enkelt finne ut hva som skjer hvor.

Selv om små oppstartsbedrifter kan ha nytte av avdelingsregnskap, blir det enda viktigere jo større og mer kompleks bedriften din er. Har du for eksempel flere butikker, flere ulike produktkategorier eller en organisasjon med mange ansatte, vil avdelingsregnskap gjøre det lettere å holde orden på alt.

Eksempel fra virkeligheten

La oss si at du har en liten bedrift som selger håndlagde skateboards. Du har én avdeling som lager brettene (produksjon), og én avdeling som driver nettbutikk (salg). Med avdelingsregnskap kan du se:

• Hvor mye penger du bruker på materiale og verktøy (produksjon)
• Hvor mye du tjener på å selge brett på nett (salg)
• Hvilken avdeling som trenger flere ressurser, og hvor du kan kutte kostnader

Noen avdelinger, som HR eller IT-support, skaper kanskje ikke direkte inntekt. De er likevel viktige støtteavdelinger som hjelper hele bedriften å fungere. Gjennom avdelingsregnskapet kan du likevel se hvor mye disse avdelingene koster, og hvor det eventuelt kan kuttes eller effektiviseres.

Hvorfor er det nyttig?

1. Oversiktlig: Du får et tydelig bilde av bidraget fra hver enkelt avdeling, i stedet for å bare ha ett stort regnskap.
2. Kostnadskontroll: Det er enklere å finne ut hvor pengene forsvinner. Oppdager du et underskudd, kan du raskt se hvilken avdeling som trenger endringer.
3. Enklere budsjettering: Du kan lage et budsjett for hver avdeling, følge opp at de holder planen, og justere der det trengs.

Relaterte begreper

• Resultatregnskap: Viser hvor mye bedriften har tjent (inntekt) og brukt (kostnader) i en gitt periode.
• Budsjett: En plan for fremtidige inntekter og utgifter.
• Kontoplan: En oversikt over alle kontoer du bruker i regnskapet, inkludert konti for avdelinger og prosjekter.

Vanlige misforståelser

• “Jeg er for liten for avdelingsregnskap.”: Selv en nyoppstartet bedrift kan få god innsikt og bedre oversikt ved å dele opp regnskapet.
• “Det er altfor komplisert.”: Det krever litt ekstra innsats i begynnelsen, men du får mer kontroll og bedre beslutningsgrunnlag på sikt.

Slik bruker du det i din bedrift

1. Definer avdelinger: Tenk gjennom hvilke deler av bedriften som trenger hvert sitt regnskap (f.eks. salg, produksjon, HR).
2. Finn et egnet regnskapsprogram: Sørg for at programmet du bruker lar deg føre prosjekter eller avdelinger separat. Da kan du for eksempel bokføre fakturaer direkte i rett avdeling.
3. Før regnskap regelmessig: Husk å bokføre inntekter og utgifter jevnlig for hver avdeling.
4. Analyser jevnlig: Se over tallene for hver avdeling én gang i måneden eller hvert kvartal for å oppdatere budsjetter og fange opp feil i tide.

Oppsummering

Avdelingsregnskap (eller standardregnskap) lar deg følge nøyaktig med på hvilke deler av bedriften som tjener penger, og hvilke avdelinger som står for størst kostnader. Du blir raskt i stand til å finne ut hvor du tjener mest, hvor det lønner seg å kutte kostnader og hvor du bør øke innsatsen. Selv om du nettopp har startet ditt første firma, kan avdelingsregnskap gi deg et skikkelig fortrinn på veien videre.