Bokføringsforskriften er et regelverk som utfyller Bokføringsloven. Den gir detaljerte krav til hvordan du skal føre og dokumentere regnskap. Selv om det kan høres avansert ut, er dette i bunn og grunn en «oppskrift» som gjør at både du og myndighetene enkelt kan holde oversikt over penger som kommer inn og går ut av bedriften.
Hvorfor finnes Bokføringsforskriften?
• Bokføringsloven gir de overordnede reglene for bokføring. Bokføringsforskriften går i dybden og forteller deg punkt for punkt hva som skal stå på fakturaene, hvordan du fører valutatransaksjoner, og hvordan du lagrer bilagene dine.
• Fordi forskrifter kan endres raskere enn selve loven, kan myndighetene raskt justere detaljer i takt med for eksempel ny teknologi (kassasystemer, elektroniske bilag osv.).
Hvem må følge reglene?
De fleste som driver næring i Norge og leverer skattemelding for næringsdrivende eller MVA-melding, er bokføringspliktige. Det betyr at selv et lite firma som selger noen få tjenester, som regel må forholde seg til Bokføringsforskriften.
• Unntak: Noen svært spesifikke unntak fins, for eksempel «ikke-næringsdrivende konkursbo» (Kapittel 1, § 1-1 i forskriften), men dette gjelder sjelden ferske entreprenører.
Viktige krav i Bokføringsforskriften
Nedenfor er et utvalg av de sentrale punktene du som ung gründer bør vite om:
1. Spesifikasjoner av regnskapet (Kapittel 3)
• Transaksjoner skal sorteres i blant annet bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon og kunde-/leverandørspesifikasjon.
• Det betyr at du må kunne vise nøyaktig hvem du solgte til, hvor mye som ble solgt, hvilken dato det skjedde, og hvordan det er bokført i regnskapet.
2. Oppbevaring av dokumentasjon
• Du må som regel oppbevare fakturaer, kvitteringer, kontoutskrifter og andre bilag i minst fem år (i noen tilfeller lenger).
• Selv om paragrafene som er gjengitt i kildeteksten ikke nevner femårsfristen eksplisitt, er dette et generelt krav i det norske bokføringsregelverket.
• Du kan oppbevare dokumenter elektronisk eller fysisk, men pass på at de er lett å finne igjen ved kontroll.
3. Tidsfrister for bokføring (Kapittel 4)
• Hvis du har få transaksjoner (under 300 bilag årlig), kan du oppdatere regnskapet ditt før fristene for pliktig regnskapsrapportering. Har du hyppige transaksjoner, må bokføringen gjøres oftere.
• Har du valutatransaksjoner, fins det egne regler i § 4-2 for når og hvordan du omregner til norske kroner.
4. Krav til salgsdokumentasjon (Kapittel 5)
• Hovedregelen er at alle salg må dokumenteres med et nummerert salgsdokument. Dette kan for eksempel være en faktura med løpende fakturanummer.
• Innhold i faktura (salgsdokumentet):
– Nummer og dato for utstedelse
– Hvem som selger og kjøper
– Hva du selger (varen eller tjenestens navn og omfang)
– Tid og sted for levering
– Pris og eventuelle avgifter (MVA osv.)
• Det finnes enkelte unntak, for eksempel ved mindre kontantsalg til privatpersoner, men du bør uansett dokumentere mest mulig.
5. Frister for fakturering
• Utgangspunktet er at faktura skal sendes snarest mulig og senest én måned etter at varen eller tjenesten er levert.
• Leverer du tjenester løpende (for eksempel et månedlig abonnement), kan du fakturere månedlig eller i henhold til bestemte regler nevnt i forskriften.
6. Unntak og spesialregler
• Visse bransjer som frisører, serveringssteder eller taxi har egne detaljerte krav til bokføring og kassasystem.
• Det finnes også regler om forskuddsfakturering og kreditering (kreditnota) som kan være relevante i spesielle situasjoner.
Hvorfor er dette viktig for deg?
• Du får bedre kontroll på økonomien i bedriften din.
• Det blir enklere hvis Skatteetaten eller andre offentlige etater vil sjekke at alt går riktig for seg.
• Du unngår bøter og sanksjoner som kan oppstå ved brudd på bokføringsreglene.
• Du bygger et profesjonelt rykte – ordnede forhold gir trygghet for kunder, investorer og samarbeidspartnere.
Oppsummering
Bokføringsforskriften er en detaljert veileder til Bokføringsloven. Selv om den kan virke avansert ved første øyekast, gjør den det enklere for små og store bedrifter å ha et ryddig regnskap. Følg disse hovedpunktene:
- Dokumenter alle salg og kjøp med riktig innhold.
- Oppbevar bilag i minst fem år.
- Bokfør jevnlig og innen gitte frister.
- Vær klar over spesialregler for din bransje.
Greier du å følge disse reglene fra første dag, sparer du deg selv for unødvendig stress og mulig trøbbel med skattemyndighetene senere. Ved hjelp av et regnskapsprogram, en regnskapsfører – eller begge deler – kan du gjøre bokføringen enklere og mer forståelig. Lykke til med regnskapet!