Når du driver en bedrift, vil du ofte høre ordet “dokumentasjon”. I regnskapssammenheng betyr dette opplysninger som kan bevise at det du fører inn i regnskapet er riktig og ekte. Det kan handle om kvitteringer, fakturaer, kontrakter, notater eller e-poster. Dokumentasjonen fungerer som “bevis” for at transaksjonene dine faktisk har skjedd.
Enkel forklaring
Tenk på dokumentasjon som en dagbok for bedriften din. Akkurat som du kanskje lager notater om hva du har gjort i løpet av en uke, handler dokumentasjon om å samle alle bevisene for de økonomiske hendelsene som skjer i firmaet ditt. Dette gir deg trygghet og orden i sakene dine, og gjør det enklere å vise myndighetene at alt er på stell.
Primær- og sekundærdokumentasjon
- Primærdokumentasjon: Typiske bilag som fakturaer, kvitteringer eller bankutskrifter. Disse dokumentene er direkte koblet til hver enkelt transaksjon du fører i regnskapet.
- Sekundærdokumentasjon: For eksempel kontrakter, avtaler eller selskapsdokumenter som støtter opp under transaksjoner, men ikke fungerer som direkte bilag.
Krav fra Bokføringsloven
Bokføringsloven stiller strenge krav til dokumentasjon. Hovedpoenget er at alle bilag må linkes til en spesifikk transaksjon i regnskapet. I praksis betyr dette at du må kunne vise nøyaktig hvilke kjøp, salg eller tjenester som er utført, og at det finnes bevis for disse.
Krav til faktura og kvittering
Når du sender en faktura eller får en kvittering, bør dokumentet minst inneholde:
- Navn, adresse og organisasjonsnummer til både selger og kjøper (om kjøper er en bedrift).
- Fakturanummer og dato for når fakturaen ble utstedt.
- Beskrivelse av hvilke varer eller tjenester du har solgt/kjøpt, og i hvilke mengder.
- Pris for varene eller tjenestene, samt totalbeløp.
- Dato og sted for leveransen (hvis relevant).
- MVA-sats og beløp om du er MVA-registrert.
- Forfallsdato for betaling.
- Teksten “Foretaksregisteret” etter organisasjonsnummeret dersom du driver et AS, ASA eller NUF som er registrert i Foretaksregisteret.
Oppfyller du disse kravene, er fakturaen din regnet som gyldig dokumentasjon i regnskapet.
Eksempler fra hverdagen
- Kjøper du skriveutstyr til firmaet, bør du ta vare på kvitteringen.
- Sender du en faktura i et fakturaprogram, vil programmet ofte generere riktig fakturanummer og ta vare på dette elektronisk.
- Tar du bilder av en skadet vare før du returnerer den, kan disse også regnes som dokumentasjon.
Vanlige misforståelser
- “Dokumentasjon er bare papir.” Nei, mye dokumentasjon lagres nå digitalt. Bare sørg for å gjøre den lett tilgjengelig hvis du får et bokettersyn.
- “Alle kvitteringer er ok.” Du må sjekke at kvitteringen faktisk inneholder nødvendig informasjon (for eksempel MVA-sats hvis du er MVA-registrert).
Hvorfor er dokumentasjon viktig?
- Oppfylle lovkrav: Skatteetaten eller andre myndigheter kan kreve at du viser frem dokumentasjon som bekrefter kjøp og salg.
- Holde orden: Du får bedre oversikt over økonomien i bedriften.
- Forebygge konflikter: Med skriftlige bevis unngår du misforståelser med kunder, leverandører eller samarbeidspartnere.
- Unngå bøter og straff: Mangelfull dokumentasjon kan føre til sanksjoner fra myndighetene.
Slik bruker du det i praksis
- Alltid ta vare på kvitteringer og fakturaer: Oppbevar dem gjerne i en egen fysisk mappe eller på en nettsky.
- Bruk et fakturaprogram: Dette sikrer riktig nummerering og gjør det enklere å overholde lovkravene.
- Noter hva kjøpet eller salget gjaldt: Slik husker du senere hva det konkrete bilaget viser.
- Oppbevar dokumenter lenge nok: Som hovedregel skal du oppbevare dette i minst fem år, men i noen tilfeller kreves det enda lenger.
Oppsummering
Dokumentasjon i bedriftssammenheng er alt som beviser at det du fører i regnskapet, faktisk stemmer. Dette kan være kvitteringer, fakturaer eller bilder av varer. Bokføringsloven stiller klare krav til innholdet i slik dokumentasjon, inkludert navn, organisasjonsnummer, fakturanummer og riktig beskrivelse av varen eller tjenesten. Med god dokumentasjon unngår du overraskelser og legger et solid grunnlag for en sunn og ryddig bedriftsøkonomi.