eFaktura er en digital måte å sende og motta fakturaer på i Norge. I stedet for at kunden din får en papirfaktura i posten, dukker eFakturaen opp direkte i nettbanken eller betalingsappen (f.eks. Vipps). Alle betalingsdetaljer er ferdig utfylt, noe som gjør det raskt og enkelt å betale.
Kort forklart
• eFaktura er utviklet av Nets og ble lansert i 2000 for privatpersoner og 2006 for bedrifter.
• Over 4 millioner privatpersoner og 40 000 bedrifter bruker allerede eFaktura.
• Tjenesten fungerer for alle norske banker, og kundene trenger bare nettbank eller en betalingsapp.
• Kunder kan aktivere «Ja takk til alle», som gjør at de automatisk mottar eFaktura fra alle bedrifter som tilbyr det.
Praktisk bruk
La oss si at du driver et lite firma som selger t-skjorter. Når du sender en eFaktura, havner den straks i kundens nettbank, helt uten at de trenger å taste KID-nummer. Kunden godkjenner betalingen med et par klikk, og beløpet trekkes på forfallsdato hvis den kobles med AvtaleGiro (automatisk trekk). Hvis kunden ikke har AvtaleGiro, må de aktivt godkjenne betalingen først.
Kan man endre beløp og forfallsdato?
Ja, kundene kan vanligvis justere beløp, forfallsdato og hvilken konto som skal belastes, direkte i nettbanken. Det gir ekstra fleksibilitet og bedre kontroll for kunden.
Personvern og felles register
For at denne løsningen skal fungere, må eFakturaløsningen kunne finne den riktige mottakeren. Derfor lagres enkelte personopplysninger (f.eks. navn, adresse, fødselsnummer) i et felles register hos bankene. Det betyr at alle betalingsflater (f.eks. flere nettbanker eller Vipps) kan hente informasjonen og vise fakturaen. Som bedrift må du derfor behandle personopplysninger i tråd med personvernlovgivningen.
Reservasjon mot bestemte utstedere
Dersom kundene ikke vil motta eFaktura fra en spesifikk bedrift, kan de reservere seg. Dette gjør at selv om de har «Ja takk til alle», vil ikke denne bedriftens eFakturaer dukke opp i nettbanken eller appen.
Fordeler for deg som bedrift
• Sparer tid og penger: Mindre papir, ingen porto, færre feil og raskere utsendelser.
• Raskere betaling: Kundene ser fakturaen raskt i nettbanken, og behøver ikke jakte på papirfakturaen.
• Færre purringer: Digitale påminnelser og en enklere betalerutine gjør at kundene oftere betaler i tide.
• Miljøvennlig: Mindre papir og transport.
Kostnader og oppstart
For å tilby eFaktura må du tegne en avtale med banken eller en ekstern leverandør (f.eks. et «fakturahotell»). Det kan være oppstartskostnader og løpende avgifter avhengig av hvilken bank eller tjenesteleverandør du velger. Vurder dette opp mot den besparelsen du får ved å slippe papir, porto og forsinkede betalinger.
Hvordan komme i gang
- Kontakt banken: Opprett eFaktura-avtale. Bankene kan ofte hjelpe deg med en løsning for både privatkunder (B2C) og bedrifter (B2B).
- Oppdater regnskapssystemet: Mange systemer støtter eFaktura fra før. Sjekk om du trenger en ekstra modul eller integrasjon.
- Informer kundene: Opplys om at du nå tilbyr eFaktura. Hvis de har «Ja takk til alle», vil de automatisk motta dine fakturaer digitalt.
- Vurder AvtaleGiro: Ved å kombinere eFaktura og AvtaleGiro kan fakturabeløpene trekkes automatisk på forfallsdato, samtidig som kunden enkelt kan se detaljer i nettbanken.
Purring og inkasso
Skulle kundene likevel ikke betale, finnes det også mulighet for å sende purringer og inkassovarsler som eFaktura. Dette kan redusere administrative oppgaver, siden alt foregår digitalt.
Oppsummering
• eFaktura er en enkel og effektiv løsning for både bedrifter og kunder.
• Kunden slipper å fylle inn lange KID-numre, og bedriften sparer penger på papir og porto.
• Bruk av felles register sikrer at riktige fakturaer havner hos riktig mottaker, men innebærer personopplysninger som må håndteres korrekt.
• Du kan starte ved å kontakte banken for en eFaktura-avtale og tilpasse regnskapsprogrammet.
• Husk å informere kundene dine og vurder kombinasjonen av eFaktura og AvtaleGiro for en helautomatisk løsning.
For en ny gründer er eFaktura et smart steg mot å gjøre faktureringen både raskere, enklere og mer profesjonell. Kunden får en bedre opplevelse, og du får bedre kontroll og raskere innbetaling.