Hva er KID-nummer?
KID-nummer (kundeidentifikasjon) er et unikt nummer som gjør at banken automatisk kan gjenkjenne betalinger. Når du sender en faktura med KID, vet systemet hvilken kunde som betaler, og hvilken regning betalingen gjelder. Dette reduserer behovet for manuell kontroll og kan spare deg for unødvendig arbeid.
Hvorfor er det nyttig for unge gründere?
• Du sparer tid: Betalinger kobles automatisk til riktig faktura.
• Du unngår feil: Mindre risiko for feilregistrering og manglende innbetalinger i regnskapet.
• Du kan vokse uten kluss: Når bedriften vokser, blir automatisk matching av betalinger stadig viktigere.
Eksempel fra hverdagen
Se for deg at du har startet et lite klesmerke. Du sender ut en faktura til en kunde, og nederst på fakturaen er det et KID-nummer. Når kunden betaler, taster hun inn dette nummeret. Banken leser informasjonen og sender deg en oversikt (OCR-fil) som matcher betalingen med den riktige fakturaen. Du slipper å bruke tid på å finne ut hvilken betaling som hører til hvilken kunde.
Oppbygging av KID-nummeret
• Lengde: Kan være fra 2–25 siffer eller 3–25 siffer, alt etter hvilken bank og avtale du har.
• Kontrollsiffer: Det siste sifferet brukes for å sjekke at KID-nummeret er skrevet inn riktig (kalles gjerne MOD10 eller MOD11).
• Fleksibel struktur: Selve rekkefølgen på sifrene bestemmes ved avtale med banken og regnskapsprogrammet ditt. Det finnes ingen sentrale regler for dette.
Avtale med banken (OCR-avtale)
For å sende ut fakturaer med KID, må du inngå en såkalt OCR-avtale med banken. Avtalen spesifiserer blant annet:
- KID-lengde (for eksempel 3–25 siffer)
- Hvilken metode banken bruker for kontrollsiffer (MOD10 eller MOD11)
- Hvilken konto innbetalingene skal gå til
- Om det skal være obligatorisk å bruke KID på alle innbetalinger
Hvis du gjør KID obligatorisk, kan ingen gjennomføre innbetaling uten KID. Det kan i noen tilfeller være utfordrende for kunder som betaler manuelt, så det er viktig å tenke gjennom hva som passer din bedrift best.
Viktig å vite
• Avtalen må være godkjent og aktiv før du sender ut faktura med KID-nummer. Ellers kan banken avvise betalingen.
• Endrer du KID-lengde eller kontrollsiffer (for eksempel ved bytte av regnskapssystem), må du opprette en ny avtale.
• Banker kan ofte ha flere aktive avtaler samtidig, slik at fakturaer med gamle KID-numre fortsatt kan bli betalt i overgangsperioder.
Kostnader
Flere banker og regnskapsprogrammer tar en fast månedspris for KID-/OCR-tjenesten (for eksempel 49 kr/mnd). Selv om det er en ekstra utgift, vil du ofte spare tid og redusere sjansen for feilregistrering. For en ny gründer er dette en vurdering: Hva du sparer på effektivitet kan ofte veie opp for den faste kostnaden.
Slik kommer du i gang
- Kontakt banken din og opprett en OCR-avtale. Diskuter KID-lengde, kontrollsiffermetode og kontoinnstillinger.
- Aktiver KID i regnskapsprogrammet ditt. De fleste programvarer har en enkel veiviser for dette.
- Send ut faktura med KID når avtalen er klar og systemet er konfigurert.
- Motta OCR-fil fra banken med betalingsdetaljer. Regnskapsprogrammet ditt bokfører automatisk innbetalingen.
- Følg med på eventuelle kostnader og oppdater KID-innstillingene hvis du bytter system eller gjør endringer i bedriften.
Fordeler og mulige utfordringer
Fordeler:
• Mindre manuelt arbeid ved matching av betalinger
• Raskere bokføring og bedre likviditetskontroll
• Mindre risiko for at betalinger havner på gal faktura
Mulige utfordringer:
• Kostnad for OCR-avtale
• Hvis du krever KID på alle innbetalinger, kan dette gjøre det vanskelig for kunder som er vant til å betale uten KID
• Bytte av KID-lengde eller kontrollsiffertype krever en ny avtale, som kan ta tid å sette opp
Oppsummering
KID-nummer er en smart løsning for å automatisere og effektivisere regnskapet. Med en aktiv OCR-avtale hos banken din kan du generere KID-nummer på fakturaer, og banken vil automatisk lese av og registrere betalingene. Dette sparer tid, reduserer feil, og gir deg bedre kontroll på inntektene. Husk at du bør ha en gjeldende avtale før du bruker KID, og at du må være oppmerksom på eventuelle kostnader og konsekvenser når du gjør endringer i systemet.
For unge gründere som ønsker å vokse raskt og holde regnskapet ryddig fra første stund, er KID-nummer en svært nyttig investering.