Elektronisk fakturering

Hva er elektronisk fakturering?

Elektronisk fakturering, ofte kalt e-fakturering, er når hele fakturaprosessen er digital – fra du oppretter fakturaen, til mottakeren får den og betaler. Du slipper papir, porto og manuell tasting, samtidig som systemene kan «snakke» direkte med hverandre. Det gjør faktureringen raskere, mer nøyaktig og ofte rimeligere.

Eksempel: I stedet for å sende en PDF på e-post til kunden din, sender du en faktura i et format som kan behandles automatisk i mottakerens regnskapsprogram.

EHF-faktura i Norge

I Norge er EHF (Elektronisk handelsformat) veldig viktig. Skal du sende faktura til det offentlige – for eksempel en kommune eller et departement – må du bruke EHF. Stadig flere private bedrifter godtar også bare EHF.

Krav for å bruke EHF

1. Du må ha et organisasjonsnummer registrert i fakturasystemet ditt.
2. Mottakeren må ha et organisasjonsnummer, og være registrert i ELMA-registeret.
3. Du må fylle inn “Deres referanse” når du sender EHF-faktura, spesielt til offentlige kunder. Dette er ofte et ressursnummer eller et prosjektnummer mottakeren krever.

Har du et moderne regnskapsprogram eller en bedriftsnettbank som støtter EHF, vil det ofte sjekke ELMA automatisk.

Peppol BIS 3.0 og utenlandsfakturering

Hvis du skal sende elektroniske fakturaer til kunder utenfor Norge (eller hvis du selv er basert i utlandet), bruker du vanligvis Peppol BIS billing 3.0. Det er en felles europeisk standard som lar deg sende og motta e-fakturaer på tvers av landegrenser.

Self-billing: En spesialform for e-fakturering

I noen bransjer hender det at mottakeren selv oppretter faktura på vegne av leverandøren. Dette kalles self-billing. Det kan være praktisk i situasjoner som affiliateutbetalinger eller royalty, der leverandør ikke selv sender faktura. Men husk at det kan medføre ekstra ansvar, for eksempel rundt merverdiavgift (MVA).

Fordeler med elektronisk fakturering

1. Tidsbesparelse: Du slipper masse papirarbeid og manuell registrering.
2. Færre feil: Må du ikke taste tall manuelt mange ganger, unngår du feilskriving og glemte vedlegg.
3. Fastere betalingsflyt: Elektroniske fakturaer er lettere å prosessere og blir ofte betalt raskere.
4. Bedre oversikt: Du kan enkelt se hvem som har betalt, og hva som utestår.

Mulige utfordringer

1. Sikkerhet og personvern: Elektroniske data kan havne i feil hender hvis du ikke har gode løsning­er med kryptering og tilgangskontroll.
2. Spamfiltrering: Enkelte systemer kan feilaktig sortere e-postvarsler som spam, spesielt i starten.
3. Overgangsperiode: Du kan oppleve at noen kunder fremdeles foretrekker papirfaktura, så du må kanskje håndtere to systemer en stund.
4. Krav til riktig utfylling: Du må passe på å fylle inn obligatoriske felt (som “Deres referanse”) og ha riktig format.

Hvordan sette i gang?

1. Velg system: Bruk et regnskapsprogram eller en nettbank som støtter EHF og evt. Peppol BIS.
2. Registrer deg i ELMA: Dette skjer ofte automatisk via leverandøren av regnskapsprogrammet eller banken din.
3. Fyll inn kundens organisasjonsnummer: Systemet vil sjekke om kunden kan motta EHF.
4. Send fakturaen elektronisk: Systemet tar seg av å sende den i riktig format.
5. Følg opp betaling: Du får bedre oversikt i systemet, og kan raskt se om kunden har betalt.

Alternativer for små volum

Hvis du bare sender noen få fakturaer i året og ikke trenger et stort regnskapssystem, kan du bruke en web-fakturaportal. Da logger du inn, registrerer fakturainformasjonen, og portalen sender fakturaen som EHF til mottakeren.

Oppsummering

Elektronisk fakturering er en effektivt måte å håndtere fakturaer på, særlig for deg som gründer med mye å holde styr på. Det går raskere, reduserer feil og gjør at pengene kommer inn på konto kjappere. Skal du jobbe med offentlige kunder, er EHF et must. Husk å være bevisst på sikkerhet, at “Deres referanse” fylles inn, og at du kanskje må håndtere både papir og e-fakturaer i en overgangsfase. Tenk også over muligheten for selvfakturering (self-billing) hvis det passer din forretningsmodell.

God fakturering!