Elektronisk arkiv

Et elektronisk arkiv er rett og slett et digitalt system der du kan lagre, organisere og finne igjen dokumenter og filer uten å måtte ha dem på papir. Du kan tenke på det som en virtuell bokhylle eller skuff fylt med mapper, men i stedet for å bruke papir og permer, bruker du datafiler på PC-en eller i skyen (som for eksempel Google Drive).

Hvorfor er dette lurt?

1. Sparer fysisk plass
   Du slipper å fylle opp kontoret med permer og bunker med papir. Dette er spesielt nyttig om du starter med et lite kontor eller jobber hjemmefra.

2. Mindre risiko for skade
   Papirdokumenter kan lett bli ødelagt av for eksempel brann og vannskader. Når dokumentene ligger trygt lagret digitalt, er de bedre beskyttet.

3. Enklere å etterleve lovkrav
   Ifølge bokføringsloven må du ofte lagre regnskapsdokumenter i 10 år. Et elektronisk arkiv hjelper deg med å oppfylle dette kravet, og du slipper at viktige papirer hoper seg opp og risikerer å forsvinne.

4. Raskt å finne frem
   De fleste elektroniske arkivsystemer har søkefunksjon. I stedet for å lete blant hauger av papir, kan du søke etter datofeltet du trenger, navnet på dokumentet eller et nøkkelord. Du finner frem på sekunder.

Hvordan fungerer det?

1. Lagring
   Du legger filene dine, som fakturaer, kvitteringer og kontrakter, i mapper i et arkivprogram eller en skyløsning.
2. Organisering
   Gi filene dine beskrivende navn, og bruk meningsfulle mappe-strukturer (f.eks. «Fakturaer» / «Kvitteringer»).
3. Søk
   Ved et par tastetrykk finner du det du leter etter – enten du vil sjekke en spesifikk dato, sum eller leverandør.
4. Sikkerhet
   Du kan sikre arkivet med passord eller totrinnsbekreftelse så uvedkommende ikke får tilgang.

Hva med eksisterende papirer?

Mange begynner med å skanne inn de viktigste dokumentene de allerede har på papir, for eksempel foreløpige regnskap, avtaler og kontrakter. De lagrer dem så i PDF-format i arkivsystemet. Det kan ta litt tid å skanne inn alt, men når du er ferdig, vil du ha alle dokumentene samlet på én plass – stabile og lette å finne.

Eksempel fra hverdagen

Tenk at du akkurat har fått en kvittering fra en leverandør. I stedet for å stappe papirkvitteringen i en skuff, tar du et bilde med mobilen og laster det opp i arkivet ditt på nett. Da trenger du ikke å bekymre deg for at kvitteringen forsvinner, og du kan når som helst hente den frem igjen.

Relaterte begreper

• Sky-lagring: Lagring hos en ekstern leverandør (f.eks. Google eller Dropbox). Da får du tilgang til filene dine fra hvor som helst.
• Backup (sikkerhetskopi): En ekstra kopi av filene dine et annet sted, i tilfelle noe skulle gå galt med hovedarkivet.
• Dokumenthåndtering: Handler om hele prosessen med å opprette, lagre, organisere og dele dokumenter. Et elektronisk arkiv er en viktig del av dette.

Vanlige misforståelser

Noen tror at et elektronisk arkiv kun handler om å ta bilder eller skanne papirer og legge dem i en mappe på datamaskinen. Men et godt system gjør det også enklere å finne, sortere og dele dokumentene i etterkant. På den måten sparer du både tid og penger, og du holder bedre orden.

Hvordan bruke dette i din bedrift

• Velg et egnet system
  Bruk gjerne et regnskapsprogram som har innebygd elektronisk arkiv. Da sørger du også for at alt lagres på en måte som oppfyller lovkravene om 10 års oppbevaring.
• Skann og rydd
  Har du viktige papirer fra før, skann dem inn og arkiver dem digitalt. Da kan du for eksempel bli kvitt gamle permer og hyllemeter med arkiv.
• Regelmessig opprydding
  Slett dokumenter du ikke trenger, og hold mappene dine oppdaterte.
• Del med teamet
  Om du har ansatte eller samarbeidspartnere, kan dere enkelt dele mapper og finne dokumenter sammen.

Oppsummering

Et elektronisk arkiv er et enkelt og trygt sted å oppbevare alle viktige dokumenter for bedriften din, enten det gjelder kvitteringer, kontrakter eller fakturaer. Du sparer plass, reduserer risikoen for tap av dokumenter, og du imøtekommer lovkravene om langvarig oppbevaring. For deg som ny gründer er dette en smart måte å holde oversikt og unngå stress når du trenger å finne et viktig papir i en fei.