Fakturamal

En fakturamal er et ferdig oppsett som hjelper deg å lage riktige og profesjonelle fakturaer. Tenk på det som en “oppskrift” hvor du bare fyller inn kundeinformasjon, vare- eller tjenestebeskrivelser og beløp. For en ny gründer er dette en enkel måte å komme i gang med fakturering uten å måtte starte fra bunnen av hver gang.

Hvorfor er en fakturamal viktig?

1. Overholder lovkrav: Den gjør det lettere å huske alle opplysningene du må ha med ifølge Bokføringsforskriften.
2. Profesjonelt utseende: Du kan tilpasse design, farger og logo så fakturaene matcher bedriftens profil.
3. Sparer tid: Du slipper å lage et nytt fakturaoppsett hver gang du selger noe.

Obligatoriske opplysninger i en faktura

I henhold til Bokføringsforskriften §§ 5-1-1 og 5-1-2 må en faktura inneholde:

• Fakturanummer (unikt)
• Fakturadato
• Selgers informasjon:
  – Navn og adresse
  – Organisasjonsnummer (og “MVA” hvis registrert i Merverdiavgiftsregisteret)
  – «Foretaksregisteret» hvis du driver et AS
• Kjøpers informasjon:
  – Navn og adresse eller org.nr.
• Beskrivelse av varen eller tjenesten (art og omfang)
• Tidspunkt og sted for levering (hvis relevant)
• Beløp (pris) og forfallsdato
• Spesifikasjon av MVA (hvis du er MVA-pliktig)

Hvis du glemmer noen av disse punktene, kan du få trøbbel med reglene. Derfor er en gjennomarbeidet fakturamal en stor hjelp.

Tre måter å oppfylle nummereringskravet

Bokføringsforskriften (§ 5-1-3) sier at alle fakturaer må ha en fortløpende og kontrollerbar nummersekvens. Det finnes tre godkjente måter å gjøre dette på:

1. Forhåndsnummererte, trykte blanketter: Du kjøper blokker med ferdig påtrykte fakturanumre.
2. Maskinelt tildelte nummer: Et fakturaprogram eller regnskapssystem som genererer nummer automatisk.
3. Annen merking som er etterprøvbar: Du kan ha et eget system, men det må kunne vise nøyaktig hvor og når du har brukt hvert nummer, uten hull i rekkefølgen.

Bruker du en gratis nedlastbar mal (f.eks. i Word eller Excel), må du altså enten skrive ut på forhåndsnummererte ark, inkludere en maskinell sekvens eller lage en annen løsning som sikrer sporbarhet.

EHF-fakturering og nettbaserte løsninger

Noen kunder, spesielt i offentlig sektor, ønsker EHF-faktura (elektronisk handelsformat). Skal du sende EHF, trenger du enten:

• Et nettbasert fakturasystem (f.eks. Conta) som støtter EHF direkte.
• Et regnskapsprogram som har samme funksjon.

Du kan alltids starte med en gratis mal og manuelt føre oversikt over nummerering, men et nettbasert system kan sende fakturaene for deg elektronisk, følge opp betalinger automatisk og til og med sende purringer hvis kunden ikke betaler i tide.

Vanlige misforståelser

1. “Jeg kan bare lage faktura i Word uten nummer.”
   – Nei, fakturaen må ha et unikt fakturanummer og en sporbar rekkefølge.

2. “Gratis mal løser alle krav automatisk.”
   – Mange gratis maler er fine, men du må selv legge inn fortløpende nummerering og sjekke at alle lovpålagte opplysninger er med.

3. “EHF er kun for store bedrifter.”
   – Nei, også småbedrifter og enkeltpersonforetak kan sende EHF. Dette kan spare deg for manuelt arbeid og hjelpe deg å bli raskere betalt.

Hvordan bruke en fakturamal i din bedrift

1. Last ned en mal: For eksempel fra jithomassen.no eller Conta. Pass på at malen har felter for alle obligatoriske opplysninger.
2. Tilpass design: Når du har tid, legg inn farger, logo og fonter som matcher bedriftens profil.
3. Sett opp nummerering:
   – Bruk forhåndsnummererte blanketter,
   – eller et program som genererer nummer automatisk,
   – eller en annen metode som gir sporbarhet.
4. Fyll inn alle lovpålagte felt: Husk å skrive inn kontaktinfo for både deg og kunden, varebeskrivelse, MVA-spesifikasjon osv.
5. Vurder nettbasert løsning: Hvis du vokser eller vil spare tid, kan et fakturaprogram ta seg av alt fra EHF-utsendelse til automatiske purringer.

Oppsummering

• En fakturamal er en ferdig oppskrift for å lage lovlige og ryddige fakturaer.
• Du må inkludere en rekke obligatoriske opplysninger, alt fra org.nr. til leveringssted og MVA.
• Fakturanummeret må følge en fortløpende sekvens uten hull, f.eks. via forhåndsnummererte ark eller et fakturasystem.
• Nettbaserte løsninger (Conta, XCELLO eller andre) kan automatisere mye av jobben for deg, inkludert EHF-fakturering og purringer.
• Velg den løsningen som passer best for bedriften din – noen starter med en gratis mal og går senere over til et nettbasert fakturaprogram når salget øker.

En god fakturamal hjelper deg å holde styr på opplysninger, fremstå profesjonell og følge reglene. For en nystartet gründer er dette et veldig nyttig verktøy som gir deg både kontroll og en proff merkevareprofil fra første faktura. Lykke til!