Hva er fakturagebyr?
Et fakturagebyr er et beløp som selger kan legge til på en faktura for å dekke de faktiske kostnadene det innebærer å lage og sende fakturaen. Typiske eksempler er utgifter til papir, porto eller den tiden det tar å behandle og poste en faktura manuelt. Noen benytter i tillegg fakturagebyr som et insentiv for å få kundene til å velge mer effektive, digitale løsninger (som eFaktura eller EHF).
Virkelige eksempler
• Du driver et lite klesmerke og sender ut noen få papirfakturaer i måneden. Du legger merke til at du både må betale for konvolutter, frimerker og bruker en del tid på å skrive ut og pakke fakturaene. For å dekke disse kostnadene kan du legge til et fakturagebyr.
• En annen mulig løsning er å inkludere gebyret (eller kostnadene) i totalprisen på varene eller tjenestene du selger. Noen kunder kan reagere negativt på ekstra gebyrer, mens andre synes det er greit hvis det er tydelig avtalt og begrunnet på forhånd.
Typiske misforståelser
- “Man kan kreve hvilket gebyr man vil.”
– Nei, finansavtaleloven fastsetter at gebyret ikke kan overstige dine reelle kostnader ved faktureringen. - “Fakturagebyr er fritatt for skatt og merverdiavgift.”
– Hvis du er momspliktig, må du legge til MVA på fakturagebyret med samme sats som varen eller tjenesten. - “Gebyr kan legges til når som helst, uten avtale.”
– Ifølge forbrukerkjøpsloven (§ 37) må det gå tydelig fram av avtalen med forbrukeren at det tilkommer et gebyr. Kunden kan nekte å betale hvis det ikke er avtalt på forhånd.
Lovverket kort fortalt
- Finansavtaleloven: Krever at fakturagebyr ikke overstiger de faktiske kostnadene med utstedelse og sending.
- Forbrukerkjøpsloven (§ 37): Hvis du selger til forbruker (privatperson), må det fremgå at det tilkommer et fakturagebyr, ellers kan kunden nekte å betale.
- Ingen fastsatt maksgrense: Det finnes ingen offisiell øvre grense, men gebyret må stå i stil med faktiske utgifter, spesielt hvis du sender papirfaktura.
Hvordan bruke dette i bedriften din
- Vurder reelle kostnader
Finn ut hva det faktisk koster å sende ut en faktura: porto, papir, konvolutter og den tiden du bruker på prosessen. - Bestem om du vil ta gebyret åpent eller “bake det inn”
Noen kunder foretrekker at prisen er total uten ekstra gebyrer. Andre synes det er helt greit med fakturagebyr, så lenge det er klart spesifisert. - Opprett en varelinje i fakturaprogrammet
De fleste økonomisystemer lar deg legge gebyret til som en ekstra linje på fakturaen. Husk å legge til MVA når du er momsregistrert. - Kommuniser tydelig
Oppgi gebyret (eller at et gebyr kan tilkomme) allerede i avtaler, tilbud og på nettsiden din. Da unngår du at kunder føler seg overrasket. - Overvei digitale løsninger
Hvis du gjerne vil spare tid og penger, kan du oppfordre kundene til å motta fakturaen gjennom digitale kanaler. Kanskje setter du et høyere gebyr på papirfaktura for å tydeliggjøre kostnadsforskjellen. - Bruk verktøy for å finne riktig pris
Er du usikker på hvor mye du faktisk bør ta i gebyr, kan du bruke en timepriskalkulator eller andre verktøy som hjelper deg med å regne ut kostnadene dine. På den måten sikrer du at gebyret er både rettferdig og lønnsomt.
Relaterte begreper
- Fakturering: Sendes ut en regning (faktura) til kunden for varer/tjenester.
- MVA: Merverdiavgift er en prosentsats som legges til prisen på varer og tjenester i Norge.
- Regnskapsprogram: Et digitalt system der du kan bokføre inntekter og utgifter, samt opprette og sende fakturaer.
Oppsummering
Fakturagebyr er et gebyr for å dekke reelle kostnader ved å produsere og sende en faktura. Ifølge lovverket kan du ta et slikt gebyr, men det må fremgå av avtalen med kunden og ikke overstige de faktiske kostnadene. Er du momspliktig, må du legge til MVA med samme sats som på resten av fakturaen.
Før du legger inn et fakturagebyr, bør du vurdere om det er bedre å “bake det inn” i totalprisen. Det er også lurt å følge med på om kundene dine vil synes et gebyr er irriterende, eller om de vil forstå at dette er en rettferdig dekning av dine faktiske utgifter. Uansett hvilket alternativ du går for, er åpenhet og tydelig informasjon nøkkelen til å holde kundene fornøyde.