Fakturaprogram

Et fakturaprogram er et verktøy som hjelper deg å lage og sende fakturaer på en ryddig og proff måte. Hvis du selger for eksempel hjemmestrikkede gensere, grafisk design eller gaming-coaching, trenger du å sende kundene dine en faktura. Her kan et fakturaprogram spare deg tid og hodebry – også om du nettopp har startet ditt første firma!

Hvorfor trenger du dette?

1. Proft inntrykk: Kunder ser at du tar bedriften din på alvor.
2. God oversikt: Du ser hvem som har betalt, og hvem som skylder penger.
3. Enklere regnskap: De fleste fakturaprogrammer hjelper med rapporter, MVA-oppgaver og bokføring.
4. Skalerbart: Et lite firma kan fort vokse. Da er det smart å begynne med et godt system tidlig.

Viktige funksjoner

• Fakturalaging: En rask måte å opprette og sende fakturaer på e-post, som PDF, i posten eller via EHF.
• KID og purring: Noen programmer har automatisk KID-matching (så du vet når folk har betalt), eller automatisk purring/inkasso når fristen går ut.
• Kunde- og vareregister: Du kan lagre kundenavn, adresser og produktene/tjenestene dine, så du slipper å fylle inn alt på nytt hver gang.
• Rapporter: Du får oversikt over salgene dine, noe som hjelper både i hverdagen og når du skal levere MVA-oppgave eller årsregnskap.

Tre eksempler på fakturaprogrammer

1) Debet Faktura

• Gratis: Inntil 5 fakturaer per år for deg som har veldig lite fakturabehov.
• Debet Start (29 kr/mnd): Ubegrenset antall fakturaer.
• Debet Faktura Pluss (59 kr/mnd): Ekstra funksjoner som gruppefakturering og mulighet for enklere purringer.
• Egeninkasso: Du kan oppgradere til Debet Egeninkasso hvis kundene ikke betaler, for raskere innkreving.
• Varianter av utsending: PDF, e-postfaktura, EHF, postlegging.
• Passer for deg som vil ha en enkel start, men med mulighet for flere funksjoner hvis du vokser.

2) Nettgiro

• Ubegrenset gratis e-postfaktura (PDF): Ingen månedsavgift eller binding, så lenge du sender fakturaer på e-post.
• Tilleggsgebyr: Hvis du sender EHF, SMS eller papirfaktura, betaler du litt ekstra per utsendelse.
• Medlemssystem: Perfekt om du driver et idrettslag eller en forening som trenger medlemskontroll.
• Web-basert: Fungerer på PC, nettbrett og mobil – du trenger ingen nedlasting.
• Passer for deg som vil ha en enkel og gratis løsning, men som kan betale litt ekstra når du trenger andre utsendingsmåter.

3) Fakturert

• Gratis PDF-nedlasting: Du kan lage og laste ned et ubegrenset antall fakturaer.
• Kostnad ved bruk av utsending fra Fakturert:
  • 49 kr per måned i administrasjonsgebyr.
  • 3 kr per utsendte e-post eller EHF-faktura.
  • 10 kr for SMS-faktura.
  • 75 kr for purring/inkasso-oppstart.
• Automatisk purring og inkasso: Ubetalte fakturaer sendes videre til Collectors AS etter forfallsdato hvis du ikke stopper det manuelt.
• Passer for deg som vil ha en løsning der purring og inkasso går av seg selv, men husk å sjekke eventuelle kostnader og frister om kundene ikke betaler.

Vanlige misforståelser

• “Gratis er alltid 100 % gratis”
  – Sjekk alltid hvor mange fakturaer som er inkludert og om det koster ekstra når du sender faktura med EHF, bruker SMS-varsler eller trenger purring.
• “Automatisk betyr at alt går av seg selv”
  – Noen systemer sender deg en påminnelse om inkassooppstart, mens andre (som Fakturert) kan overføre direkte til inkasso med mindre du stopper det. Les vilkårene nøye.
• “Jeg trenger ikke noe avansert”
  – Selv om bedriften er liten, kan du fort få mange kunder. Da er det nyttig med fakturaprogram som gir oversikt, automatisk nummerering og rapportering.

Oppsummering

Et fakturaprogram gjør fakturering enklere, mer oversiktlig og mer profesjonelt, noe som er viktig uansett om du bare selger et par ting i måneden eller vokser fort. Hovedforskjellene mellom ulike programmer ligger i hvor mye du kan fakturere gratis, hvor automatisk purring og inkasso er, og hvordan du sender fakturaer (e-post, EHF osv.). Debet, Nettgiro og Fakturert er tre eksempler som viser hvor ulikt pris, funksjoner og innkrevingsrutinene kan være. Sjekk derfor alltid prislisten og funksjonene før du velger – og prøv gjerne en gratisløsning for å finne ut om den passer for din bedrift.

Lykke til med faktureringen!