Hva er en forretningsfører?
En forretningsfører er en person eller et firma som bistår borettslag og sameier med både økonomiske og administrative oppgaver. Rollen er en blanding av daglig leder og regnskapsfører, med hovedansvar for regnskap, budsjett, felleskostnader og generell drift. Selv om det ikke er et lovkrav å ha forretningsfører, er det veldig vanlig for borettslag og sameier som ønsker å spare tid og sikre profesjonell håndtering av økonomi og vedlikehold.
Hvorfor finnes det en forretningsfører?
Hvis du og flere andre eier en bolig sammen (enten som borettslag eller sameie), kan det være krevende å holde styr på alt fra regninger og felleskostnader til vedlikehold og lovpålagte krav. Her kan en forretningsfører avlaste styret ved å:
- Være en profesjonell støttespiller og rådgiver
- Håndtere innbetalinger og regnskap
- Organisere årsmøter, styremøter og praktiske tjenester (f.eks. vaktmester)
- Håndtere kommunikasjon med myndigheter, naboer og beboere
Viktige oppgaver og ansvarsområder
En forretningsfører tar ofte på seg følgende oppgaver:
-
Regnskap og fakturering
– Registrere innbetalinger, betale regninger og føre prosjektregnskap ved større oppgraderinger. -
Budsjettering
– Lage og følge opp budsjett, inkludert å planlegge fremtidige vedlikeholdsbehov. -
Innsending av årsregnskap og rapportering
– Håndtere lovpålagt rapportering til myndighetene, eksempelvis via Samordnet registermelding for borettslag/sameier (ikke aktuelt for vanlige aksjeselskaper eller enkeltpersonforetak). -
Innkreving av felleskostnader og håndtering av inkasso
– Sørge for at beboerne betaler i tide, og eventuelt følge opp ubetalte fakturaer. -
Juridisk støtte og konfliktløsning
– Enkel juridisk veiledning, blant annet knyttet til borettslagsloven og avgjørelser i styret. -
Vedlikeholdsplaner og prosjektledelse
– Koordinere oppussing, reparasjoner og andre praktiske tjenester.
Forskjellen på borettslag og sameie
• Borettslag: Du eier en andel i det felles eide bygget. Her kan forretningsfører ha ekstra oppgaver som håndtering av felles lån, forkjøpsrett og tettere oppfølging av beboerrelaterte vedtak.
• Sameie: Du eier din egen enhet, men deler eierskapet til fellesområder. Forretningsførers rolle kan være noe enklere, men innebærer likevel regnskap, felleskostnader og generelt vedlikehold av fellesarealer.
Samordnet registermelding
Når et nytt borettslag eller sameie registreres, eller når informasjon oppdateres, benyttes Samordnet registermelding. Her kan styret legge inn opplysninger om daglig leder eller forretningsfører. I et vanlig enkeltpersonforetak eller aksjeselskap er forretningsfører som regel ikke relevant, siden de fleste av disse bedriftene ikke har behov for en egen rolle som drifter felles eiendom.
Kostnader og sammenligning av tilbud
Forretningsførere tar betalt for tjenestene de leverer, men kostnadene varierer. Noen er rene regnskapskontorer, mens andre er større forvaltningsselskaper som dekker alt fra økonomi og juridisk rådgivning til vedlikeholdsprosjekter. Sjekk gjerne flere tilbud for å:
- Finn den tjenesteporteføljen borettslaget/sameiet faktisk trenger
- Unngå å betale for tjenester dere ikke bruker
- Sikre best mulig pris for de oppgavene som er viktige
Hvordan kan dette være nyttig for deg som gründer?
Som ung gründer (17–20 år) behøver du som regel ikke en forretningsfører i egen bedrift. Men dersom du driver eller er del av et felleseid bygg eller kontormiljø med flere eiere, kan en forretningsfører hjelpe dere med å fordele utgifter, styre økonomien og sørge for at alle deltakerne slipper å bruke unødvendig tid på regnskap og administrasjon. Dermed får du mer tid til å utvikle virksomheten din.
Kort oppsummert
- En forretningsfører hjelper borettslag og sameier med regnskap, budsjett, felleskostnader og vedlikehold.
- Rollen kan variere fra enkel regnskapsføring til fullverdig eiendomsforvaltning.
- Det er ikke obligatorisk for borettslag og sameier å ha en forretningsfører, men det er en vanlig og ofte lønnsom løsning.
- For et vanlig enkeltpersonforetak eller aksjeselskap uten felles bygg, er forretningsfører normalt ikke relevant.
- Man bør sammenligne ulike forretningsførere for å finne riktig balanse mellom pris og tjenester.
Med en forretningsfører på laget kan styret i borettslaget eller sameiet fokusere på de store linjene og bo-miljøet, mens det praktiske og økonomiske styres trygt av erfarne fagfolk.