Et inkassobyrå er et selskap som hjelper bedrifter og privatpersoner med å kreve inn ubetalte regninger. Hvis kunden din ikke betaler en faktura i tide, kan du som gründer sende denne til et inkassobyrå for videre innkreving. Her får du en grundig forklaring på hva et inkassobyrå gjør, hvilke muligheter og utfordringer som ligger i inkassoprosessen, og hvorfor dette er relevant for deg som nettopp har startet firma.
Hva er et inkassobyrå?
• Et inkassobyrå tar over jobben med å kreve inn penger på vegne av en bedrift (kalt kreditor) når kundene ikke betaler innen forfallsdato.
• Det finnes 77 lisensierte inkassobyråer i Norge, alle under tilsyn av Finanstilsynet.
• Byråene må følge “god inkassoskikk”, som skal sikre at skyldner (den som skylder penger) ikke behandles urimelig.
Hvem er “størst”?
• Noen mener Intrum (tidligere Lindorff) er Norges største målt i omsetning og internasjonal tilstedeværelse.
• Kredinor omtaler seg som “Norges største inkassoselskap” på bakgrunn av antall saker.
• Visma Financial Solution, Svea og Lowell regnes også blant de største aktørene.
• Det finnes i tillegg mindre, nisjebaserte byråer som spesialiserer seg på visse bransjer, f.eks. boligselskaper, treningssentere eller energibransjen.
Slik fungerer prosessen
- Purring og inkassovarsel
– Først sender du vanligvis en purring og et inkassovarsel. Her får kunden en siste sjanse til å betale forfalt faktura. - Oversendelse til inkasso
– Dersom fakturaen fortsatt ikke er betalt, kan du overføre kravet til et inkassobyrå. - Utenrettslig inkasso
– Inkassobyrået vil minne kunden på kravet, tilby eventuelle delbetalingsplaner og forsøke å løse saken utenom rettsvesenet. - Rettslig oppfølging
– Betaler ikke kunden etter inkassovarsel, kan byrået ta saken videre gjennom rettssystemet. Det kan føre til betalingsanmerkninger og merutgifter for skyldner.
Hvorfor er dette viktig for gründere?
• Gir bedre likviditet
– Ved å bruke et inkassobyrå kan du få inn pengene raskere og samtidig frigjøre tid.
• Spar tid og krefter
– Du slipper å håndtere alle purringer og innkrevingsprosesser selv.
• Lovmessig og etisk korrekt
– Inkassobyrået kjenner reglene, har gyldig inkassobevilling og følger god inkassoskikk.
• Bevar kundeforholdet
– Et profesjonelt byrå kan legge opp til konstruktiv dialog med kunden, slik at du kanskje ikke mister kunden helt når saken er løst.
Integrasjon med økonomisystemer
• Mange inkassobyråer tilbyr moderne teknologiske løsninger som “plug-and-play”-integrasjon mot ditt regnskapsprogram eller økonomisystem. Da kan du enkelt overføre saker elektronisk og følge saken i sanntid.
• Enkelte byråer har egne nettportaler (f.eks. “Kredinor Online”) der du kan se status på ubetalte krav og dialog med kunden.
Eksempel fra virkeligheten
La oss si at du driver et lite designbyrå. Du har sendt en faktura til en kunde som skulle være betalt innen 14 dager, men du hører ingenting. Etter å ha sendt en purring, bestemmer du deg for å overføre kravet til inkasso. Det valgte inkassobyrået sender et inkassovarsel og tar kontakt med kunden. Kanskje ønsker kunden en avdragsordning, eller kanskje betaler de umiddelbart når de skjønner at det har gått til inkasso. Uansett sparer du selv tid, og det øker sannsynligheten for at du faktisk får betalt.
Refinansiering og skyldners perspektiv
• Fra kundens side kan det være lurt å ta kontakt med inkassobyrået raskt for å unngå ekstra gebyrer og anmerkninger.
• Refinansiering av gjeld kan være aktuelt hvis økonomien er presset. Ved å samle flere smålån og inkassosaker til én større gjeld, kan man få bedre oversikt og betale ned mer systematisk.
Bransjespesialisering
• Noen byråer spesialiserer seg på innkreving for treningssentre, energi- eller boligselskaper. De kan ha ekstra kompetanse om nettopp din bransje.
• Store, generalist-byråer som Intrum, Lowell eller Kredinor dekker de fleste bransjer og tilbyr et bredt spekter av tjenester, inkludert fakturahåndtering og kredittvurdering.
Slik unngår du inkassosaker som gründer
• Følg opp kunder tett og send ut purringer tidlig.
• Vurder å automatisere fakturering og påminnelser via et regnskapsprogram.
• Ha klare og tydelige vilkår i kontrakter og avtaler.
• Vær rask med å inngå delbetalingsavtaler dersom kunden sliter med å betale på forfallsdato.
Oppsummering
• I Norge finnes det 77 inkassobyråer under tilsyn av Finanstilsynet.
• Hvert byrå må forholde seg til “god inkassoskikk” og har ulike tilnærminger for å sikre rettferdighet og effektivitet.
• Flere byråer dekker svært mange bransjer, mens enkelte nisjebaserer seg på bestemte kundetyper.
• Som gründer er det viktig å vite hvordan inkasso foregår, både for å sikre penger inn og for å beskytte egne kunderelasjoner.
• Rask og tydelig oppfølging av ubetalte fakturaer kan forhindre store tap, samtidig som man ivaretar sunn likviditet i bedriften.
Ved å kjenne til hvordan inkassobyråene jobber og hvilke løsninger de tilbyr, er du bedre rustet til å håndtere ubetalte krav på en profesjonell måte. Når du bruker et inkassobyrå riktig, sparer du tid og penger – og øker sjansen for at du til slutt faktisk får oppgjøret ditt.