Inkassovarsel

Hva er et inkassovarsel?

Et inkassovarsel er et siste, formelt varsel du sender til en kunde som ikke har betalt fakturaen sin. Det må være merket med “Inkassovarsel” (eventuelt “Varsel om inkasso”), og du må gi kunden minst 14 dagers betalingsfrist før du kan gå videre med inkasso.

Inkassovarselet kommer vanligvis etter en eller flere purringer, men du er ikke lovpålagt å sende purring først. Dersom du ikke vil kreve purregebyr, kan inkassovarselet faktisk sendes allerede dagen etter at fakturaen har forfalt.

Hvorfor er dette viktig for deg?

Når du er ny gründer, er det ekstra viktig å få inn penger for varene eller tjenestene du har levert. Ubetalte fakturaer kan gå ut over likviditeten (altså hvor mye penger du har tilgjengelig), og i verste fall gjør det vanskelig å betale egne regninger.

Ved å sende et inkassovarsel viser du at du tar kravet på alvor. Du gir kunden en siste sjanse til å ordne opp før saken går videre til inkasso, noe som kan påføre dem (og deg) ekstra gebyrer og kostnader.

Slik sender du inkassovarsel

1. Pass på at fakturaen er forfalt.
2. Skriv “Inkassovarsel” eller “Varsel om inkasso” i emne/overskrift.
3. Oppgi hva kravet gjelder (for eksempel fakturanummer og beløp).
4. Gi minst 14 dagers betalingsfrist fra datoen kunden mottar varselet.
5. Opplys tydelig om at kravet vil gå videre til inkasso dersom de ikke betaler innen fristen.
6. Send varselet skriftlig (brev eller elektronisk).

Dersom du tenker å kreve purregebyr, må du vente minst 14 dager etter den opprinnelige forfallsdatoen før du sender inkassovarselet.

Gebyrer og kostnader

• Purregebyr: Du kan kreve purregebyr hvis det har gått minst 14 dager siden forfall, og du gir en ny 14 dagers frist i purringen. Du kan maksimalt kreve to gebyrer totalt (for eksempel én purring + ett inkassovarsel).
• Forsinkelsesrente: Påløper fra dagen etter at fakturaen forfaller. For privatkunder kan du ikke kreve høyere rente enn maksimalrenten som fastsettes av Finansdepartementet. For næringsdrivende kan du avtale en høyere rentesats.
• Standardkompensasjon (næringsdrivende): Hvis kunden din også er en næringsdrivende eller en offentlig myndighet, har du mulighet til å kreve inntil 470 kroner i såkalt “standardkompensasjon” fra dagen etter forfall.

Tvistesaker og forliksrådet

Dersom kunden mener at kravet ditt er feil, eller at det er en annen uenighet, kan de bestride fakturaen. I slike tilfeller kan du som regel ikke sende kravet til inkasso før dere får en rettslig avgjørelse. Den enkleste måten er ofte å ta saken til forliksrådet, som er den laveste sivile domstolen i Norge. Forliksrådet gir dere mulighet til å komme til enighet uten en omfattende rettssak.

Hva skjer hvis kunden fortsatt ikke betaler?

1. Betalingsoppfordring: Når fristen i inkassovarselet er ute, kan du overføre saken til et inkassobyrå eller fortsette prosessen selv (egeninkasso). Da sendes en betalingsoppfordring med ny frist på 14 dager.
2. Rettslige skritt: Hvis betalingen fortsatt uteblir, kan det ende med rettslig innkreving. Det betyr at saker kan tas til namsmannen eller forliksrådet, og i ytterste fall kan det bli snakk om tvangssalg av eiendeler.
3. Betalingsanmerkning: Ved fortsatt manglende betaling kan kunden få betalingsanmerkning, noe som gjør det vanskelig å få lån, abonnementer eller forsikring i framtiden.

Egeninkasso vs. fremmedinkasso

• Egeninkasso betyr at du selv holder styr på purringer, inkassovarsler, frister og eventuelle rettslige skritt. Dette kan være tidkrevende, men gir deg full kontroll.
• Fremmedinkasso vil si at du overlater saken til et inkassobyrå eller advokat. Byrået legger da til inkassosalær og følger opp saken videre. Du sparer tid og arbeid, men byrået tar som regel gebyrene eller krever betaling for tjenesten.

Kort oppsummert

• Inkassovarsel er siste skritt før formell inkasso.
• Fakturaen må være forfalt, og du må gi minst 14 dagers betalingsfrist.
• Du kan ta purregebyr hvis det har gått minst 14 dager siden opprinnelig forfall, men maks to gebyrer totalt.
• For næringskunder kan du kreve standardkompensasjon (inntil 470 kroner) fra dagen etter forfall.
• Hvis kravet ikke betales innen fristen, kan kravet sendes videre til inkasso og eventuelt ende med betalingsoppfordring, rettslige skritt og betalingsanmerkning.
• Tvistesaker må ofte løses i forliksrådet før inkasso kan iverksettes.

Fordelen med å ha gode rutiner for purringer og inkassovarsler er at du fremstår profesjonell, får inn pengene raskere og unngår unødvendige kostnader både for deg og kunden. Lykke til med bedriften din!