Hva er en inngående faktura?
En inngående faktura er en regning du mottar fra en leverandør når du kjøper varer eller tjenester på kreditt. Det vil si at du får varen eller tjenesten først, og betaler senere. Som kjøper er du pliktig til å betale fakturaen innen fristen, med mindre det er feil eller uenigheter om leveransen (for eksempel at leveransen er forsinket eller mangelfull).
Forskjellen på faktura og inngående faktura
Begrepet “faktura” er en samlebetegnelse på alle typer fakturaer. Når du mottar en faktura som bedriften din skal betale, kalles den inngående faktura. Når du sender en faktura til kunden din for å få betalt, kalles den utgående faktura.
Eksempel fra virkeligheten
Se for deg at du driver en liten kiosk. Du handler brus og snacks hos en grossist, og får varene levert i butikken. Du mottar så en faktura (altså en inngående faktura) fra grossisten, som forteller hvor mye du skylder og når betalingen må skje.
Relaterte begreper
- MVA (merverdiavgift): Dette er avgiften som spesifiseres på fakturaen. På inngående fakturaer kalles denne avgiften ofte inngående MVA. Datoen på fakturaen avgjør vanligvis hvilken MVA-periode den hører til.
- Utgående faktura: Fakturaen du sender til kundene dine når du selger varer eller tjenester.
- Betalingsfrist: Datoen du må betale fakturaen innen, for å unngå purringer og ekstra gebyrer.
- Kjøp på kreditt: Du får varen eller tjenesten nå, men betalingen skjer senere.
Vanlige misforståelser
- Blanding av inngående og utgående
Det er lett å mikse disse. Husk at en inngående faktura er noe som kommer INN til deg, mens en utgående faktura er noe du sender UT til kundene dine. - Inngående MVA gir alltid fradrag
Ikke all merverdiavgift på inngående fakturaer gir nødvendigvis fradrag. Dette avhenger av hvilke varer eller tjenester du kjøper og hvilke regler som gjelder.
Hvorfor er inngående faktura viktig for deg?
- Regnskap: Det er avgjørende å registrere alle inngående fakturaer riktig i regnskapet. Slik har du oversikt over hvor mye du skylder, og du får kontroll på kostnadene dine.
- Betalingsplikt: Du er som oftest pliktig til å betale fakturaen før betalingsfristen går ut. Dette unngår gebyrer og purringer, samt sikrer et godt forhold til leverandørene dine.
- Dokumentasjon: Den betalte fakturaen er bevis på at du har gjort opp for deg. Hvis det oppstår tvister (f.eks. feil leveranse), gir fakturaen og betalingen dokumentasjon på hva som faktisk har skjedd.
Hvordan bokføre og håndtere inngående fakturaer
- Motta og sjekk fakturaen
Når du mottar en inngående faktura, sjekk at beløpet stemmer overens med avtalt pris, og at antall og type varer eller tjenester faktisk er det du bestilte. - Registrer kostnaden i regnskapet
I regnskapsprogrammet legger du inn at dette er en inngående faktura du skylder leverandøren. Her opprettes det en leverandørgjeld (du fører beløpet som gjeld). - Beregn inngående MVA
Pass på å registrere MVA korrekt. Datoen på fakturaen avgjør hvilken MVA-periode den hører til, slik at du får riktig MVA-oversikt. - Betal og slett gjelden
Så snart du har betalt fakturaen, gjør du et trekk fra bankkontoen i regnskapet som sletter leverandørgjelden. Får du en purring, bør du undersøke om du har oversett en betaling, eller om det er feil i fakturaen. - Håndter uenigheter
Hvis varen er feil, for sent levert eller ikke levert i det hele tatt, kan du klage til leverandøren og holde tilbake betalingen til saken er oppklart. Dette er viktig dokumentasjon hvis det skulle oppstå en formell tvist.
Oppsummering
En inngående faktura er altså en regning du mottar fra leverandører når du kjøper varer eller tjenester på kreditt. Den er viktig fordi du må bokføre den korrekt, passe på eventuelle MVA-fradrag, og betale i tide for å unngå purringer og gebyrer. Skulle det oppstå feil eller uenigheter, bør du ta kontakt med leverandøren før du betaler. Med god kontroll på inngående fakturaer sikrer du et ryddig regnskap og et bedre samarbeid med leverandørene dine.