Kassasystem

Hva er et kassasystem?

Et kassasystem er et verktøy som lar deg registrere salg, ta imot betalinger og holde oversikt over inntekter. Tenk på det som “hjertet” i butikken, kafeen eller salgsboden din: Alt som blir solgt, går gjennom kassasystemet. I dag kan et kassasystem være alt fra en fysisk kasse med kontanter og kvitteringsskriver til en app på mobil eller nettbrett.

Kontantsalg i bokføringsreglene

Når du selger en vare eller tjeneste og kunden betaler med én gang, kalles det kontantsalg. Det spiller ingen rolle om kunden betaler med kontanter, kort, Vipps eller lignende – så lenge betalingen skjer der og da. Ifølge bokføringsreglene må du bruke et kassasystem som er godkjent (produkterklært) hvis du har kontantsalg. Dette sikrer at alt registreres riktig, og at du kan dokumentere inntektene dine.

Hvorfor er det viktig?

Et godt kassasystem gjør at du:

Har full kontroll på hvor mye du tjener hver dag.
Unngår feil og krøll i regnskapet.
Gir kunde en kvittering som bevis på kjøpet.
Følger loven når du har kontantsalg – og unngår bøter.

Uten et ordentlig kassasystem kan du fort miste oversikt over salgene dine. Det kan føre til at du ikke rapporterer riktige tall til skatt, og det blir vanskeligere å vite hva du egentlig tjener.

Eksempel fra virkeligheten

Si at du driver en kiosk som selger brus og sjokolade. Hver gang du selger en brus for 30 kroner, taster du dette inn i kassasystemet. Systemet:

Regner ut hva kunden skal betale.
Oppretter en salgskvittering.
Oppdaterer salgsrapporten, slik at du vet hvor mange enheter du har solgt.

På slutten av salgsdagen kjører du kasseoppgjøret (dagoppgjøret). Da teller du hvor mye penger som faktisk ligger i kassa (inkludert kort, Vipps eller andre betalingsmåter), og sjekker det mot rapporten i kassasystemet. Slik får du et presist totalbeløp for dagens salg, for eksempel 1500 kroner.

Ikke bare en bankterminal

Mange blander kassasystem med bankterminal, men de to tingene gjør litt forskjellige oppgaver:

Kassasystemet registrerer salget og holder oversikt over hvilke varer som er solgt.
Bankterminalen tar imot selve betalingen fra kortet.

Ofte “snakker” kassasystemet og bankterminalen sammen. Når du taster inn et salg i kassa, sendes informasjonen til terminalen, og betalingen registreres tilbake i kassa så alt blir korrekt dokumentert.

Kravet om produkterklært kassasystem

Et produkterklært kassasystem betyr at kassasystemet er meldt inn til Skatteetaten gjennom et eget skjema, og følger kassasystemloven og -forskriften.

Har du bokføringsplikt og selger varer med kontantsalg, må du bruke et produkterklært kassasystem.
Hvis du ikke kan følge disse reglene, må du i stedet sende ut faktura på alle salg, selv små beløp.
Har du et kassasystem som ikke er produkterklært, kan du risikere gebyrer eller andre reaksjoner fra Skatteetaten.

Dagoppgjør (kasseoppgjør)

Etter hver salgsdag må du ta et daglig kasseoppgjør. Da:

Teller du opp kontantene i kassen (hvis du bruker kontanter).
Sjekker salg med kort, Vipps eller andre betalingsmåter.
Sammenligner det du fysisk har av penger med tallene i kassasystemet.

Dette oppgjøret gjør det enklere å fange opp feil, og du har fullstendig oversikt over hva som er solgt i løpet av dagen.

Unntak fra kravet om kassasystem

Det finnes noen unntak der du ikke er pålagt å bruke kassasystem, for eksempel:

Hvis du tjener under 50 000 kroner i året.
Hvis du bare har “sporadisk” kontantsalg under en viss grense (3 x folketrygdens grunnbeløp).
Automatsalg eller ubetjente salgssteder.
Dersom du utsteder kontantfaktura på hvert salg.

Selv om du er unntatt, må du likevel kunne dokumentere salgene. Det kan være ved hjelp av en forhåndsnummerert bok eller salgsbilag. Du er også pliktig til å kunne gi en kvittering hvis kunden ber om det. På slutten av dagen må du dessuten ta et daglig oppgjør med opptelling av pengene du faktisk har.

Vanlige misforståelser

“Jeg selger lite, trenger ikke kasse.” Du er fortsatt pliktig til å følge bokføringsreglene hvis du har kontantsalg.
“Et kassasystem er kun en fysisk kasse.” Det kan like gjerne være en digital app eller et nettbrett, så lenge det er produkterklært og oppfyller kravene.

Slik kommer du i gang

Skaff et produkterklært kassasystem som passer bedriften din.
Registrer alle varer og tjenester med riktig pris.
Gjennomfør daglig kasseoppgjør for å holde regnskapet i orden.
Oppdater systemet regelmessig med nye produkter og eventuelle prisendringer.

Oppsummering

Et kassasystem er kjernen i bedriften din hvis du selger noe mot kontant oppgjør (kort, kontant, Vipps, osv. der betalingen skjer på stedet). Det hjelper deg å holde orden på inntektene og følge de lovpålagte reglene, særlig bokføringsreglene for kontantsalg. Husk å velge et produkterklært system, ta daglig kasseoppgjør og sørg for at du gir kundene kvittering dersom de ber om det. På den måten sikrer du at salgsregistreringen din er trygg, lovlig og enkel å holde styr på – også når bedriften vokser.