Hva er kontantprinsippet?
Kontantprinsippet betyr at du bokfører (og skattlegger) inntekter og utgifter når pengene faktisk kommer inn på eller går ut av kontoen din. For eksempel, hvis du får betalt for en jobb i april, registreres inntekten din i april – selv om arbeidet ble gjort i mars.
Hvem må følge kontantprinsippet?
Denne metoden er spesielt pålagt for lønn når du rapporterer til myndighetene via a-meldingen. Men kontantprinsippet gjelder også andre typer inntekter, ifølge Skatteetaten:
• Lønnsinntekt (ikke ENK)
• Pensjon
• Skattepliktig underholdsbidrag, understøttelse og lignende
• Trygdeytelser
• Renter av lån i Lånekassen
• Inntekt ved salg av egenproduserte kunstverk (og kostnader knyttet til dette)
Et praktisk eksempel
Du selger et design til en kunde i mars, men kunden betaler ikke før i april. Med kontantprinsippet registreres inntekten i april, når pengene dukker opp på kontoen. Slik blir det enkelt å se kontantstrømmen i bedriften: penger inn i april, penger ut i april (for eksempel hvis du kjøper noe i april), og så videre.
Kontantprinsippet for lønn
Når det gjelder lønn, er kontantprinsippet pålagt i a-meldingen. Rapporter lønnen i den måneden du faktisk utbetaler den.
• Hvis du betaler desemberlønn i januar, skal den rapporteres i a-meldingen i januar.
• Det kan bety at arbeidsgiver, som ønsker et mer nøyaktig bilde av regnskapet, velger å periodisere disse kostnadene tilbake til desember. Men i skattemeldingen skal det likevel stå at lønnen ble utbetalt i januar.
Konsekvenser for ansatte
Dersom lønn for desember settes inn i januar, kan det blant annet påvirke:
• Feriepenger – Feriepengeloven ser på inntekt opptjent i et kalenderår. Forskubbing av lønn kan flytte en del av grunnlaget til neste år.
• NAV-ytelser – For eksempel dagpenger eller uføretrygd, som kan bli påvirket av hvor mye inntekt du formelt har i løpet av et kalenderår.
• Trinnskatt – Hvis flere lønninger havner på samme side av nyttår, kan det påvirke skatteberegningen for den ansatte.
Periodiseringsprinsippet i kontrast
Periodiseringsprinsippet handler om å føre transaksjoner i den perioden de “hører hjemme,” uansett når betalingen skjer. Mens kontantprinsippet viser et klart øyeblikksbilde av hva som har gått inn og ut av kontoen, gir periodisering ofte et mer nøyaktig bilde av når inntekten ble skapt eller kostnaden oppsto.
Kombinasjon av kontant- og periodiseringsprinsippet
Selv om du må følge kontantprinsippet for lønn (til skattemyndighetene), kan bedriften periodisere i regnskapet for andre formål. Mange bruker et regnskapsprogram eller et økonomisystem som enten støtter begge metodene eller lar deg manuelt legge til periodisering. På den måten får du både:
• En enkel oversikt over faktiske kontantstrømmer.
• Et mer presist bilde av når inntekter og utgifter faktisk ble “opptjent” eller påløpt.
Hvorfor er dette nyttig for deg?
- Enklere bokføring: Ser du kun på pengestrøm, blir regnskapet ofte mer oversiktlig for små selskaper og gründerbedrifter.
- Spesielt krav for lønn: Du slipper å lure på hvilken måned lønnen skal regnes inn i skattemeldingen eller a-meldingen, siden du må følge kontantprinsippet uansett.
- Bevisst handlemåte: For deg som arbeidsgiver kan det være lurt å bestemme utbetalingsdato tidlig, så du unngår overraskelser for de ansatte – som endringer i skattekort, feriepenger eller NAV-ytelser.
Tips og triks
• Vurder lønnsutbetalingsdato: Skal lønn for en bestemt måned utbetales tidlig nok til at den faller i samme kalenderår? I desember kan du vurdere å flytte lønnsutbetaling før nyttår om det er viktig for dine ansatte.
• Periodiser i regnskapet: Selv om lønnsutbetalingen rapporteres i januar, kan du periodisere kostnaden i desember for å gjenspeile den faktiske arbeidsperioden.
• Følg reglene for andre inntektstyper: Hører du til blant dem som får pensjon, trygd eller renteinntekter fra Lånekassen, bør du vite at også disse inntektene følger kontantprinsippet for beskatning.
Oppsummering
Kontantprinsippet handler om å bokføre og beskatte inntekter og kostnader i den måneden du faktisk får eller betaler penger. Dette er enkelt å forstå og et lovkrav for lønnsrapportering. Likevel kan bedrifter periodisere i regnskapet for å få en mer nøyaktig oversikt over når utgifter og inntekter egentlig hører hjemme.
For en ung gründer med et ferskt selskap er reglene ofte mest oversiktlige når du følger kontantprinsippet. Samtidig er det lurt å være bevisst på at periodisering gir et riktigere økonomisk bilde på lengre sikt – spesielt når du vokser. Husk også at endring av lønnsutbetalingsdato kan ha konsekvenser for de ansatte, så ta en bevisst vurdering av hva som passer din bedrift best.