Hva er kontogrupper?
Kontogrupper er et nivå i regnskapet som hjelper deg å forstå og organisere kontoene dine. Når du ser et kontonummer, er det de to første sifrene som angir kontogruppen. Dette skiller den fra kontoklassen, som bare er det første sifferet.
• Kontoklasse (første siffer): Viser om kontoen gjelder inntekt (3xxx), kostnad (5xxx–7xxx), eiendel (1xxx) eller gjeld (2xxx).
• Kontogruppe (to første sifre): Spesifiserer en underkategori innen kontoklassen. For eksempel 30 for avgiftspliktig salgsinntekt, 31 for avgiftsfri salgsinntekt osv.
Hvorfor er kontogrupper viktige?
- Enklere oversikt: Ved å gruppere kontoer som ligner hverandre (f.eks. alle avgiftspliktige salg) blir det lettere å forstå hva som er hva i regnskapet ditt.
- Korrekt MVA-behandling: Kontogrupper hjelper deg å skille mellom avgiftspliktige og avgiftsfrie inntekter (f.eks. 30 for avgiftspliktig, 31 for avgiftsfri). Dette sikrer at MVA beregnes riktig.
- Raskere bokføring: Flere regnskapsprogrammer lar deg søke på nøkkelord (f.eks. “salg” eller “leie”), og så foreslår de riktige kontogrupper på bakgrunn av hva slags transaksjon du fører.
- Avstemming: Kontogrupper kan også koble regnskapskontoer mot bankkontoen din, slik at du enklere matcher og avstemmer transaksjoner. For eksempel kan du sette opp gruppe for 1920 Bank mot den reelle bankkontoen din.
Eksempel på ulike kontogrupper
Nedenfor ser du noen vanlige kontogrupper fra en standard kontoplan (basert på norsk standard). Listen er mye lenger, men her er et lite utdrag:
- 10 Immaterielle eiendeler
- 19 Kontanter, bankinnskudd o.l.
- 30 Salgsinntekt, avgiftspliktig
- 31 Salgsinntekt, avgiftsfri
- 32 Salgsinntekt, unntatt avgiftsplikt
- 50 Lønn til ansatte
- 70 Kostnad transportmidler
- 71 Kostnad og godtgjørelse for reise
- 80 Finansinntekt
- 81 Finanskostnad
Vil du se hele listen? De fleste standard kontoplaner går fra 10 til 89, hvor hvert tosifret nummer samler kontoer som ligner. For eksempel kan kontogruppe 30 ha flere underkontoer (3000, 3001, 3002 osv.) for ulike MVA-satser, rabatter eller uttak av varer.
Eksempel: Salg av T-skjorter
Se for deg at du driver en liten nettbutikk og selger T-skjorter. Da vil du normalt bokføre:
- Avgiftspliktig salg (25 % MVA): Under kontogruppe 30 (for eksempel 3000 Salgsinntekter, avgiftspliktig).
- Avgiftsfritt salg: Under kontogruppe 31 (for eksempel 3100 Salgsinntekter, avgiftsfritt) dersom du har produkter eller tjenester uten MVA.
Innenfor disse gruppene kan det være enda flere kontoer som dekker spesielle tilfeller, slik Luca Regnskap nevner: Du kan ha opp til 13 underkontoer i kontogruppe 30 bare for ulike varianter av mva-behandling og salgsrabatter.
Avstemming gjør alt ryddigere
God avstemming betyr at du matcher det som står i regnskapet mot det som faktisk skjer i banken.
- Et eksempel: Kontogruppe 19 (Kontanter, bankinnskudd o.l.) kan settes opp mot kontoen “1920 Bank” i regnskapet ditt. Når du får inn en betaling fra en kunde, kan programmet ditt automatisk foreslå at du matcher den mot en utestående faktura på salgskontoen din.
- Flere funksjoner: En del økonomisystemer tilbyr automatisk, halvautomatisk eller manuell avstemming. De viser deg sum av valgte regnskapsposter (f.eks. salg), sum av valgte bankposter (f.eks. innbetaling) og differansen mellom disse. Alt dette styres ofte via definerte kontogrupper.
Unngå vanlige feil
- Feil kontogruppe ved MVA-fritak: Pass på at avgiftsfrie salg ikke blandes med avgiftspliktige.
- Bruk av feil underkonto: Enkelte ganger trengs en spesifikk konto innenfor kontogruppe 30. Sjekk at du velger riktig “salgsinntekt med 25 % MVA,” “salgsinntekt med 15 % MVA,” osv., hvis regnskapsprogrammet ditt støtter flere satser.
- Uoppdatert kontoplan: Kontoplaner kan variere, og det kan komme endringer i regelverket. Sjekk derfor jevnlig at du fører riktig kontogruppe i henhold til oppdatert norsk standard.
Oppsummering
Kontogrupper er kort sagt de to første sifrene i en kontoplan og hjelper deg å:
- Raskt se om det er en inntekts-, kostnads- eller balansepost (kombinert med kontoklassen).
- Holde styr på MVA-behandling (f.eks. 30 for avgiftspliktig, 31 for avgiftsfri).
- Matche regnskapskontoer mot bankkontoer, noe som forenkler avstemmingen.
For en ung gründer som vil lære regnskap, er det lurt å skaffe seg minst én oversikt over hvilke kontogrupper som er viktigst for deg – som regel inntekter (30-serien) og kostnader (50, 60 eller 70-serien). Bruker du et moderne regnskapsprogram, slipper du å kunne alt i hodet: Du kan søke på stikkord, så finner systemet forslag til riktige kontogrupper. Men litt grunnkunnskap om hva kontogrupper er, gjør deg sikrere på at du bokfører riktig og unngår kjedelige MVA-feil.
Husk at hvis du er usikker, kan du alltid sjekke en fullstendig kontoplan eller spørre i regnskapsprogrammet ditt om hvilke kontogrupper som passer best for akkurat din transaksjon. Lykke til!