Kostnadsføring handler om når og hvordan en utgift blir bokført som en kostnad i regnskapet. For en nystartet gründer kan dette virke komplisert, men i prinsippet dreier det seg om å føre opp forbruket av penger og ressurser på riktig tidspunkt. Her får du en oppdatert og mer fullstendig gjennomgang av hva kostnadsføring innebærer, og hvorfor det er viktig for bedriften din.
Kostnad vs. utgift
• En utgift oppstår når du forplikter deg til å betale for noe – for eksempel når du kjøper varer eller betaler fakturaen for en tjeneste.
• En kostnad oppstår når du faktisk forbruker ressursene (varen eller tjenesten).
Du kan også ha utgifter som ikke (ennå) er kostnader, som for eksempel merverdiavgift (mva) du betaler inn til staten. Og motsatt: Du kan ha kostnader uten samtidig utgift, som avskrivninger på et eiendel (du betaler ikke noe nytt hver måned, men kostnaden “fordeles” over tid).
Faste, variable, direkte og indirekte kostnader
• Faste kostnader: Disse er stabile på kort sikt, for eksempel husleie, strøm eller fast lønn. De endrer seg ikke veldig mye selv om produksjonen går litt opp eller ned.
• Variable kostnader: Disse svinger med produksjonsvolumet eller salget. Kjøper du inn mer garn når du strikker flere gensere, økes de variable kostnadene når salget går opp.
• Direkte kostnader: Kan knyttes direkte til et spesifikt produkt, som garnet til en genser eller gummien til en gummistøvel.
• Indirekte kostnader: Påvirker hele bedriften, men kan ikke knyttes til ett enkelt produkt. For eksempel lønn til de som jobber med mange ulike oppgaver, kaffe på kontoret eller strøm til belysning.
Når blir en utgift kostnadsført?
I regnskapsprogrammet (eller økonomisystemet) ditt vil du ofte se at en faktura registreres som en utgift. Men den blir først en kostnad når du faktisk bruker varene eller tjenestene:
- Du kjøper inn 100 t-skjorter for 5000 kroner. Dette er en utgift som vanligvis føres på lagerkonto (14xx).
- Etter hvert som du selger t-skjortene, føres de ut av lagerkonto som varekost (f.eks. 43xx). Da blir beløpet kostnadsført.
Slik får du et riktig bilde av hvor mye virksomheten din faktisk forbruker i en gitt periode.
Automatisk kostnadsføring og lagerstyring
Dersom du driver med fysiske varer, kan du sette opp systemet ditt slik at det automatisk kostnadsfører varekostnad (innkjøpspris) med en gang du registrerer et salg. Dette krever at:
- Alle innkjøp bokføres mot varelager (14xx).
- Når varen selges, trekkes kostprisen automatisk fra lageret og føres mot en varekostnadskonto (43xx).
Dette gir jevnlig oppdatert oversikt over lagerverdien og kan gjøre regnskapet mer presist. Pass på at kostprisene er satt korrekt, og at systemet er riktig programmert for automatisk bokføring.
Kostnadsføring vs. aktivering
I tillegg til å føre utgifter som kostnader, kan du noen ganger være nødt til å aktivere dem:
• Kostnadsføring direkte: For mindre kjøp eller engangsutgifter (for eksempel under 30 000 kroner og med kort levetid) kan du føre alt i én smell.
• Aktivering: Større investeringer (for eksempel over 30 000 kroner fra 2024 og med en levetid på mer enn 3 år) skal inn i balansen som en eiendel. Da fordeler du kjøpesummen over flere år gjennom avskrivninger (kostnaden spres utover levetiden).
Avskrivninger er et godt eksempel på hvordan noe kan være en kostnad uten at du «fysisk» betaler hver måned – du fordeler bare kjøpesummen. Dette gir et mer rettferdig bilde av hvor mye verdien av eiendelen blir “brukt opp” over tid.
Fremskutt kostnadsføring og utsatt inntektsføring
I noen situasjoner, spesielt i bransjer med store fremtidige forpliktelser (olje og gass, anlegg osv.), kan man:
• Fremskynde kostnadsføring ved å opprette en avsetning for forventede fremtidige utgifter. Slik kan man fordele kostnader over flere perioder.
• Utsette inntektsføring hvis en del av betalingen gjelder forpliktelser du skal oppfylle i fremtiden.
For små, nystartede bedrifter er dette ofte lite aktuelt, men det er viktig å vite at slike alternativer finnes – og at Skatteetaten ofte krever grundig dokumentasjon hvis du velger å føre utgifter eller inntekter i en annen periode enn akkurat når du betaler eller får betalt.
Kostnadsføring i praksis: noen tips
- Skill klart mellom utgifter og kostnader: Kjenn til forskjellen, slik at du får riktig periodisering i regnskapet.
- Få kontroll på lageret: Bokfør alle innkjøp på en lagerkonto. La systemet utføre automatisk kostnadsføring ved salg.
- Vurder aktivering mot direkte kostnadsføring: Er kjøpet stort og har lang varighet, må du aktivere og avskrive. Er det lite? Kostnadsfør det med én gang.
- Husk at mva ofte ikke er en kostnad: Du innbetaler den bare videre til staten.
- Ha orden i dokumentasjonen: Ved avskrivninger og avsetninger vil Skatteetaten kunne kreve bevis for at du fører ting på riktig måte.
Oppsummering
• En utgift er forpliktelsen du pådrar deg, mens en kostnad oppstår når du bruker ressursene.
• Faste kostnader endrer seg lite i takt med salget, mens variable kostnader øker eller minker med produksjonen.
• Direkte kostnader går til ett bestemt produkt, mens indirekte kostnader fordeles på hele bedriften.
• Kostnadsføring skjer ofte løpende, men store investeringer aktiveres og avskrives over tid.
• Ved varehandel bør du registrere innkjøp på lagerkonto og kostnadsføre automatisk ved salg.
• Fremskutt kostnadsføring og utsatt inntektsføring forekommer mest i større selskaper med langsiktige forpliktelser.
Når du som ung gründer forstår disse prinsippene, er du bedre rustet til å ta gode økonomiske valg. Lykke til med bokføringen!