Hva er en kreditnota?
En kreditnota (noen ganger kalt kreditfaktura) er i praksis en “negativ faktura” som brukes for å rette opp i en feil eller endring i en tidligere faktura. I stedet for å slette en feilfakturert faktura (noe du ikke har lov til, på grunn av krav om ubrutt fakturanummerserie), lager du en kreditnota som opphever eller reduserer det opprinnelige fakturabeløpet. Har kunden allerede betalt, får de penger tilbake eller et tilgode; hvis ikke, slipper de helt eller delvis å betale det opprinnelige beløpet.
Visste du at ordet “kreditnota” stammer fra at beløpet du krediterer kunden, faktisk tilgodeskrives kundens konto hos deg som selger?
Eksempel fra hverdagen
Tenk deg at du har et lite mobildeksel-firma og sender faktura på 200 kroner i stedet for 100 kroner. Har du allerede sendt fakturaen til kunden, kan du ikke bare slette feilen. Du må opprette en kreditnota på 100 kroner. Da blir regnskapet riktig, og kunden får enten tilbake 100 kroner eller et tilgode dersom de allerede har betalt hele summen. Har de ikke betalt, slipper de nå å betale den delen av beløpet som var feil.
Hvorfor er kreditnota viktig for gründere?
- Korrekt regnskap: Du må ha en ubrutt fakturanummerserie. Ved feil må du altså lage en kreditnota i stedet for å slette fakturaen.
- Lovkrav: Skatteetaten kan kreve at du viser både den opprinnelige fakturaen og kreditnotaen ved en eventuell kontroll (bokettersyn).
- Kundetillit: Når du håndterer feil på en ryddig måte, viser du profesjonalitet og tar kunden på alvor.
Når trenger jeg å sende kreditnota til kunden?
- Hvis fakturaen allerede er sendt: Da må du også sende kreditnotaen til kunden. På denne måten ser de at det opprinnelige kravet er redusert eller opphevet.
- Hvis fakturaen ikke er sendt: Du trenger bare kreditnotaen i ditt eget regnskap for å dokumentere feilen. Kunden skal nemlig ikke betale noe de ikke har blitt fakturert for i utgangspunktet.
Delkreditering (bare litt av fakturaen)
Noen ganger er det kun deler av en faktura som er feil, for eksempel hvis en kunde bare returnerer én av flere varer. Da kan du “delkreditere” fakturaen. Du oppretter en kreditnota for den delen som er feil (for eksempel 50 kroner av 200 kroner) slik at resten av beløpet forblir uendret.
Hel kreditering (hele fakturaen)
Hvis hele fakturaen er feil, oppretter du en kreditnota for hele beløpet. Dette annullerer det opprinnelige kravet. Husk at du ofte vil måtte opprette en ny, korrekt faktura med riktig beløp og sende den til kunden hvis de fortsatt skal betale noe.
Opprettelse av kreditnota i praksis
- Finn den opprinnelige fakturaen: Sørg for at du vet nøyaktig hvilket fakturanummer og beløp du skal kreditere.
- Lag en kreditnota: I de fleste regnskapsprogram (for eksempel Snapbooks eller SpareBank 1 Regnskap) finnes det en egen funksjon for “Krediter faktura”. Denne tar informasjonen fra den opprinnelige fakturaen og oppretter en “negativ” versjon.
- Merk kreditnotaen tydelig: Den skal inneholde samme informasjon som fakturaen og opplyse tydelig hvilken faktura den gjelder.
- Send til kunden (hvis relevant): Dersom du allerede har sendt fakturaen, bør du også sende kreditnotaen til kunden, så de ser at beløpet er korrigert.
- Før i regnskapet: Bokfør kreditnotaen med negativt fortegn, slik at tallet trekkes fra i inntektene dine.
Vanlige misforståelser
• “Jeg kan bare slette fakturaen i systemet.”
– Nei, det er ikke lovpålagt riktig. Du må opprette en kreditnota i stedet.
• “Jeg trenger ikke å sende kreditnotaen til kunden.”
– Jo, hvis kunden allerede har mottatt den opprinnelige fakturaen, må de informeres om at kravet er endret.
• “Jeg kan ikke kreditere bare en del av beløpet.”
– Jo, det kalles delkreditering og er både mulig og vanlig.
Oppsummering
Kreditnota er et viktig verktøy for gründere. Den retter opp i feilfakturering uten å bryte nummerserien i fakturaene, sikrer et lovmessig korrekt regnskap og gir kundene en ryddig opplevelse. Husk at hvis du ikke har sendt ut en faktura ennå, holder det å ha kreditnotaen for ditt eget regnskap. Om du krediterer alt eller bare litt, handler om hva som er feil med den opprinnelige fakturaen. Dersom du krediterer hele fakturaen og kunden fremdeles skal betale et annet beløp, må du også sende en ny, korrekt faktura.
Ved å ha gode rutiner for fakturering og kjapp reaksjon når feil oppstår, sørger du for et sunt kundeforhold og en trygg regnskapspraksis – selv om du har ditt helt ferske firma. Kreditnotaen er med andre ord en helt essensiell “angreknapp” for det økonomiske helhetsbildet i bedriften din!