Utenlandsremittering betyr ganske enkelt at du overfører penger til en leverandør eller samarbeidspartner som holder til i et annet land. For deg som er ung gründer og akkurat har startet en bedrift, kan dette virke komplisert. Men med riktig informasjon og gode rutiner i regnskapsprogrammet ditt, blir utenlandsbetalinger også en enkel del av hverdagen. Her får du en oversikt over hva du bør vite, vanlige begreper, typiske fallgruver og praktiske tips.
Hva er utenlandsremittering?
Utenlandsremittering er en betaling eller overføring fra din norske bankkonto til en konto i utlandet. Du kan for eksempel importere varer fra et firma i Tyskland, eller kjøpe tjenester fra et selskap i USA. Da må du som oftest oppgi ekstra informasjon (IBAN, SWIFT/BIC og eventuelle clearingkoder) for at betalingen skal gå igjennom internasjonale systemer uten problemer.
Hvorfor er dette viktig for din bedrift?
• Du sikrer at leverandører i utlandet får betalingene sine i tide, noe som gir gode kundeforhold og færre klager.
• Riktig oppsett i regnskapsprogrammet sparer deg for mye hodebry, returfiler og feil.
• Korrekte data reduserer risikoen for forsinkede betalinger og gebyrer fra banker.
• Du får en enkel og ryddig bokføring som gjør det lettere ved årsavslutning og revisjon.
Viktige begreper du må kjenne til
IBAN (International Bank Account Number)
• IBAN er et standardisert kontonummer brukt i EU/EØS-land og Sveits, men kan også brukes i andre land.
• Mange land bruker 24 tegn i IBAN, men lengden varierer mellom land (for Norge er IBAN typisk 15 tegn).
• Hvis du betaler til et land som krever IBAN (for eksempel Tyskland), må du alltid oppgi IBAN i feltet som regnskapsprogrammet ditt har for dette.
SWIFT/BIC-kode
• SWIFT-kode (også kalt BIC) identifiserer mottakerens bank og land.
• En gyldig SWIFT-kode er vanligvis 8 eller 11 tegn. Har du bare 8 tegn, legger du ofte til “XXX” på slutten for å få 11.
• For mange europeiske land må du oppgi både IBAN og SWIFT.
Clearingkode (Bankfilial)
• Visse land, hovedsakelig utenfor Europa (f.eks. USA), bruker ikke IBAN. Da skriver du inn et vanlig kontonummer og en egen clearingkode (ofte kalt “routing number” i USA).
• Denne clearingkoden legges i noen systemer i feltet “Bankfilial,” “Clearingkode” eller lignende.
Returfiler
• Når du sender en betaling, får du ofte en returfil tilbake fra banken (eller fra det systemet du bruker).
• Returfilen inneholder en status for om betalingen gikk igjennom. Får du feil, skyldes det ofte manglende eller ugyldig IBAN, SWIFT eller clearingkode.
Oppsett i regnskapsprogrammet
Selv om detaljene varierer fra system til system, er det noen viktige steg som går igjen:
-
Aktiver utenlandsbetaling
• I flere programmer må du aktivere “Utenlandsremittering” på den aktuelle leverandøren. I Visma Business, for eksempel, krysser du av for “Utenlandsremittering” i feltet “Lev.pref.”
• Sørg også for å angi riktig landkode på leverandøren, slik at programmet vet hvordan det skal håndtere IBAN-krav. -
Legg inn riktig bankinformasjon
• Sjekk alltid om du skal bruke IBAN eller vanlig kontonummer.
• Legg inn SWIFT (BIC) hvis landet krever det.
• For USA og andre land som ikke har IBAN, må du ofte fyre inn en clearingkode i tillegg.
• Noen regnskapsprogrammer har et eget felt for “Bankfilial” eller “Clearingkode.” Finn ut hvor dette feltet er, og fyll det ut korrekt. -
Juster landsinnstillinger
• Enkelte systemer (som Visma Business) har innstillinger i “Bedriftsparametere > Land,” hvor du kan velge “Unntas IBAN kontroll” for land som ikke bruker IBAN.
• Dette gjør at programmet ikke krever IBAN-format for land hvor IBAN ikke er aktuelt (som USA). -
Bankavtaler
• Enkelte banker krever at du har en tilleggsavtale for utenlandsbetalinger. Sjekk med banken din eller leverandøren av regnskapsprogrammet om du trenger å oppgradere eller aktivere slike avtaler på forhånd. -
Returfiler og feilmeldinger
• Får du feilmelding på en returfil, betyr det ofte at IBAN, SWIFT eller clearingkode mangler eller er ugyldig.
• Sjekk 1) at leverandørens informasjon er riktig, 2) at landet er riktig valgt, og 3) at du har lagt inn eventuelle tilleggsopplysninger (f.eks. mottakerens adresse).
• Om problemet vedvarer, kan du kontakte bankens kundeservice eller søke hjelp i supportfora.
Vanlige misforståelser
-
“Jeg trenger ikke IBAN hvis jeg allerede har et kontonummer.”
– I land som bruker IBAN, må du oppgi IBAN i stedet for (eller i tillegg til) vanlig kontonummer. -
“En forkortet SWIFT-kode går alltid fint.”
– Mange systemer synes at 8 tegn er for kort. For å få 11 tegn kan du legge til “XXX” på slutten hvis du har en 8-tegns SWIFT-kode. -
“Alle land følger samme regler.”
– Nei. Land utenfor EU/EØS krever ofte andre opplysninger. F.eks. USA bruker clearingkode i stedet for IBAN.
Eksempel: Kjøp av varer fra Tyskland
- Du oppretter en leverandør i regnskapsprogrammet og fyller inn landkode “DE.”
- Bruk leverandørens IBAN (som kan være 22–27 tegn for tyske banker) og SWIFT-kode (11 tegn).
- Huk av for “Utenlandsremittering” hvis systemet spør.
- Gjennomfør betalingen.
- Du mottar en returfil som viser om betalingen gikk ok.
Tips for en smidig prosess
-
Sjekk alt på forhånd
– Innsamling av korrekt bankinfo fra leverandøren er halve jobben. -
Bruk supporten
– Står du fast, tilbyr både banken og programleverandøren ofte hjelp, samt egne diskusjonsforum. -
Husk valutakostnader
– Når du overfører penger til utlandet, kan banken ta valutagebyr eller bruke en bestemt vekslingskurs. Ha dette i budsjettet ditt. -
Vær forberedt på ekstra dokumentasjon
– Av og til ber banker om leverandørens fulle adresse, avtalenummer eller fakturakopi. Forsikre deg om at du har dette klart.
Oppsummering
• Utenlandsremittering er betalingen du gjør til leverandører utenfor Norge.
• IBAN kan ha varierende lengde avhengig av land, og SWIFT/BIC er ofte nødvendig.
• Enkelte land (som USA) bruker clearingkoder i stedet for IBAN.
• I mange programmer må du krysse av for “Utenlandsremittering” på leverandøren, oppdatere landsinnstillinger og eventuelt velge “Unntas IBAN kontroll.”
• Feil meldes ofte via returfil; løsningen er som regel å rette opp i leverandørinformasjonen.
• Har du behov for egne bankavtaler for utenlandsbetalinger, bør du fikse dette før du forsøker å gjennomføre betalingen.
• Gå til supportkanaler eller diskusjonsforum om du står fast – det finnes mange som har løst tilsvarende problemer.
Med riktig forberedelse blir utenlandsbetalinger en naturlig og trygg del av virksomheten din. Husk å holde leverandørinformasjonen oppdatert, så unngår du flaskehalser og øker profesjonaliteten i bedriften din! Lykke til.