Når du driver en bedrift, samler du ofte opp kvitteringer, fakturaer og andre dokumenter som beviser kjøp og salg. Disse dokumentene kalles bilag. Nå er det faktisk lov (og ganske vanlig) å oppbevare alt digitalt. Det kalles bilagsskanning når du tar et bilde av, eller skanner, papirbilaget og lagrer det digitalt.
Hva er bilagsskanning?
Bilagsskanning lar deg ta vare på dokumentene dine uten å drukne i papir. Tenk på det som en ryddig mappe på PC-en, der alle kvitteringer og fakturaer ligger lett tilgjengelig. Du slipper rot og får enkel tilgang når du trenger det.
Eksempel fra virkeligheten
La oss si at du driver en liten nettbutikk. Du handler inn varer og får kvitteringer. I stedet for å samle på papirkvitteringer, tar du bilde av dem med mobilen og laster opp i et regnskapssystem – for eksempel via en egen skanneapp. Når du senere sjekker regnskapet, kan du klikke på en transaksjon og se kvitteringen som et vedlegg. Enkelt og greit!
Viktige regler for bilagsskanning
- Knytt hvert bilag til riktig transaksjon.
– Bilaget skal vise hvorfor du fører utgiften eller inntekten i regnskapet. - Sørg for god lesbarhet.
– Bruk standard filformat som JPG, PNG eller PDF.
– Pass på at hele bilaget er med på bildet, og at teksten kan leses tydelig. - Forklaring og signatur når det er uklart.
– Hvis bilaget ikke åpenbart er relevant for bedriften, kan du skrive en kort forklaring og signere det før du laster opp, så myndighetene ser hvorfor du tok med nettopp dette bilaget.
Hvorfor er dette nyttig?
- Bedre orden: Slutt på bortkomne papirer – alt ligger digitalt på ett sted.
- Spar tid: Du finner enkelt frem til riktig bilag når du bokfører eller trenger dokumentasjon.
- Mer fleksibelt: Du kan dele bilagene med regnskapsfører uten å møtes fysisk.
- Lovlig papirløst: De fleste skattemyndigheter aksepterer digitale bilag fullt ut, så lenge kravene til lesbarhet og dokumentasjon er fulgt.
Bruk av mobilapper med kunstig intelligens
Noen regnskapssystemer tilbyr skanneapper som tolker kvitteringene for deg. De:
- Gjenkjenner (OCR) tekst og tall i kvitteringen.
- Fyller ut feltene i regnskapet automatisk.
- Viser varsel hvis bildet er for dårlig, slik at du kan ta nytt bilde.
Med en slik app slipper du å taste inn alt selv, og du får raskt kontroll på regnskapet.
Kort oppsummert
Bilagsskanning er en enkel, lovlig og effektiv måte å håndtere regnskapsbilag på. Har du mobilen tilgjengelig, kan du ta bilde av kvitteringen med én gang du kjøper noe til bedriften. Sørg for at alt er lesbart, knytt bilaget til riktig transaksjon, og legg inn forklaring om du trenger å dokumentere hvorfor kjøpet hører til i firmaet. Slik får du et ryddig regnskap med minimal papirmølje – og du er alltid klar om noen spør om dokumentasjon.