Hva er et kundekartotek?
Et kundekartotek er en strukturert oversikt over alle kundene dine (tidligere, eksisterende og potensielle). Mange kaller det også for en “kundeliste”, men sammenlignet med en enkel liste inneholder et kundekartotek ofte mer detaljert informasjon. For eksempel finner du kontaktopplysninger, kjøpshistorikk, fakturaer, eventuelle pågående saker og notater fra kundesamtaler.
• Enkelt forklart: Kundekartotek = “Kundeliste + tilleggsdata (historikk, avtaler, oppfølging).”
Hvorfor er det nyttig?
-
Raskere og mer nøyaktig regnskap
– Hvis du bruker et regnskapsprogram eller et økonomisystem, kan kundekartoteket automatisk oppdateres når du sender fakturaer eller mottar betaling. Dette gir enkel oversikt over utestående fordringer, betalte beløp og hvem som er de mest aktive kundene dine.
– I mange systemer blir kundekartoteket opprettet automatisk straks du sender din første faktura, så du slipper å gjøre alt manuelt. -
Bedre salgs- og markedsføringsmuligheter
– Vet du allerede hva kundene har kjøpt, og hvilke kampanjer de reagerte på? Med et godt kartotek kan du lettere planlegge tilbud, sende ut nyhetsbrev eller følge opp telefonsamtaler basert på tidligere kjøp.
– Et CRM-system kan i tillegg gi deg mulighet til å ringe, sende SMS og lagre notater direkte på kundekortet, noe som sparer tid og sikrer at alle på laget har oppdatert informasjon. -
Kundeservice og relasjonsbygging
– Kunder som føler seg ivaretatt, blir gjerne lengre hos deg. Et oppdatert kundekartotek gjør at du raskt finner historikken deres og kan svare bedre på spørsmål.
– Ifølge noen undersøkelser er den vanligste grunnen til at kunder slutter å handle hos en leverandør at de ikke føler seg prioritert. Med et kundekartotek har du bedre forutsetninger for å gi personlig oppfølging.
Eksempel: Sjokolade AS
Et lite, fiktivt firma kalt Sjokolade AS trenger å finne ut hvor mye de har solgt til hver enkelt kunde for å føre regnskapet. Med et kundekartotek kan de enkelt åpne kundekortene og se hver kundes kjøp, fakturaer og utestående beløp. Dette gjør det raskere å få kontroll på regnskapet. Har de i tillegg oversikt over e-post og telefonnummer til alle kundene, kan de sende tilbud om nye smaker eller kampanjer direkte.
Kundekartotek og “kundeliste” – er det det samme?
Noen kilder bruker ordene om hverandre, mens andre definerer kundekartotek som en mer omfattende database med detaljer om hver kunde, mens “kundeliste” kun viser et enkelt oppsett av navn og kontaktinfo. Uansett begrep: Det viktigste er at du har et system for å lagre og hente frem data om kundene dine.
Hvordan komme i gang?
- Velg et system
– Start i et regnskapsprogram, et enkelt Excel-ark eller et dedikert CRM-system. Det viktigste er at det er enkelt å vedlikeholde. - Importer eller legg til kunder
– Hvis du allerede har kundedata (f.eks. i Excel), kan du importere dem inn i systemet ditt for å spare tid. Husk å “vaske” dataene først, slik at alt er korrekt stavet og formatert. - Oppdater jevnlig
– Legg inn nye kunder så raskt som mulig og rediger/slett gamle data ved behov. Jo mer oppdatert kundekartoteket er, desto større verdi gir det.
Leverandørkartotek – en nyttig tvilling
Husk at du kan ha samme type oversikt over leverandørene dine. Dette kalles et leverandørkartotek og gjør det enkelt å se hva du skylder, avtalehistorikk og leveringsbetingelser. Slik får du enda mer kontroll over bedriftens totale drift.
Oppsummering
• Et kundekartotek er en mer eller mindre detaljert oversikt over alle kundene dine.
• Det gir deg bedre kontroll på regnskapet, fordi du raskt ser inntekter, forfalte fakturaer og betalingshistorikk.
• Du kan også bruke informasjonen til målrettet salg, markedsføring og kundepleie.
• Det finnes løsninger som automatisk oppretter og vedlikeholder kundekartoteket ditt, spesielt hvis du bruker et moderne økonomi- eller CRM-system.
• Vær nøye med å oppdatere data regelmessig: Gode og ferske data er selve nøkkelen til et nyttig kundekartotek.
Har du kontroll på kundene fra starten av, slipper du tidkrevende feil og frustrasjon senere. Et ryddig kundekartotek lar deg bruke mer tid på å utvikle bedriften og bygge gode relasjoner med kundene dine – uansett om du selger sjokolade eller driver et helt annet slags firma.