En kvittering er et lite dokument (enten på papir eller digitalt) som viser at du har kjøpt eller solgt noe. For deg som akkurat har startet ditt aller første firma, kan en kvittering kanskje virke ubetydelig. Men den er faktisk svært viktig – den forteller hva som er kjøpt, hvem som har solgt det, hvor mye du har betalt, og den beskytter både kjøper og selger. Kvitteringen fungerer også som et “bilag” i regnskapet ditt, noe myndighetene stiller klare krav til.
Hva er en kvittering?
En kvittering er bevis på at en handel er gjort opp der og da. Hvis du betaler med kort eller kontant i en butikk, får du vanligvis en kvittering med én gang. Kjøper du på nett, kan du motta en digital kvittering eller en faktura. Hovedforskjellen fra en faktura, er at faktura ofte brukes når betaling skjer senere enn salgstidspunktet, mens du får en kvittering når du betaler umiddelbart.
Krav til innholdet i en gyldig kvittering
For at en kvittering skal være lovlig og funksjonell i regnskapet, må den oppfylle visse minimumskrav:
- Selgers navn og organisasjonsnummer (org.nr)
- Dato for kjøpet
- En beskrivelse av hva som er solgt (vare eller tjeneste)
- Pris på varen/tjenesten
- MVA-beløp (hvis aktuelt)
- Unikt kvitteringsnummer (sporbarhet)
- Salgs-/leveringssted (f.eks. butikkens adresse eller leveringsadresse)
I noen tilfeller skal også kjøpers navn/adresse/organisasjonsnummer være oppført. Dette gjelder særlig:
- Når du kjøper varer for videresalg (f.eks. råvarer du skal lage noe av og selge videre).
- Kontantbetalinger mellom 1 000 og 40 000 kroner. Da skal selger skrive navnet ditt (og bedriftsnavn om du har et), samt stemple og signere kvitteringen.
- For kontante kjøp over 40 000 kroner må kjøperens navn og firma uansett føres på kvitteringen.
Unntak – små bedrifter og kontantfaktura
De fleste som selger kontant i fysisk butikk, trenger et godkjent kassesystem som automatisk sørger for at kvitteringen har all nødvendig informasjon. Driver du derimot en svært liten bedrift med lav omsetning, eller bruker du såkalt “kontantfaktura” (som også viser kjøpers navn), kan du i visse tilfeller slippe et fullstendig kassesystem. Reglene her kan variere, så sjekk opp hva som gjelder for din situasjon.
Hvorfor er kvittering viktig for bedriften din?
- ◾ Du har dokumentasjon for at et kjøp eller salg har funnet sted.
- ◾ Du kan trekke fra utgifter på skatten (der det er aktuelt), fordi du har gyldig bilag i regnskapet.
- ◾ Du viser at du følger loven og unngår bøter og problemer fra Skatteetaten.
- ◾ Du har bevis på et kjøp ved reklamasjoner eller feil på varen.
Slik bruker du kvitteringen i regnskapet
- Ta vare på den!
– Legg den et trygt sted eller enda bedre, ta et bilde eller skann den. - Noter formålet.
– For eksempel “kundelunsj” eller “kontorrekvisita.” Da husker du hva det var til. - Før den i regnskapssystemet ditt.
– Både Snapbooks, Conta og Fiken har mobilapper som gjør at du kan ta bilde av kvitteringen og føre den som et bilag med én gang. - Arkiver riktig.
– Du er pliktig til å oppbevare kvitteringene i minst fem år. Digitale kopier godtas så lenge de er tydelige og sikre.
Eksempel
La oss si at du driver en liten t-skjorte-butikk på nett og kjøper råvarer (t-skjorter i bulk) i en fysisk butikk. Hvis du betaler kontant 3 000 kroner, må butikken inkludere navnet ditt og eventuelt bedriftsnavn, i tillegg til å stemple og signere kvitteringen. Du tar så bilde av kvitteringen, fører den i regnskapet som “varekjøp for videresalg,” og oppbevarer originalen eller bildet som dokumentasjon.
Vanlige misforståelser
- “Bankutskrift erstatter kvittering.”
– Nei, bankutskrift viser bare at penger er trukket, ikke hva du kjøpte, eller at selger er en bestemt virksomhet. - “Kvittering og faktura er det samme.”
– Nei, en faktura brukes når betalingen skjer senere. Kvittering viser at betalingen allerede er gjennomført. - “Små kjøp = ingen krav.”
– Det er riktignok litt enklere krav for kjøp under 1 000 kroner, men du bør uansett få en kvittering for å dokumentere hva du har kjøpt.
Oppsummering
En kvittering er mye mer enn en tilfeldig papirlapp: Den er et lovpålagt dokument som gir deg og myndighetene full oversikt over hva som kjøpes og selges. Pass på at du alltid får med deg alle nødvendige detaljer, spesielt hvis du handler med kontanter eller i store beløp. Som ny gründer hjelper gode kvitteringsrutiner deg å holde regnskapet ryddig og lovlig, og du sparer både tid, penger og hodebry i lengden.