Lagerkorreksjon

Hva er lagerkorreksjon?

Lagerkorreksjon er en justering av lagerbeholdningen for å matche det du faktisk har på lager. Hvis systemet ditt viser at du har 50 enheter av et produkt, men fysisk telling viser 47 (eller omvendt), bør du gjøre en lagerkorreksjon. Denne prosessen er viktig både for oversiktens skyld og for å holde regnskapet korrekt. I noen systemer (for eksempel Tripletex) kan du også bruke lagerkorreksjon for å registrere et varemottak.

Hvorfor er lagerkorreksjon viktig?

1. ► Riktig lagerbeholdning
   Dersom du selger varer du ikke faktisk har, risikerer du forsinkelser og misfornøyde kunder. Har du på den andre siden varer du ikke vet om, binder du kanskje unødvendig opp penger i nyinnkjøp.

2. ► Nøyaktig regnskap
   Lagerverdien påvirker hvor mye som vises i regnskapet ditt, blant annet på balansekontoer (f.eks. 1460) og kostnadskontoer (f.eks. 4300). Ved å justere lageret riktig unngår du feil i økonomirapporter og skatt.

3. ► Lavere risiko for feil
   Oppdages avvik sent, kan det føre til at du må gjøre store og tidkrevende rettelser. Ved jevnlige lagerkorreksjoner finner du småfeil før de vokser seg store.

Slik gjør du lagerkorreksjon i praksis

Fremgangsmåtene kan variere mellom ulike systemer (Tripletex, Visma, visma.Net ERP m.fl.). Her er en generell steg-for-steg:

1. ▶ Finn avviket
   Begynn med en varetelling eller en mindre, rullerende telling for å avdekke hvor systemet ikke stemmer med virkeligheten.

2. ▶ Velg riktig funksjon i systemet ditt
   – I Tripletex: Gå til «Produkt → Lager → Lagerkorreksjoner» → «Ny lagerkorreksjon.»
   – I Visma eller andre ERP-systemer: Se etter et eget menyvalg kalt «Lagerjustering», «Beholdningsendring» eller lignende.

3. ▶ Referer til opprinnelig varemottak (om aktuelt)
   I noen systemer (f.eks. visma.Net ERP) bør du hente opp kvitteringsnummeret for det opprinnelige mottaket. Da sørger du for at kostprisen tilknyttet de nye/enklere varene blir korrekt, og at systemet vet nøyaktig hvilke varer du justerer.

4. ▶ Husk riktig kostpris
   – Antall × Kostpris = “Utvidet kostnad.”
   – Legger du kun inn én av verdiene, kan systemet beregne resten.
   – Pass på at kostprisen er realistisk: Justerer du opp antall varer uten å oppgi riktig kostpris, får du feil lagerverdi i regnskapet.

5. ▶ Gjennomfør selve korrigeringen
   – Oppgi det nye, faktiske antallet du vil ha på lager.
   – Vær obs på retningen: I Tripletex skal du i prinsippet ikke legge inn negative tall i feltet for antall (programmet ordner «fra-lager» og «til-lager» automatisk). I andre systemer kan man legge inn negative tall, men bare hvis de støtter det.
   – Fullfør prosessen ved å klikke «Opprett» eller «Lagre.»

6. ▶ Dokumentér endringer og begrunnelse
   – Noter gjerne en kort forklaring, f.eks. «Fysisk telling viste 5 flere enheter enn systemet.»
   – Hvis noe blir feil, kan du i mange systemer gå inn på referansenummeret til korreksjonen og enten slette eller rette den.

Reservering og plassering

Flere ERP-systemer har funksjoner for å «reservere» varer til ordre før de kommer til lager (såkalt “harde” eller “løse” bindinger). Dette kan påvirke lagerkorreksjon, fordi varene kan være «bundet» til bestillinger:

• «Harde bindinger»: Varer er spesifikt låst til en ordre, og korrigeringer kan kreve at du først fristiller eller oppdaterer bindingen.
• «Løse bindinger»: Systemet kan automatisk reservere varer når du mottar dem, og da oppdateres beholdningen uten at du må endre alt manuelt.

I tillegg kan noen systemer ha sted- eller lokasjonsbasert lagerstyring. Hvis dette er aktivert (f.eks. i Visma), kan du være nødt til å korrigere på et mer detaljert nivå – og da er standard lagerkorreksjon deaktivert. Før du retter opp i «globale» lagerbeholdninger, pass på at du ikke overskrider kapasiteter eller regler for den spesifikke lagerlokasjonen.

Vanlige feil og tips

1. ► Bruke minus-tegn feil
   I Tripletex oppgir du alltid positive antall og velger hvilket lager du flytter fra/til. Bruker du minus-tegn i feil felt, kan du ende opp med å legge til snarere enn å trekke fra beholdning. Sjekk alltid hvordan ditt system håndterer negative tall.

2. ► Glemme å koble til rett ordre eller rett mottak
   I visma.Net ERP henter du ofte opp kvitteringsnummeret til opprinnelig mottak. Glemmer du dette, registrerer du kanskje en ny og feil kostpris.

3. ► Glemsel av kostpris
   Sørg for at «Antall», «Kostpris» og «Utvidet kostnad» henger sammen. En feil innstilling påvirker hele lagerverdien.

4. ► Slette i stedet for å korrigere
   Dersom du fjerner et gammelt mottak i stedet for å justere det, kan du ende opp med ufullstendig historikk. Bruk heller funksjonen for «Justering»/«Korrigering» slik at du har en ryddig logg over alt som har skjedd.

Oppsummering

Lagerkorreksjon er en nyttig nøkkelrutine for bedrifter som selger eller produserer fysiske varer. Uansett om du brenner for å drive en liten nettbutikk eller har større planer, bør du:

• Telle jevnlig: Finn avvik tidlig.
• Justere riktig: Følg programvare-spesifikke regler, inkludert riktig bruk av positive/negative antall.
• Ta hensyn til økonomi: Sørg for at konteringen blir korrekt (f.eks. 1460 mot 4300), og at kostprisen blir riktig hvis du legger til varer.
• Dokumentere alt: Skriv en kort forklaring på hvorfor du gjør justeringen. Det hjelper deg senere hvis noe blir feil.

Med disse tipsene og litt innsikt i hvordan systemene dine håndterer lagerkorreksjon, blir det enklere å holde oversikt over hva du faktisk har på lager – og dermed også drive en sunn, lønnsom bedrift.