Leverandørreskontro – hva er det, og hvorfor er det viktig?

Hva er leverandørreskontro?

Leverandørreskontro er en underkonto i regnskapet ditt som viser alt du skylder til hver enkelt leverandør. Du kan tenke på det som et “miniregnskap” for hver leverandør, der du legger inn fakturaer, kreditnotaer og betalinger. Denne oversikten gjør det enkelt å se nøyaktig hvor mye du skylder, og om alt er betalt riktig.

Lovpålagt ved kredittkjøp

Har du leverandører som sender faktura (altså at du betaler senere, ikke kontant), er det faktisk lovpålagt i Norge å kunne vise hva du skylder hver enkelt leverandør. Årsaken er at det skal være mulig å dokumentere ubetalte fakturaer for skatt og revisjon.

Hvordan fungerer det i praksis?

1. Leverandørnummer/reskontronummer
   Når du oppretter en ny leverandør i økonomisystemet, får leverandøren som regel et eget nummer, for eksempel 20001. Dette nummeret kobles mot kontoen for leverandørgjeld (ofte 2400 i hovedboken), men med en egen “underdeling” som gjelder den spesifikke leverandøren.

2. Få en faktura (kredittkjøp)
   Hvis du kjøper varer for 10 000 kroner og ikke betaler umiddelbart, føres det ofte som et negativt beløp i leverandørreskontroen (f.eks. -10 000 kroner). I mange systemer betyr minus at du skylder penger.

3. Betale fakturaen
   Når du betaler, fører du det samme beløpet som et positivt tall (f.eks. +10 000 kroner). Da nullstilles saldoen for den aktuelle leverandøren, og du skylder ikke lenger penger for den fakturaen.

NB! Enkelte regnskapssystemer kan vise dette med omvendt fortegn, men prinsippet er det samme: du ser hva du skylder, og når du har betalt, går reskontroen i null.

Åpne og lukkede poster

• Åpne poster: Ubetalte fakturaer som ikke er helt oppgjort.
• Lukkede poster: Fakturaer som er fullt betalt.

Noen systemer lar deg automatisk lukke små differanser, for eksempel beløp under 9,99 kroner. Dette er nyttig hvis du har små avrundingsfeil eller lignende som ikke er verdt å følge opp manuelt.

Avstemming (Rekonsiliering)

Avstemming betyr at du sjekker at det du har bokført i leverandørreskontroen, matcher det leverandøren har i sine papirer. Dette kan innebære å:

1. Be om en oppdatert oversikt fra leverandøren.
2. Sammenligne fakturaer og betalinger.
3. Rette opp eventuelle feil (f.eks. mangelfull bokføring eller overbetaling).

Regelmessig avstemming sørger for at du ikke plutselig oppdager store avvik, noe som er spesielt viktig før årsoppgjøret.

Hvorfor er dette nyttig for deg som ung gründer?

1. Bedre kontroll på kostnader
   Du unngår overraskelser og vet alltid hvor mye du skylder, og når betalingene forfaller.
2. Likviditetsstyring
   Du kan planlegge utbetalingene dine i tide og sørge for nok penger på konto.
3. Profesjonelt inntrykk
   Riktig og presis betaling bygger et godt forhold til leverandørene dine.
4. Spar tid med automasjon
   Moderne regnskapsprogrammer kan kobles til nettbanken, så betaling og bokføring skjer automatisk.
5. Møt lovkrav
   Du oppfyller kravet om å kunne dokumentere regnskapet nøyaktig dersom myndighetene spør.

Oppsummering

Leverandørreskontro gir deg full kontroll over hva du skylder til hver enkelt leverandør og er lovpålagt når du foretar fakturabaserte kjøp. Ved å sjekke reskontroen ofte, håndtere åpne poster og avstemme regelmessig, unngår du misforståelser, ekstra gebyrer og forsinkelser. Dette er veldig nyttig for en nyoppstartet bedrift som ønsker å bruke mest mulig tid på å vokse, i stedet for å rote seg bort i uoversiktlig regnskap.