En ordre er en bekreftelse på at noen har bestilt en vare eller tjeneste av deg, og at du som selger forplikter deg til å levere det som er avtalt. Ofte sender du først et tilbud til kunden (for eksempel på en jobb eller et produkt), og når kunden aksepterer tilbudet, sender du ut en ordre som en formell bekreftelse.
Hva inneholder en ordre?
En typisk ordre bør inneholde:
- Navn og kontaktinfo til både kjøper og selger
- Beskrivelse av varen eller tjenesten som skal leveres
- Antall, pris og eventuelle rabatter
- Leveringsmetode og leveringstidspunkt
- Andre avtaler, for eksempel betalingsbetingelser eller spesielle vilkår
Det er viktig å sende ordren til kunden slik at begge parter er sikre på hva som er avtalt. Om kunden lurer på noe senere eller du trenger å sjekke detaljer, har dere ordren å vise til.
Eksempel fra virkeligheten
- Tilbud og ordre: Du er en håndverker som legger nytt gulv. Først sender du et kostnadsoverslag (tilbud). Når kunden sier “ja” til dette, lager du en ordre som bekrefter avtalen.
- Nettbutikk: Har du en nettbutikk hvor en kunde kjøper et par sko, sender du ofte en ordrebekreftelse til kunden på e-post. Dette er en skriftlig dokumentasjon som sier at bestillingen er mottatt.
Slik henger alt sammen
- Tilbud: Du foreslår en løsning eller produkt og oppgir pris og betingelser.
- Ordre: Når kunden aksepterer tilbudet, sender du en ordre for å bekrefte bestillingen.
- Faktura: Etter at varen eller tjenesten er levert (eller underveis, avhengig av avtale), sender du en faktura for å be om betaling.
På denne måten opprettholder du en ryddig og profesjonell prosess som gjør det enkelt for både deg og kunden å følge opp kjøpet.
Vanlige misforståelser
- Å tro at ordren er det samme som endelig salg. Et salg er først fullført når kunden har mottatt det dere har avtalt, og du har fått betalt.
- Å hoppe rett til fakturering. Ofte er det lurt å ha en skriftlig bekreftelse i form av en ordre før du sender fakturaen.
Hvorfor er dette viktig for din bedrift?
- Profesjonelt inntrykk: Et tydelig system med tilbud, ordre og faktura gir kundene dine tillit og viser at du har orden i sakene.
- Dokumentasjon: En ordre fungerer som et bevis på bestillingen, noe som er nyttig hvis kunden senere har spørsmål om leveransen.
- Planlegging: Med oversiktlige ordrer kan du lettere planlegge innkjøp, produksjon og tidsbruk.
Kort oppsummert
En ordre er det neste steget etter at du har sendt et tilbud og kunden har sagt ja. Den bekrefter hva som skal leveres, for hvilken pris og når det skal skje. Så snart ordren er på plass, vet alle parter hva som er avtalt, og du kan trygt gå videre til å levere varen eller tjenesten – og etterpå sende faktura. På denne måten får du en trygg og forutsigbar arbeidsflyt som er enkel å følge opp, uansett om du selger pizza eller legger nytt tak.