En ordrebekreftelse er en bekreftelse på at en bestilling er mottatt. Den sendes ofte fra en selger til en kunde etter at kunden har lagt inn en bestilling, enten det er varer eller tjenester. Her går vi gjennom hvorfor ordrebekreftelsen er nyttig, hvordan den brukes, og hva som skiller den fra en faktura.
Hva er en ordrebekreftelse?
Enkelt forklart er ordrebekreftelsen en måte å si:
«Hei, vi har registrert bestillingen din. Her står hva du får, hvilken pris du betaler, og når du kan forvente levering.»
Den kan inneholde:
• Hvilke varer eller tjenester som er bestilt
• Pris, inkludert merverdiavgift (mva) der det gjelder
• Leveringstidspunkt eller forventet levering
• Selgerens og kjøperens kontaktinformasjon
Selv om den kan ligne en faktura, er ordrebekreftelsen ikke et formelt salgsdokument. For bokføring må du ha en faktura, kvittering eller et annet gyldig salgsdokument.
Vanlige situasjoner og eksempler
• Nettbutikk: Det er vanlig å sende en ordrebekreftelse på e-post rett etter at kunden har handlet og betalt. Dette gir kunden trygghet og oversikt, men erstatter ikke en faktura eller kvittering.
• Håndverkertjenester: Trenger du å bekrefte en jobb som skal gjøres (for eksempel snekker- eller malerarbeid)? Ordrebekreftelsen viser hva oppdraget innebærer og hva det koster.
Vanlige misforståelser
-
«Ordrebekreftelse = faktura.»
– Nei. Ordrebekreftelsen sier bare at bestillingen er mottatt. Du trenger fremdeles en faktura for å tilfredsstille regnskapskravene. -
«Ordrebekreftelse holder i regnskapet.»
– Nei. Myndighetene krever en faktura eller et annet godkjent salgsdokument. En ren ordrebekreftelse er ikke tilstrekkelig.
EHF-ordrebekreftelse og offentlig sektor
EHF (Elektronisk handelsformat) er en standard som blant annet brukes når offentlige oppdragsgivere bestiller varer og tjenester. EHF-ordrebekreftelse gir mulighet for:
• Standardisert arbeidsflyt: Mindre manuelt arbeid og færre feil.
• Sporbarhet og kontroll: Alle bestillinger og bekreftelser er lagret digitalt.
• Mulighet for å følge opp miljø- og samfunnsansvar: Data fra EHF kan vise hvor bærekraftige kjøpene er.
• Punchout-funksjonalitet: Bestiller kan gå «ut» av sin løsning og handle direkte i leverandørens nettbutikk, men likevel få dataene trygt tilbake i systemet.
Når leverandøren mottar en EHF-ordre, kan de sende en EHF-ordrebekreftelse tilbake. Deretter kan informasjonen gjenbrukes for videre fakturering eller rapportering.
Hvordan bruke ordrebekreftelse i din bedrift?
-
Send ordrebekreftelse raskt
– Så snart en kunde legger inn en bestilling, send en bekreftelse – manuelt eller via et regnskapsprogram/økonomisystem. -
Sørg for riktig informasjon
– Vær nøye med antall, pris, leveringsdato og kontaktinfo. Ved feil, er det som oftest best å arkivere ordrebekreftelsen og lage en ny, fremfor å endre den direkte. -
Husk faktura!
– Uansett hvor detaljert ordrebekreftelsen er, må du likevel sende en formell faktura for at salget skal bokføres etter lovens krav.
Kort oppsummering
• Ordrebekreftelse = «Vi har mottatt bestillingen din.»
• Den er ikke et erstatningsbilag for faktura.
• EHF-ordrebekreftelser brukes særlig i offentlig sektor for å spare tid, unngå feil og holde oversikt, også med tanke på miljø- og samfunnsansvar.
• Ved endringer eller feil i ordrebekreftelsen kan du arkivere den og lage en ny versjon.
• Send alltid en faktura i tillegg, slik at alt blir riktig dokumentert i regnskapet.
Med en tydelig og korrekt ordrebekreftelse får kunden oversikt over bestillingen sin, og du slipper misforståelser. Bare husk at det er fakturaen som faktisk «teller» i regnskapet. Lykke til!