En personalliste er en oversikt over alle som jobber i en bedrift – dette kan være fast ansatte, deltidsansatte, vikarer, kontraktører og ekstrahjelp. Hensikten er å kunne dokumentere hvem som jobber og når de er på jobb. Myndighetene krever dette for å hindre svart arbeid og sikre at alle får riktig lønn, og at skatter og avgifter blir betalt.
Hvorfor trenger du en personalliste?
Tenk på en personalliste som en slags “gjestebok” for ansatte. Den viser hvilke personer som er på jobb hver dag, og nøyaktig når de starter og slutter. Dette gjør det tydelig for myndighetene at alle som jobber i bedriften din har lovlige arbeidsavtaler, og at du som arbeidsgiver har kontroll på lønn og arbeidstider.
Viktigst av alt: Dette bidrar til å forebygge svart arbeid og juks, fordi det skal være lett for Skatteetaten eller andre tilsyn å sjekke at alt går riktig for seg.
Hvem må føre personalliste?
Enkelte bransjer er lovpålagt å bruke personalliste. Dette gjelder spesielt:
- Serveringssteder (restauranter, kafeer, catering, gatekjøkken og utesteder)
- Bilverksteder, bilvask og billakkering
- Frisører, skjønnhetssalonger, manikyr, spa og lignende
Dersom du er usikker på om nettopp din bedrift er pliktig til å føre personalliste, bør du undersøke bransjekravene i Altinn eller på Skatteetatens nettsider.
Hvordan fører du en personalliste?
- Noter alle ansatte: Du skal skrive ned samtlige som er på jobb – også vikarer og innleide.
- Registrer inn- og utstempling: Hver dag må du føre opp tidspunkt for når en ansatt starter, og når vedkommende slutter.
- Vær nøyaktig og daglig oppdatert: Listene må føres fortløpende hver eneste dag virksomheten er åpen, og oppbevares så lenge som loven krever.
- Hold den tilgjengelig: Personallisten skal være innen rekkevidde i bedriftens åpningstid, enten som en papirutskrift eller i et digitalt system.
Papir eller digitalt?
Du kan føre personallister manuelt på papir, men mange velger et digitalt timeregistreringsprogram for å spare tid og redusere risiko for feil. Slike systemer lar deg både føre timer og holde oversikt over ferie, fravær og personallister på ett sted. Det er nyttig når du skal beregne lønn og dokumentere alt ved en kontroll.
Vanlige misforståelser
- “Jeg driver et lite spisested – må jeg virkelig føre personalliste?”
Ja, selv små spisesteder i serveringsbransjen må ha personalliste. - “Kan jeg fylle ut alle timene på slutten av uka?”
Nei, myndighetene krever at du registrerer start- og sluttidspunkt for hver vakt umiddelbart.
Slik hjelper personallisten bedriften din
- Gir kontroll på lønnskostnader: Du får en ryddig oversikt over hvor mye hver person jobber.
- Forebygger svart arbeid: Myndighetene kan enkelt se at alle betingelser og avgifter er i orden.
- Unngår bøter: Har du ingen personalliste (eller en ufullstendig), risikerer du gebyr hvis du blir kontrollert.
- Bidrar til effektiv drift: Et digitalt system gjør det enklere å sette opp turnus, følge opp timebruk og lage lønnsgrunnlag.
Kort oppsummert
- En personalliste viser alle som jobber i bedriften hver dag, inkludert vikarer og kontraktører.
- Det er lovpålagt i en rekke bransjer for å hindre svart arbeid.
- Du må oppdatere listen daglig, slik at den alltid er korrekt i bedriftens åpningstid.
- Du kan føre den manuelt eller bruke et timeregistreringsprogram for å få bedre oversikt.
Når du har en god rutine for personallister, er det enklere å følge loven, unngå misforståelser, og forsikre deg om at alle ansatte blir korrekt behandlet.