Prosjektstyring

Hva er prosjektstyring?

Prosjektstyring handler om å planlegge, følge opp og justere et prosjekt slik at du når det målet du har satt deg – til riktig tid og innenfor et avtalt budsjett. Et prosjekt er en oppgave som ofte er mer kompleks og tidsbegrenset enn vanlige, daglige (linje)oppgaver, og som krever ekstra koordinering og tverrfaglig kompetanse.

Hvis du for eksempel skal lage en ny kleskolleksjon eller oppgradere nettbutikken din, kan du samle disse oppgavene i et prosjekt. Da vet alle hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det, og hvor mye tid og penger det vil kreve.

Prosjektstyring vs. prosjektledelse

Mange blander begrepene “prosjektstyring” og “prosjektledelse”.

• Prosjektstyring fokuserer på praktisk gjennomføring, inkludert planlegging, budsjettering, risikovurdering og rapportering om fremdrift.
• Prosjektledelse inkluderer i tillegg motivasjon, teamutvikling, hvordan du håndterer interessenter og forebygger konflikter.

I en liten bedrift håndterer du ofte begge rollene selv. Likevel er det nyttig å kjenne forskjellen, slik at du både kan ha kontroll på tall og tidsfrister, og samtidig lede menneskene som er involvert.

Trenger alle oppgaver å være prosjekter?

Ikke nødvendigvis. Mindre og enkle oppgaver kan du gjerne behandle som en vanlig linjeoppgave, uten formell prosjektstruktur. Hvis det du skal gjøre er mer komplisert, krever flere fagpersoner eller strekker seg over lang tid, kan det hjelpe å opprette et prosjekt for å få tydeligere mål og bedre styring.

Hvordan planlegge og gjennomføre?

Ifølge Store norske leksikon består prosjektstyring av tre hovedsteg:

1. Etablering av mål: Hva vil du oppnå?
2. Planlegging av aktiviteter: Hvilke oppgaver trenger du å gjøre, hvilke ressurser kreves, hvor mye koster det, og hvor lang tid tar det?
3. Oppfølging av gjennomføringen: Sammenligne planen med det som faktisk skjer, og gjøre nødvendige justeringer.

Dette kalles ofte en “styringssløyfe” – du planlegger, sjekker hvordan det går, og justerer kursen ved behov.

Ulike metoder og modeller

Prosjektveiviseren (Digdir)

Digitaliseringsdirektoratet har utviklet en modell kalt “Prosjektveiviseren”. Denne er tilpasset offentlige digitale prosjekter, men kan også benyttes i mindre og private prosjekter. Modellen er delt inn i faser, med kontrollpunkter underveis. Har du et større prosjekt, kan det være nyttig med slike sjekkpunkter for å sikre at du fortsatt holder riktig kurs.

Kvalitetssikringsordningen (KS)

For store, statlige prosjekter over 750 millioner kroner finnes en obligatorisk ordning med ekstern kvalitetssikring i to runder (KS1 og KS2). Dette er mest aktuelt for offentlige prosjekter i stor skala, men det viser hvor viktig grundig risikovurdering er når mye penger og tid står på spill.

Fleksibel tilnærming

I en liten oppstartsbedrift kan det hende du ikke trenger så tunge prosesser. Det viktigste er at du tilpasser deg prosjektets størrelse og kompleksitet. Som Digdir påpeker: “Gjør prosjektplanen så enkel som mulig, men så detaljert som nødvendig.”

Åtte tips for god prosjektstyring

Visma Blog foreslår flere praktiske tiltak for å lykkes i prosjektet ditt. Her er en kort oppsummering:

1. Brief og debrief med kunden: Vær sikker på at du og kunden er enige om forventninger og mål.
2. Avklar arbeidsgruppen: Hvem trenger du med på laget, og hvilken kompetanse må de ha?
3. Kartlegg behov og utfordringer: Identifiser hva som skal gjøres, og hvorfor. Ikke hopp rett på løsninger.
4. Lag en god prosjektplan: Sett opp en tidslinje og oppgaver. Unngå unødvendig kompleksitet.
5. Hold øye med budsjettet: Bare 39 % av prosjekter leveres innen planlagt tid, budsjett og resultat (The Standish Group, ifølge Visma Blog). Følg med på kostnader og timebruk.
6. Valg av fakturering: Spesielt viktig for time (vs. fastpris). Sørg for at alle timer blir registrert, og unngå feilfakturering.
7. Evaluer prosjektet grundig: Finn både suksesser og feil. Neste prosjekt blir bedre hvis du tar lærdom.
8. Bruk nyttige verktøy: Enten en enkel mal eller et system for prosjektstyring. Velg noe som passer for din bedrift.

Ofte oversette suksessfaktorer

• God kommunikasjon: Snakk jevnlig med de som er berørt av prosjektet, om det er kunder, partnere eller ansatte.
• Risikoanalyse: Vurder hva som kan gå galt (f.eks. leverandørforsinkelser) og ha en plan B.
• Tydelig rollefordeling: Hvem gjør hva, og hvem tar beslutninger?
• Kontinuerlig justering: Ting endrer seg, så du må være fleksibel og endre planen når det er nødvendig.

Oppsummering

Prosjektstyring gir deg en metode for å takle større og mer komplekse oppgaver på en effektiv måte. Du setter mål, planlegger ressurser og følger opp underveis ved å sammenligne resultatene med det du forventet. Husk at du kan gjøre det enkelt for mindre prosjekter – men så grundig som nødvendig når prosjektet blir mer omfattende. Uansett gjelder det å holde et øye med kostnader, tid og kvalitet, samt ta vare på menneskene som faktisk skal gjennomføre jobben.

Lykke til med prosjektet ditt! Ved å kombinere god planlegging, åpen kommunikasjon og fleksibel oppfølging øker du sjansen for en vellykket gjennomføring – enten du driver et lite firma alene eller håndterer et millionprosjekt i offentlig sektor.