Ressursplanlegging betyr å få oversikt over hvem som kan gjøre hva, når de kan gjøre det, og hvilke oppgaver som må utføres. Målet er å sikre at du får et jevnt og forutsigbart arbeidsområde, samtidig som du unngår å overbelaste deg selv eller eventuelle ansatte. Både små og store virksomheter kan dra nytte av denne metoden.
Hva er ressursplanlegging?
I praksis handler ressursplanlegging om:
• Fordeling av oppgaver med utgangspunkt i behov, kompetanse og ledig kapasitet.
• Koordinering av tid, slik at prosjekter og oppgaver fullføres før frister utløper.
• Å redusere risikoen for at ingen vet hva de skal gjøre, eller at flere gjør det samme.
Selv om man ofte tenker på bransjer som bygg og anlegg, gjelder ressursplanlegging i de fleste typer bedrifter – fra eventbyråer og nettbutikker til konsulenthus, HR-avdelinger og offentlige virksomheter.
Eksempel fra hverdagen
Tenk deg at du driver et lite eventbyrå som planlegger alt fra små bursdagsfester til store konserter. Når du vet hvilke oppgaver som ligger fremover, og hvem på teamet ditt som har tid og kompetanse, kan du fordele oppgavene fornuftig. Du unngår at én person gjør alt, eller at ingen tar ansvar for viktige frister.
Mange velger å bruke digitale prosjektstyringsverktøy eller regneark til dette. Mindre bedrifter kan klare seg med enkle kalendervisninger, men større virksomheter, eller bransjer med varierende bemanning, drar ofte nytte av mer avanserte ressursplanleggingssystemer.
Digitale verktøyfunksjoner
Eksempler på funksjoner du kan finne i et ressursplanleggingsverktøy:
• Kalendervisninger (dag, uke, måned) som gjør det lett å se hvilke uker som er travle.
• Dra-og-slipp-administrasjon av oppgaver, slik at du raskt kan endre på planene.
• Muligheter for masseendring eller massesletting av oppgaver ved omprioriteringer.
• Kapasitetsoversikter i sanntid som viser hvem som er ledig, eller hvem som er booket.
• Prognose- eller analyseverktøy som hjelper deg å planlegge fremtidige behov.
Strategisk dimensjon (HR og kompetanseutvikling)
Ressursplanlegging handler ikke bare om dagens oppgaver. Det dreier seg også om å forutse hvilke ferdigheter du trenger fremover, og å utvikle eller rekruttere riktig kompetanse i tide. Ifølge HR-faglige perspektiver innebærer dette:
• Kartlegging av nåværende kompetanse og analyse av fremtidige behov (gap-analyse).
• Fleksible planer for rekruttering og opplæring.
• Systematisk bruk av data og prognoser for å unngå plutselige bemannings- eller kompetansemangler.
• Et tett samarbeid mellom HR og linjeledere (om du har et større team) sikrer at folk faktisk får tid og mulighet til å oppdatere kompetansen sin.
Vanlige misforståelser
• «Det er bare for store bedrifter.»
– Selv med én eller to ansatte er det nyttig å ha en plan, så du vet hva du skal gjøre hver uke.
• «Bygg- og anleggsbransjen er de eneste som trenger dette.»
– Ressursplanlegging er smart i alt fra små nettbutikker til HR-avdelinger som jobber med rekruttering og utvikling.
• «Jeg husker alt i hodet.»
– Å ha en skriftlig eller digital plan sikrer at du ikke glemmer viktige oppgaver og frister i en travel hverdag.
Slik lykkes du med ressursplanlegging
-
Lag en tydelig oversikt.
– Skriv ned alle prosjekter og oppgaver fremover. Kartlegg også hvem som har relevante ferdigheter. -
Analyser kapasitet og kompetanse.
– Vurder hvor mye tid hver person har tilgjengelig, og hvilke oppgaver de passer best til. Se gjerne på trendene frem i tid for å avdekke eventuelle flaskehalser. -
Juster underveis.
– Uforutsette ting som sykdom eller nye kundeforespørsler kan snu planene på hodet. Når du har et verktøy eller en metode for å håndtere endringer, unngår du kaos. -
Tenk strategisk for fremtiden.
– Sett av litt tid jevnlig til å vurdere hvilke ferdigheter du trenger om et halvt eller et helt år. Ta grep med rekruttering, kursing eller intern omfordeling hvis du ser at bedriften vil mangle kompetanse. -
Bruk moderne hjelpemidler.
– Digitale ressursplanleggingsverktøy er ofte integrert i prosjektstyrings- eller regnskapsprogram. De kan gi deg bedre oversikt, spare tid og redusere risikoen for feil.
Oppsummering
Ressursplanlegging sikrer at du bruker menneskene og de praktiske ressursene du har på en kostnadseffektiv og fornuftig måte. Det er aktuelt både i daglig drift (operasjonelt) og på lengre sikt (strategisk) når du planlegger vekst, kompetanseutvikling og rekruttering.
Om du er en liten gründerbedrift eller et større selskap, gir ressursplanlegging deg kontroll og fleksibilitet i hverdagen. Ved å kombinere oversiktlige rutiner med gode digitale verktøy, stiller du sterkere når du skal ta på deg nye prosjekter, expandere virksomheten eller håndtere uventede endringer. På den måten kan du bygge en bærekraftig bedrift – helt fra starten av.