En skattetrekkskonto er en egen, juridisk «låst» bankkonto der du som arbeidsgiver skal sette inn den skatten du har trukket fra de ansatte. Kontoen er lovpålagt for alle bedrifter med ansatte (uansett selskapsform), med mindre du skaffer en godkjent bankgaranti. Nedenfor får du en oppdatert oversikt over hvorfor du trenger en slik konto, hvordan den fungerer, og hvilke unntak og regler som gjelder.
Hva er en skattetrekkskonto?
Når du betaler lønn til ansatte, har du plikt til å trekke forskuddsskatt fra lønnen. Disse pengene tilhører i realiteten Skatteetaten. Ved å plassere dem på en skattetrekkskonto, sørger du for at midlene holdes adskilt fra bedriftens øvrige driftsmidler. Kontoen kan kun brukes til å betale skatt eller overføre penger til en annen skattetrekkskonto, og du får ikke ta ut penger til andre formål – selv ikke hvis du har overført for mye ved en feil, uten først å søke og få godkjenning fra Skatteetaten.
Krav og juridisk bakgrunn
• Ifølge Skattebetalingsloven (blant annet §5-12 (3), jf. §16-20) er du som arbeidsgiver ansvarlig for at korrekt forskuddsskatt blir trukket og innbetalt.
• Du må enten ha en skattetrekkskonto i en norsk bank (eller EØS-/utenlandsk bank med norsk filial) eller stille en bankgaranti som dekker det samlede skattetrekket.
• Dersom du stiller en bankgaranti, må denne godkjennes av Skatteetaten i forkant, og garantien skal beskrive hvem som er garantist, beløpets størrelse, samt referanser til skattebetalingslovens krav.
Slik bruker du kontoen i praksis
- Trekk skatt ved hver lønnsutbetaling.
- Sett inn det trukne beløpet på skattetrekkskontoen senest første virkedag etter lønnsutbetaling.
– MERK: Hvis saldoen på kontoen til enhver tid allerede dekker det løpende skattetrekket, er det ikke nødvendig med daglige innskudd. - Betal inn fra skattetrekkskontoen til staten på de offisielle forfallsdatoene (ofte seks ganger i året, men følg alltid aktuelle deadlines for a-meldingen).
- Har du ved en feil overført for mye, må du søke Skatteetaten om å få beløpet tilbake.
Husk at du ikke kan bruke skattetrekkskontoen til andre utgifter, som merverdiavgift (mva) eller generelle driftskostnader.
Bankgaranti som alternativ
Hvis du ikke ønsker å opprette en egen konto, kan du stille en bankgaranti fra en bank innen EØS-området. Garantien må:
• Være original, undertegnet og sendes Skatteetaten i posten.
• Dekke hele skattetrekket (garantibeløpet).
• Være gyldig frem til alt skattetrekk er betalt.
Garantiordningen er mindre vanlig for småbedrifter, men den kan være et alternativ hvis du av administrative grunner heller vil slippe å håndtere to ulike konti.
Gode rutiner for nyetablerte
For å unngå feil og bøter er det lurt å sette opp gode rutiner tidlig:
• Bruk et regnskapsprogram eller et økonomisystem for å beregne korrekt skattetrekk.
• Automatiser gjerne overføringene til skattetrekkskontoen dersom mulig.
• Husk å rapportere i tide med a-meldingen og betal skatten innen forfallsdatoene.
• Planlegg kontantstrømmen slik at du ikke trenger å låne penger fra skattetrekkskontoen – det er nemlig ikke lov.
Oppsummering
• En skattetrekkskonto er en dedikert konto for trukket lønnsskatt.
• Kontoen er juridisk låst til dette formålet, og pengene kan som hovedregel bare brukes til å betale skatt.
• Du må sørge for å ha en enten konto eller bankgaranti dersom du har ansatte.
• Overhold lovpålagte frister og vær klar over at overførte beløp ikke kan tas ut uten godkjenning fra Skatteetaten.
• Sett deg inn i gjeldende regler og bruk et økonomisystem for å holde orden på lønnsutbetalinger og a-meldinger.
Som ung gründer er det smart å ta skattetrekkskontoen på alvor. Den kan virke som ekstra administrasjon, men er et viktig virkemiddel for å sikre at skatten Havner der den skal. God planlegging og riktige rutiner gir bedriften en solid start og bidrar til å unngå unødvendige og kostbare feil. Lykke til!