Utbetaling

En utbetaling er rett og slett når penger faktisk går ut av kontoen din. Tenk på det som at du kjøper en brus i kantina og betaler kontant – da er det en utbetaling i det pengene bytter eier. I bedrifter kan det handle om å betale regninger, lønn, husleie eller andre kostnader.

Forskjellen mellom utbetaling, utgift og kostnad

Mange blander disse begrepene, men de betyr forskjellige ting i regnskapsverdenen:

1. Utgift
   Dette er selve anskaffelsen av en vare eller tjeneste. Du får for eksempel en faktura i posten eller e-post. Den dagen du mottar fakturaen, oppstår utgiften i regnskapet.

2. Utbetaling
   Dette er selve betalingen. Altså når pengene faktisk forlater bankkontoen din, eller du betaler med kort eller kontanter.

3. Kostnad
   Kostnaden oppstår i takt med at du forbruker varen eller tjenesten du har kjøpt. Hvis du for eksempel leier et kontor fra januar til mars, er kostnaden fordelt (periodisert) over disse tre månedene.

Hvorfor skille mellom disse?

Ved å skille mellom utgift, utbetaling og kostnad får du bedre oversikt over bedriftens økonomi, spesielt for å:

• Se hvor mye du faktisk har kjøpt inn (utgift).
• Se når du faktisk har betalt (utbetaling).
• Skille ut forbruket av varen/tjenesten over riktig periode (kostnad).

Dette kalles periodisering, og det hjelper deg med å se nøyaktig hva bedriften din tjener og bruker i hver periode. Det gir også riktigere grunnlag for beregning av skatt og avgifter.

Eksempel: Husleie

Tenk deg at du mottar en faktura i desember for husleie som gjelder januar, februar og mars.

• Utgiften oppstår i desember (du får fakturaen).
• Utbetalingen skjer i januar når du faktisk overfører pengene til huseieren.
• Kostnaden fordeles over januar, februar og mars, fordi det er i disse månedene du faktisk bruker lokalet.

Hvordan bokføres en utbetaling?

Når du fører regnskapet, ser en utbetaling ofte slik ut:

• Minus på konto 1920 – Bankkonto (penger ut)
• Pluss på en annen konto, for eksempel en leverandørkonto eller utgiftskonto (det du betaler for)

Hvis du bruker et regnskapsprogram, registrerer du gjerne kjøpet og kan legge inn informasjon om både utgiften, utbetalingen og selve kostnaden i forskjellige steg. Slik blir regnskapet mer nøyaktig.

Vanlige misforståelser

• “Utbetaling” = “Kostnad”
  Nei, kostnaden oppstår når du bruker eller forbruker varen eller tjenesten. Utbetalingen er bare tidspunktet du faktisk betaler.
• “Betalingstidspunktet er alltid likt med når du fikk vare/tjeneste”
  Det kan skje at du betaler på forhånd (for eksempel depositum på husleie), eller i etterkant (etterskuddsbetaling).

Hvordan bruke dette i din bedrift?

• Hold oversikt: Lag en enkel oversikt over utgifter (fakturaer du får), utbetalinger (faktiske betalinger) og kostnader (når du bruker varer eller tjenester).
• Oppdater regnskapet jevnlig: Sjekk kontoen din ukentlig for å se hvilke utbetalinger som er gjort og hvilke som gjenstår.
• Periodiser om nødvendig: Hvis du for eksempel betaler husleien for flere måneder på én gang, fordel kostnaden på hver måned i regnskapet.

Kort oppsummering

• Utbetaling: Penger som går ut av bedriftens konto.
• Skilles fra utgift (når du får faktura) og kostnad (når du faktisk bruker varen/tjenesten).
• Periodisering betyr å fordele kostnader over riktig tidsrom for å få et nøyaktig bilde av bedriftens økonomi.
• Bokfør utbetalinger som minus på bankkonto og plusspost på kontoen som gjelder utgiften.

Når du forstår disse forskjellene og har god kontroll på utbetalingene, vil du øke sjansen for å drive en sunn og lønnsom bedrift!