Utgiftsgodtgjørelser

Hva betyr utgiftsgodtgjørelser?

Utgiftsgodtgjørelser handler om å få penger tilbake for utgifter du har dekket på vegne av firmaet ditt. Tenk på det som en slags «refusjon» eller tilbakebetaling når du har lagt ut egne penger for noe som egentlig er en kostnad i bedriften.

For eksempel: Dersom du betaler for en togbillett for å besøke en kunde i en annen by, kan du få tilbake de pengene fra firmaet senere, så lenge du kan dokumentere at det var en firmareise.

Eksempel fra hverdagen

La oss si at du reiser fra Oslo til Bergen for å møte en samarbeidspartner og kjøper togbillett for 500 kroner, som du foreløpig betaler fra egen lomme. Når du kommer hjem, fører du dette som en utgiftsgodtgjørelse i regnskapet og får de 500 kronene tilbake fra firmaets konto. Enkelt og greit, men husk alltid å ta vare på kvitteringen eller reiseregningen.

Forskjellen på utgiftsgodtgjørelser og naturalytelser

• Utgiftsgodtgjørelser: Dette er faktiske penger du får tilbakebetalt når du har lagt ut for firmarelevante utgifter med dine egne penger.
• Naturalytelser: Dette er goder som firmaet gir deg i stedet for penger. Et typisk eksempel er fri telefon, firmabil, eller gratis treningsabonnement. Du skatter gjerne av slike goder, fordi de regnes som en form for lønn.

Gaver til ansatte

Hvis du driver et aksjeselskap med ansatte (inkludert deg selv som ansatt), er det verdt å merke seg at gaver til en verdi under 2000 kroner i løpet av et kalenderår, ikke regnes som verken en utgiftsgodtgjørelse eller en naturalytelse. Slike gaver er dermed i utgangspunktet skattefrie. Dette gjelder for eksempel en oppmerksomhetsgave på bursdagen din eller en liten julegave.

Utgiftsgodtgjørelse for kost og losji (diett)

En av de vanligste formene for utgiftsgodtgjørelser er knyttet til kost og losji når du er på reise. Dette kalles ofte for diettpenger. Dersom du overnatter et annet sted enn hjemme for jobben, kan du få refundert utgifter til mat og eventuell overnatting etter bestemte satser.

• For aksjeselskap (ansatte): Firmaet kan tilbakebetale utgifter etter satser som Skatteetaten har fastsatt. Hvor mye du kan få, avhenger for eksempel av om du bor på hotell med frokost inkludert, eller om du har overnattingssted med mulighet for å lage mat selv.
• For enkeltpersonforetak (ENK): Du kan ikke bruke Skatteetatens satser slik ansatte kan. Da må du føre faktiske kostnader i regnskapet for å få fradrag for mat og overnatting.

Utgiftsgodtgjørelse for mobiltjenester (EK-tjenester)

EK-tjenester omfatter blant annet mobilabonnement, internett og bredbånd. Hvis du har behov for slike tjenester til jobben, kan du få tilbakebetalt utgiftene fra firmaet. Men husk følgende:

• Skatt på privat bruk: Hvis du kan bruke abonnementet privat, regnes det som en fordel fra arbeidsgiver. Du skal da normalt skatte av dette, men maks 4392 kroner i året om du kan dokumentere kostnadene.
• Hvis du har et ENK: Som selvstendig næringsdrivende får du fradrag for de faktiske kostnadene du har, men du får ikke automatisk samme minstefradrag som vanlige arbeidstakere.

Pass på dokumentasjonen

Uansett om du driver ENK eller er ansatt i et AS, er dokumentasjon alfa og omega. Ta alltid vare på kvitteringer og fakturaer. Da kan du bevise at kostnadene du fører, virkelig er knyttet til virksomheten.

Vanlige misforståelser

1. «Man kan få dekket hva som helst fra egen lomme.»
   Nei, det må være relevant for bedriftens drift. Personlige utgifter kan ikke refunderes av firmaet.

2. «Man slipper alltid skatt på utgiftsgodtgjørelser.»
   Hvis du får penger for noe du også bruker privat (f.eks. mobil), må du ofte skatte av deler av det. Kost- og losjigodtgjørelser har også detaljerte skatteregler.

3. «Dokumentasjon er ikke nødvendig hvis alle vet jeg har brukt penger på bedriften.»
   Du må fremlegge kvitteringer eller annen dokumentasjon for å få fradrag. Uten kvittering eller reiseregning kan skatteetaten nekte fradrag.

Hvordan bruker du dette i firmaet ditt?

1. Hold styr på kvitteringene
   Alltid lagre kvitteringer og fakturaer, og noter formålet med utlegget.
2. Få kontroll på satser
   Sjekk Skatteetatens satser for diett, og vurder hva du kan få igjen hvis du er ansatt i eget AS. Er du ENK-eier, må du føre de reelle kostnadene.
3. Rådfør deg med en regnskapsfører
   Vær sikker på at du følger de riktige reglene for skatt og rapportering. Da unngår du overraskelser senere.

Oppsummering

Utgiftsgodtgjørelser er rett og slett penger du får tilbake når du har lagt ut privat for noe som egentlig tilhører bedriften. Forskjellen på utgiftsgodtgjørelser og naturalytelser er at du i førstnevnte får rene penger tilbake, mens du i naturalytelser mottar et gode (for eksempel fri bil). Husk at gaver til en verdi under 2000 kroner ikke regnes som noen av delene, og er skattefrie.

For kost og losji kan du, hvis du er ansatt i et AS, få dekket diett etter satser fra Skatteetaten, mens du i et ENK må føre alle faktiske utgifter i regnskapet. Pas på at bruk av mobil og nett betales riktig, slik at du ikke får skattesmell. Med god dokumentasjon og riktige rutiner trenger du ikke bekymre deg — så kan du heller fokusere på å bygge selskapet ditt videre!