Hva er varetelling?
Varetelling betyr at du teller og registrerer alle varene du har på lager. Det handler rett og slett om å finne ut hvor mange og hvilke type varer du faktisk har på et bestemt tidspunkt. Hovedpoenget er å vite nøyaktig hva du har tilgjengelig, slik at du ikke kjøper inn ting du allerede eier, eller glemmer å føre opp noe du allerede har solgt.
Lovpålagt ved årets slutt
Hvis bedriften din selger fysiske varer (for eksempel i butikk, nettbutikk eller kafé) og har et varelager, er du pliktig ifølge lovverket til å gjennomføre en varetelling ved slutten av regnskapsåret (som som oftest er 31. desember). Noen teller også flere ganger i året, spesielt hvis de bytter ut varer som er sesongbasert.
• Teller du før 31. desember, må du trekke fra varer du selger og legge til varer du kjøper helt frem til årsslutt.
• Teller du etter 31. desember, må du justere for varer du solgte eller kjøpte på datoer mellom årsslutt og selve tellingen.
Dette høres kanskje knotete ut, men poenget er å sikre at lagerverdien 31. desember faktisk stemmer når du leverer regnskapet ditt.
Hvorfor er dette så viktig?
- Korrekt oversikt i regnskapet
– Du skal kun trekke fra (fradragsføre) kostnaden for varer når de faktisk er solgt. Hvis du fører fradraget for tidlig, kan det se ut som du tjener mindre penger enn du gjør. Omvendt kan du plutselig få et for høyt resultat i neste periode. - Oppdage feil og svinn
– Varetelling kan avdekke skader, tyveri, varer som er gått ut på dato, eller varer som har havnet på feil sted. - Planlegge innkjøp og salg
– Når du vet hva du har, kan du planlegge bedre kampanjer, bestille riktige varer og slippe å sitte igjen med en haug usolgte produkter.
Dokumentasjonskrav
Varetellingen skal dokumenteres i varetellingslister. Disse listene må inneholde:
- Hvilke varer du har
- Antall av hver vare
- Verdi per vare
- Totalsum for alle varene
Listene må signeres og dateres av den som har talt opp varene, og du må oppbevare dem i minst fem år som en del av regnskapsdokumentasjonen.
Regnskapsmessig vs. skattemessig verdi
Hvis bedriften din er regnskapspliktig, må du ofte både se på regnskapsmessig verdi (som er laveste av kostpris og markedsverdi) og skattemessig verdi (som alltid er kostpris). Er du ikke regnskapspliktig, holder det at du følger skattemessige regler, altså at du fører innkjøpsprisen på varene du faktisk har på lager.
Eksempel fra virkeligheten
Tenk deg at du driver en liten klesbutikk med T-skjorter, bukser og jakker. Når desember nærmer seg slutten, teller du alt du faktisk har i butikken og noterer antall og verdi. Alle T-skjortene blir lagt inn i varetellingslista med nøyaktig antall og prisene du betalte da du kjøpte dem. Har du allerede solgt en del rett før nyttår, trekker du dem fra i listen. På denne måten blir regnskapet ditt riktig, og du oppdager om noe er ødelagt eller forsvunnet.
Hvordan komme i gang
- Planlegg tid: Finn en rolig dag, helst nær årsslutt.
- Lag et system: Noter ned antall varer per kategori (for eksempel T-skjorter i størrelse M, L, XL).
- Oppdater regnskapet: Juster tallene i regnskapet basert på det du har telt, slik at resultatet blir riktig.
- Se etter skader og feil: Noter varer som er utsolgt, ødelagt eller gått ut på dato.
- Signer og oppbevar: Sørg for at listen er signert, datert og oppbevares i fem år.
Kort oppsummering
Varetelling er ikke bare en valgfri sjekk, men et lovkrav for bedrifter med varer på lager. Ved å telle lageret grundig, helst tett opp mot 31. desember, sikrer du riktig tall i regnskapet, slipper overraskelser i neste periode og får en oppdatert oversikt over alt du selger. Du kan samtidig oppdage varer som er ødelagte eller har forsvunnet, og unngår feil i driften. Sist, men ikke minst: du viser at du tar regnskapet på alvor og unngår problemer med skattemyndighetene. Lykke til!