Hva er en Z-rapport?
En Z-rapport er en daglig sluttrapport (også kalt “dagsrapport” eller “dagsoppgjør”) fra kassesystemet ditt. Ifølge bokføringsforskriften må du generere en slik rapport for hver dag du har hatt salg i bedriften. Når du stenger butikken eller virksomheten for dagen, kjører du denne rapporten for å nullstille salget i kassen og få en oversikt over:
- Hvor mye penger du har solgt for (totalomsetning)
- Hvor mye merverdiavgift (MVA) du skal føre i regnskapet
- Hvilke betalingsmåter som er brukt (kontant, kort etc.)
- Dato og klokkeslett for salget
Denne rapporten er et juridisk krav og fungerer som et viktig regnskapsbilag.
Et praktisk eksempel
La oss si at du driver en liten kiosk som selger brus. Hver morgen starter du med et kassebeløp (et kontantbeløp i kassen). I løpet av dagen tar du betalt for varene du selger. Når du avslutter salget på ettermiddagen eller kvelden, kjører du en Z-rapport:
- Rapporten viser alle salgene du har gjort siden siste gang du kjørte Z-rapport.
- Den forteller hvor mye penger som skal være i kassen når du teller opp.
- Den viser hvor mye MVA du har samlet inn.
Dette kalles ofte for “dagens kasseoppgjør”. Når du har rapporten klar, teller du kontantene (såkalt kontantopptelling) og sjekker beløpene i kortterminalen (bankavstemming). Alle disse tallene skal stemme overens med det som står i Z-rapporten.
Hvorfor er den viktig?
- Lovkrav: Bokføringsforskriften sier at alle bedrifter med kassasystem skal kjøre en Z-rapport for hver dag det har vært salg.
- Dokumentasjon: Rapporten fungerer som et lovlig bilag i regnskapet. Dersom du får en kontroll, er Z-rapporten det første myndighetene vil se på.
- Bedre oversikt: Ved å ta ut en Z-rapport hver dag, får du full oversikt over omsetningen og kan raskt sjekke at dagens kasse stemmer.
- Trygghet: Oppstår det uenigheter eller mistanker om svinn, er Z-rapporten et “fasitark” for hva som faktisk har skjedd i kassen.
Hva skal en Z-rapport inneholde?
Et godkjent kassasystem sørger for at Z-rapporten automatisk inneholder det du trenger for regnskap og kontroll. Viktige punkter er:
- Dato og klokkeslett for når salget avsluttes.
- Totalomsetning, altså summen av alt salg.
- Betalingsmåte, for eksempel kontanter, kort eller Vipps.
- Merverdiavgift (MVA), slik at du vet hvor mye du skal betale inn til Skatteetaten.
Disse punktene er grunnlaget for bokføringen, så du må lagre Z-rapporten som vedlegg i regnskapet.
Vanlige misforståelser
- Z-rapport vs. X-rapport:
- En X-rapport kan du ta ut når som helst på dagen for å se hvor mye du har solgt til nå, uten å nullstille salget.
- En Z-rapport avslutter og nullstiller salget for dagen, slik at kassen “tilbakestilles” til neste dag.
- “Kassaoppgjør” og “Z-rapport” er det samme:
- Kassaoppgjøret er hele prosessen med å telle opp penger i kassen, avstemme kortterminalen og kontrollere at alt stemmer.
- Z-rapporten er selve utskriften (eller PDF-en) som dokumenterer sluttresultatet av salget og er en del av kassaoppgjøret.
Hvordan bruke den i din bedrift?
- Kjør Z-rapport hver dag: Avslutt kvelden med å kjøre rapporten.
- Gjør kontantopptelling: Telle alle sedler og mynter i kassen for å sikre at tallet matcher rapporten.
- Gjør bankavstemming: Sjekk salgene du har gjort med kort i løpet av dagen. Summen fra kortterminalen skal stemme overens med Z-rapporten.
- Oppbevar rapportene: Legg Z-rapporten i en perm eller i et digitalt arkiv. De er regnskapsbilag og må lagres i minst 5 år (eller lengre, avhengig av reglene som gjelder).
Oppsummering
- En Z-rapport er en daglig sluttrapport over alt salg, også kalt dagsrapport eller dagsoppgjør.
- Bokføringsforskriften krever at du tar ut en Z-rapport hver dag du har hatt omsetning.
- Den viser blant annet sum salg, dato/klokkeslett, ulike betalingsmåter og MVA.
- Z-rapporten er en del av kassaoppgjøret og skal oppbevares som dokumentasjon i regnskapet.
- Du må også telle opp kontanter og gjøre bankavstemming slik at alle tall stemmer før du bokfører.
Ved å følge gode rutiner for Z-rapporter og kassabehandling fra starten av, slipper du unødvendige problemer senere. Du får bedre kontroll på økonomien og møter myndighetenes krav på en ryddig måte.