Riktige reiseregninger – unngå feil og ekstra kostnader

Å sende inn en rotete reiseregning er litt som å levere eksamen uten navn: sjansen for stryk er stor. En feil kan bety ekstra skatt, tapt MVA-fradrag og dyr ekstra­tid hos regnskapsføreren. Heldigvis er det lett å gjøre riktig fra start – spesielt om du setter opp gode, digitale rutiner mens selskapet ditt fortsatt er lite.

I denne guiden får du fem konkrete steg til vanntette reiseregninger som sparer både tid og penger. Eksemplene er skreddersydd for deg som er 17–25 år og nettopp har startet din første bedrift, men triksene funker for alle selskapsformer.

Steg 1: Lag en sjekkliste som aldri svikter

Første bud er å vite hva Skatteetaten faktisk krever. Bruk listen under som «pre-flight-check» hver gang du eller teamet ditt skal levere en reiseregning.

Tillegg når du krever diett

• Navn og adresse på overnattingssted
• Type overnatting (hotell, pensjonat, privat)

Tillegg når du krever kilometergodtgjørelse

• Start- og sluttadresse, avstikkere + begrunnelse
• Totalt km (telleverk, GPS eller kart)
• Navn på passasjerer (hvis passasjertillegg)

Tillegg ved representasjon

• Navn på alle deltakere + hvilket firma de representerer
• Formål med samlingen

🚀 Gründer-hack: Lag sjekklisten som mal i regnskapsprogrammet ditt. De fleste løsninger lar deg definere obligatoriske felt, slik at systemet minner deg om det du ellers glemmer.

Steg 2: Klokkeslettet styrer diett­satsene

Skattefri diett opp til 24 timer er kun lov når avreise- og hjemkomsttid er riktig ført. Bommer du med en time, kan hele beløpet bli skattepliktig.

Tips: Bruk mobilappen til regnskapsprogrammet ditt til å logge tider fortløpende. Da slipper du å gjette i etterkant.

Steg 3: Kilometer­godtgjørelse uten kluss

Kjører du egen bil for firmaet? Da må du føre:

• Start- og sluttadresse (gate + nr.)
• Eventuelle avstikkere med årsak
• Totalt antall kilometer
• Navn på passasjerer hvis du krever passasjer­tillegg

Satsene 2024

• Skattefritt: kr 3,50 per km
• Statens sats: kr 4,90 per km
  (alt over 3,50 kr/km er skattepliktig)

🔍 Case: Sofie kjører Oslo–Gardermoen tur/retur (100 km) og bruker statens sats: 100 km × 4,90 = kr 490. Skattefritt: 100 × 3,50 = kr 350. Den skattepliktige delen er 100 × 1,40 = kr 140, som må innberettes som lønn.

Steg 4: Digitaliser prosessen fra dag 1

En internasjonal studie viser at bedrifter i snitt bruker USD 60 på å behandle én manuell reiseregning. Det er penger du heller vil bruke på markedsføring eller pizza til teamet.

Fordeler med et automatisert opplegg i et moderne regnskapsprogram:

• OCR leser kvitteringene → færre tastefeil
• Satser for diett/kilometer oppdateres automatisk
• Leder kan godkjenne fra mobilen → rask refusjon
• Systemet kan varsle om manglende MVA eller andre avvik (funksjonalitet varierer)
• Enhetlig mal gir bedre internkontroll og hindrer dobbel refusjon

Kom i gang på 15 minutter

1. Velg et regnskapsprogram med mobilapp for utlegg
2. Aktiver reiseregningsmodulen
3. Last opp sjekklisten fra steg 1 som mal
4. Inviter ansatte og vis dem én kort skjermvideo
5. Test med en «lekereise» på kafé for å se at alt funker

Manuell eller digital – du trenger begge

Selv de beste appene erstatter ikke menneskelig kontroll. Før refusjon:

1. Sjekk at alle obligatoriske felt er fylt ut
2. Bekreft at formålet er tilstrekkelig presist
3. Vurder om private utgifter har sneket seg inn
   Refunderes private kostnader, må beløpet lønnsinnberettes.
4. Sørg for at spritholdig drikke er trukket ut av representasjons­kvitteringen – ellers ryker hele fradraget.

💡 Azets-perspektiv: Feil reiseregning betyr ekstra honorartimer fra lønnskonsulenten. Å være nøye er billigst.

Steg 5: Bygg en kvitterings-kultur

Teknologi hjelper mye, men menneskene må huske å ta bilde av kvitteringen før den forsvinner i lommerusk.

Praktiske grep:

• Ha månedlig «kvitterings­fredag»: Alle åpner appen og rydder utlegg på 10 min.
• Sett opp Slack-bot eller Teams-påminnelse til de som ikke har levert innen fristen.
• Gi positiv shout-out på morgenmøtet til den som leverer raskest (gamification!).

Hurtigjukselapp (last ned eller print)

Vanlige feil – og hvordan du unngår dem

1. Mangler klokkeslett
   Løsning: App-påminnelse når du lagrer reisen.

2. Sprit på representasjons­regningen
   Løsning: Be servitøren splitte regningen der og da.

3. Fører statens sats men glemmer å skatteføre
   Løsning: La systemet automatisk beregne den skattepliktige delen.

4. Glemmer MVA-linjen på kvitteringen
   Løsning: Ta bilde av hele kvitteringen; sjekk forhåndsvisningen.

Mini-case: Silje (20) og design­start-upen

Silje startet «Grafikus» rett etter videre­gående. Første messe i Bergen ga tre hotellnetter, fly, taxi og litt representasjon. Med vår fem-stegs metode:

1. Hun fylte formål + tider underveis i appen.
2. Hotell­navn, adresse og «hotell» kom automatisk fra booking-mailen.
3. Kilometer var ikke aktuelt, men taxikvitteringene ble fotografert straks.
4. Representasjons­middagen ble delt i to da bartenderen nevnte akevitt.
5. «CFO-hatten» (aka Siljes fetter) godkjente på mobilen, og refusjonen var på konto før hun gikk av toget i Oslo.

Resultat: 100 % fradrag, null skattesmell – og Silje brukte under 15 minutter på hele prosessen.

Oppsummering

• Start med en solid sjekkliste.
• Før korrekte tider – de styrer diett og skattefrihet.
• Logg kilometer detaljert – gateadresser og sats.
• Digitaliser tidlig for å spare penger og hodebry.
• Bygg vaner rundt kvitterings­håndtering fra dag 1.
• Dobbeltsjekk manuelt før refusjon – det lønner seg.

Følger du disse fem stegene, er sjansen stor for at Skatteetaten smiler, MVA-fradraget står, og lommeboken slipper ekstra­kostnader. Med andre ord: mer tid og penger til å bygge drømme­bedriften din 🚀

Trenger du flere økonomi-hacks for oppstartsbedriften? Sjekk også artikkelen vår om Hvordan sette opp budsjett første driftsår.