Dette er kontoen du bruker for andre trekk i de ansattes lønn som ikke har sin egen konto - en slags “diverse”-konto for lønnstrekk.
Hva er andre trekk?
Dette omfatter:
- Diverse frivillige lønnstrekk
- Kantinetrekk og lunsjordninger
- Treningssenteravgifter
- Personalkjøp og vareuttak
- Ansattes andel av forsikringer
- Tilbakebetaling av forskudd
- Andre avtalte trekk
Når bruker du denne kontoen?
Du øker beløpet (krediterer) når:
- Du gjør trekk i lønnen
- Du registrerer nye avtalte trekk
- Du holder tilbake avtalt beløp
- Du gjør månedlige trekk
- Du bokfører personalkjøp
Du reduserer beløpet (debiterer) når:
- Du betaler ut trukne beløp
- Du gjør opp trekk mot leverandører
- Du korrigerer feil
- Du tilbakefører urettmessige trekk
- Du overfører til rett mottaker
Se hvordan det fungerer i praksis
Eksempel 1: Kantinetrekk
Ansatt har fast kantinetrekk på 800 kr per måned:
- Ved lønnskjøring:
- Debet 5000 Lønn: 30.000 kr
- Kredit 2690 Andre trekk: 800 kr
- Kredit 1920 Bankkonto: 29.200 kr
- Ved betaling til kantineleverandør:
- Debet 2690 Andre trekk: 800 kr
- Kredit 1920 Bankkonto: 800 kr
Eksempel 2: Personalkjøp
Ansatt har kjøpt varer for 1.500 kr som skal trekkes i lønn:
- Ved registrering av kjøp:
- Debet 2690 Andre trekk: 1.500 kr
- Kredit 3000 Salgsinntekt: 1.500 kr
- Ved lønnsutbetaling:
- Debet 5000 Lønn: 30.000 kr
- Kredit 2690 Andre trekk: 1.500 kr
- Kredit 1920 Bankkonto: 28.500 kr
Dette må du passe på
- Lovkrav og begrensninger:
- Skriftlig avtale om trekk
- Maksimale trekkgrenser
- Prioritering av trekk
- Dokumentasjonskrav
- Trekkavtaler må inneholde:
- Beløp eller beregningsgrunnlag
- Trekkperiode
- Formål med trekket
- Underskrifter fra begge parter
- Oppfølging:
- Avstemming av trekk
- Betaling til mottakere
- Dokumentasjon av oppgjør
Vanlige tabber å unngå
- Å trekke uten skriftlig avtale
- Å glemme å betale videre til mottaker
- Å blande ulike typer trekk
- Å trekke mer enn lovlig maksimum
- Å overse prioriteringsrekkefølge
- Å mangle dokumentasjon
- Å fortsette trekk etter avtaleperioden
Smarte tips
- Lag oversikt over alle løpende trekk
- Opprett system for trekkavtaler
- Sjekk trekkgrenser før iverksetting
- Hold orden på all dokumentasjon
- Følg opp betalinger systematisk
- Avstem trekk månedlig
- Dokumenter alle endringer
- Ha rutiner for oppfølging
Oppsummert
Denne kontoen er nyttig fordi:
- Den samler diverse trekk på ett sted
- Den gir oversikt over ulike trekk
- Den forenkler oppfølging og kontroll
- Den sikrer korrekt håndtering av trekk
- Den dokumenterer trekkgrunnlag
Husk: Alle trekk må være skriftlig avtalt med den ansatte, og du må ha gode rutiner for å betale pengene videre til rett mottaker!
Se også: