Økonomisystem

Et økonomisystem er en programvare (ofte skybasert) som hjelper deg å holde orden på alt som har med penger å gjøre i bedriften – fra bokføring og fakturering til reisegodtgjørelse og lønn. Tenk på det som et «kontrollsenter» som gir deg oversikt over inntekter, utgifter, lagerbeholdning, lønnsutbetalinger og mer. For en nystartet bedrift er dette avgjørende for å unngå kaos og feil i økonomien.

Hva er forskjellen på regnskapssystem, økonomisystem og forretningssystem?

• Regnskapssystem: Fokus på bokføring og lovpålagt rapportering (mva, skatt, osv.).
• Økonomisystem: Har alt et regnskapssystem har, men inkluderer ofte budsjettering, lønn, fakturering, analyser og andre funksjoner som gir full økonomisk oversikt.
• Forretningssystem (ERP): Et mer omfattende system som i tillegg kan håndtere ting som logistikk, lagerstyring og HR. Passer gjerne for større bedrifter eller de som forventer betydelig vekst.

For en nyopprettet bedrift er det ofte nok å bruke et økonomisystem som dekker de viktigste funksjonene. Skulle du vokse mye, kan du senere vurdere et mer omfattende ERP-system.

Viktige funksjoner i et økonomisystem

1. Bokføring
   Registrerer inntekter og utgifter fortløpende, så du til enhver tid vet hvor mye penger du har.

2. Fakturering
   Oppretter, sender og følger opp fakturaene dine. Et godt system varsler deg når noen er sene med betalingen.

3. Lønn
   Håndterer lønnsutbetalinger, skattetrekk og arbeidsgiveravgift. Dette sikrer at du betaler riktig beløp til riktige tider.

4. Reisegodtgjørelse og utlegg
   Mange løsninger lar deg registrere reiser, utlegg, kjøregodtgjørelse og kvitteringer direkte i en app. Dette forenkler hverdagen hvis du er på farten.

5. Lagerstyring og logistikk
   Noen systemer inkluderer moduler for å følge med på lagerbeholdning, bestillinger og salg. Er du en liten nettbutikk-gründer, kan dette være gull verdt.

6. Rapportering og analyse
   Gir deg oversikt over hvordan bedriften faktisk ligger an. Du kan se resultatregnskap, balanse og budsjetter, og analysere hvor du tjener mest (og kanskje taper penger).

7. Integrasjoner
   Det kan være mulig å koble systemet mot nettbutikk, kassasystem, CRM eller offentlige portaler som Altinn. Dette sparer deg tid og reduserer risikoen for feil.

Eksempel fra virkeligheten

Tenk deg at du har startet en liten klesbutikk på nett. Du må sende ut fakturaer når du selger et plagg, og samtidig bokføre alle innkjøp av varer. Ved hjelp av et økonomisystem:

• Oppretter du fakturaer med et par klikk.
• Bokfører innkjøpene automatisk og fanger opp MVA.
• Håndterer lønn til den ene deltidsansatte du har.
• Registrerer reiseutgifter hvis du drar på messer for å promotere butikken.
• Har et lite lager, men ønsker full kontroll på hva du har igjen av varer.

Med en mobilapp kan du også se salgsoversikten hvor som helst, og regnskapsføreren din kan logge seg på samme system hvis du trenger hjelp.

Velg riktig løsning for deg

Ifølge leverandører som Tripletex og Fiken er det lurt å starte med en skybasert tjeneste som er enkel å bruke. Du kan vokse i takt med at du får flere kunder eller ansatte. Samtidig er det mange andre aktører der ute. Tjenester som BusinessWith anbefaler å sammenligne flere økonomisystemer for å finne det som passer akkurat dine behov.

Spør deg selv:

• Hvor avansert må løsningen være i dag?
• Har jeg planer om å utvide med flere ansatte eller flere datterselskaper om noen år?
• Må systemet kobles mot nettbutikk, kassasystem eller andre verktøy jeg bruker?
• Hvem skal bruke systemet? Har jeg en regnskapsfører som skal inn i bildet, og er systemet enkelt nok til at jeg kan lære meg det raskt?

Oppsummering

• Et økonomisystem gir total oversikt over økonomien din: fakturering, bokføring, lønn, lagerstatus, reisegodtgjørelse og mer.
• Skillet mellom regnskapssystem og økonomisystem er glidende, men et økonomisystem favner ofte flere funksjoner som budsjettering og analyse.
• Vurder fremtidsplanene dine og involver de som skal bruke systemet før du bestemmer deg.
• Det finnes mange leverandører i Norge – ta gjerne en sammenligning for å se hvilken løsning som passer ditt behov.

For en ung gründer som nettopp har startet bedrift, høres mye av dette kanskje komplisert ut. Men husk at de mest moderne og nettbaserte løsningene er laget for at også nybegynnere skal forstå dem raskt. Da får du bedre kontroll og kan bruke energien din på å bygge opp firmaet ditt!