Arbeidspapirer (oppdragsdokumentasjon)

Når en revisor gjennomfører en revisjon, lager hun ofte notater, sjekklister og analyser for å dokumentere hvordan hun har jobbet med tallene i et selskap. Slike dokumenter kalles «arbeidspapirer». I lovverket brukes ofte betegnelsen «oppdragsdokumentasjon» i stedet for «arbeidspapirer», fordi det understreker at dette kan omfatte både fysiske papirer og digitale filer, samt alt fra interne notater til revisjonsberetninger og brev.

I denne artikkelen lærer du som ung gründer hva arbeidspapirer er, hvorfor de er viktige, hvor lenge de skal oppbevares, og hva som skjer når du bytter revisor.

1. En enkel definisjon

Arbeidspapirer er revisors egen dokumentasjon. De viser hvordan revisjonen er planlagt, hvilke kontroller som er gjennomført, og hvilke konklusjoner revisor har trukket. Det er altså beviset for at revisor har gjort jobben sin riktig og i samsvar med lover og god revisjonsskikk.

Som gründer kan du tenke på arbeidspapirer som revisors «loggbok» som skal bekrefte at alt er gjennomsøkt og vurdert på en ordentlig måte. Denne dokumentasjonen gjør det lettere for tilsynsmyndigheter (særlig Finanstilsynet) å kontrollere revisors arbeid i etterkant.

2. Hvorfor er dette viktig for deg som gründer?

1. • Trygghet for riktige tall: Når regnskapet ditt revideres, ønsker du at alt skal være korrekt. Arbeidspapirene sikrer at revisor kan vise nøyaktig hva hun har sjekket.
2. • Påvisning av feil og misligheter: Hvis revisor mistenker feil eller svindel, er hun pliktig til å dokumentere hvilke tiltak som ble gjort for å undersøke dette. Slik kan eventuelle problemer oppdages og løses tidlig.
3. • Håndtering ved revisorsutskiftning: Bytter du revisor, kan den nye revisoren be om å få innsyn i arbeidspapirer knyttet til inngående balanse og andre viktige punkter. Det forhindrer at essensiell informasjon går tapt.

3. Arbeidspapirer vs. oppdragsdokumentasjon

I mer formelle dokumenter (for eksempel i ny revisorlov og internasjonale revisjonsstandarder) brukes gjerne uttrykket «oppdragsdokumentasjon» i stedet for «arbeidspapirer». Poenget er å vise at dette er mer enn bare notater: Det kan omfatte elektroniske filer, revisjonsberetninger, risikovurderinger og annen korrespondanse knyttet til et revisjonsoppdrag.

4. Oppbevaringstid: 5 eller 10 år?

I dag krever loven at arbeidspapirer normalt skal oppbevares i inntil 10 år. Det pågår imidlertid en diskusjon, foreslått i nytt lovverk, om å redusere hovedregelen til 5 år fordi:
• Flertallet mener 5 år er nok for å sikre at revisor kan holdes ansvarlig ved for eksempel erstatnings- eller straffesaker.
• Et mindretall mener 10 år fortsatt er nødvendig, blant annet på grunn av lengre foreldelsesfrister og forebygging av økonomisk kriminalitet.

For deg som gründer betyr dette i praksis at revisor bevarer dokumentasjonen lenge nok til at eventuelle problemer eller spørsmål kan undersøkes i etterkant.

5. Sammenstilling og «stenging»

Etter at revisor har gjort ferdig jobben og levert revisjonsberetningen, har hun en frist på maks 60 dager til å «stenge» dokumentasjonen. Det vil si at revisor ikke kan gjøre store endringer i arbeidsdokumentene etter denne perioden, men bare enkle justeringer eller oppryddinger. Denne regelen finnes for å sikre at ingen kan «tilpasse» dokumentasjonen i ettertid.

6. Eierskap, innsyn og taushetsplikt

Arbeidspapirene er revisors eiendom, men revisor har også taushetsplikt og skal oppbevare dem trygt.
• Som gründer kan du av og til få se deler av dokumentasjonen, spesielt hvis det gjelder viktige avtaler eller fakturaer din revisor har kopiert og du selv mangler.
• Du får imidlertid ikke grenseløs tilgang. Hvis du visste nøyaktig hvor revisor leter etter feil og svindel, kunne det teoretisk gjøre det lettere å skjule uregelmessigheter.

7. Hva skjer hvis du bytter revisor?

Gammel revisor skal dele relevant informasjon med ny revisor, særlig om den inngående balansen og andre vesentlige punkter som kan få betydning for videre revisjon. Ny revisor kan vanligvis se gjennom deler av dokumentasjonen og ta notater, men om de får kopiere dokumenter avtales gjerne konkret av partene.

8. Andre tjenester enn revisjon

Skal revisor gi rådgivning i tillegg til revisjon, må hun også dokumentere hvilke tjenester hun utfører og eventuelle anbefalinger hun gir. Disse dokumentene inngår i oppdragsdokumentasjonen, men er ofte holdt atskilt fra selve revisjonsarbeidet.

9. Oppsummering

• Arbeidspapirer (oppdragsdokumentasjon) er revisors eget verktøy for å bevise at jobbene er gjort riktig.
• De oppbevares vanligvis i 10 år, men det er forslag om å redusere til 5 år.
• Ved bytte av revisor skal den nye få innsyn i nødvendig dokumentasjon, men ikke alt.
• «Stenging» av revisjonen skjer normalt innen 60 dager etter at revisjonsberetningen er levert.
• Dokumentasjonen gir deg som gründer ekstra trygghet for at regnskapet blir håndtert profesjonelt og i henhold til loven.

Arbeidspapirer høres kanskje alvorlig ut, men de er først og fremst et bevis på at noen holder orden i tallene og passer på at alt går riktig for seg. For deg som rettferdig og fremoverlent gründer er dette gode nyheter: En grundig revisjon beskytter bedriften din mot feil og gir økt tillit overfor myndigheter, banker og investorer.